11 vecí, ktoré treba robiť, ak váš neonline účet nie je v rovnováhe v QuickBooks 2016

Tu je niekoľko návrhov na zosúladenie účtu, keď máte problémy s aplikáciou QuickBooks. Ak sedíte pred počítačom a lomíte rukami, vyskúšajte tipy v tejto časti:

• Uistite sa, že pracujete so správnym účtom. Znie to hlúpo, však? Ak však máte niekoľko bankových účtov, skončiť na nesprávnom účte je sakramentsky ľahké. Takže pokračujte a potvrďte napríklad, že sa pokúšate zosúladiť svoj bežný účet v Mammoth International Bank pomocou výpisu z bežného účtu Mammoth International Bank.

• Hľadajte transakcie, ktoré banka zaznamenala, no vy nie. Prejdite si výpis z účtu, aby ste sa uistili, že ste zaznamenali každú transakciu, ktorú zaznamenala vaša banka. Môžete ľahko prehliadnuť výbery z bankomatov, špeciálne poplatky alebo poplatky za služby (ako sú poplatky za šeky alebo vašu bezpečnostnú schránku), automatické výbery, priame vklady atď.

  Ak je rozdiel kladný – to znamená, že banka si myslí, že máte menej peňazí, ako si myslíte, že by ste mali mať – možno vám chýba výberová transakcia. Ak je rozdiel záporný, možno vám chýba vkladová transakcia.

• Hľadajte obrátené transakcie. Tu je jeden ošemetný: Ak omylom zadáte spätnú transakciu – vklad ako výber alebo výber ako vklad – váš účet sa nevyrovná. A chybu môže byť ťažké nájsť. Okno vyrovnania zobrazuje všetky správne transakcie, ale suma transakcie sa zobrazuje v nesprávnom zozname. (Suma sa zobrazí v zozname Vklady a iné kredity, keď patrí do zoznamu Šeky a platby, alebo naopak.) Šek, ktorý ste napísali spoločnosti Acme Housewreckers na demoláciu vášho prístrešku pre auto, sa zobrazí v zozname Vklady a iné kredity na príklad.

• Hľadajte transakciu, ktorá sa rovná polovici rozdielu. Jedným praktickým spôsobom, ako nájsť transakciu, ktorú ste zadali spätne – ak máte iba jednu – je vyhľadať transakciu, ktorá sa rovná polovici nezlučiteľného rozdielu. Ak je rozdiel napríklad 200 USD, možno ste zadali vklad 100 USD ako výber alebo výber 100 USD ako vklad.

• Hľadajte transakciu, ktorá sa rovná rozdielu. Tu je zrejmé: Ak sa rozdiel medzi záznamami banky a vašimi rovná jednej z transakcií uvedených vo vašom registri, možno ste transakciu nesprávne označili ako zúčtovanú alebo ste ju nesprávne nechali neoznačenú (zobrazenú ako nezúčtovanú). Možno to bolo príliš zrejmé. Naaaah.

• Skontrolujte transponované čísla. Transponované čísla sú preklápané číslice. Napríklad zadáte 45,89 USD ako 48,59 USD. Tieto morky vždy spôsobujú bolesti hlavy účtovníkom a účtovníkom. Ak sa pozriete na čísla, odhalenie chyby je často ťažké, pretože číslice sú rovnaké. Keď napríklad porovnáte sumu šeku 45,89 USD vo svojom registri so šekom na 48,59 USD zobrazeným na vašom bankovom výpise, obe sumy šeku budú obsahovať rovnaké číslice: 4, 5, 8 a 9. Zobrazujú ich len v inom poradí. .

  Transponované čísla sa ťažko hľadajú, ale tu je trik, ktorý môžete vyskúšať: Vydeľte rozdiel zobrazený v okne Zosúladiť číslom 9. Ak je výsledkom párny počet dolárov alebo centov, je veľká šanca, že niekde máte transponované číslo.

• Použite tlačidlo Vyhľadať nezrovnalosti. Dialógové okno zobrazené nižšie obsahuje tlačidlo Lokalizovať nezrovnalosti, na ktoré môžete kliknúť, aby ste zobrazili ďalšie dialógové okno, v ktorom sa vytlačia správy, ktoré vám môžu pomôcť pri zosúladení vášho účtu. Dialógové okno vám predovšetkým umožňuje zobraziť správu o zmenách vykonaných v predtým zúčtovaných transakciách (čo by bola dosť podozrivá účtovná činnosť a určite by to pokazilo vaše odsúhlasenie).

  Zobrazuje tiež správu, ktorá obsahuje zoznam transakcií označených ako zúčtované počas predchádzajúcich vyrovnaní, čo môže byť zaujímavé, pretože možno ste omylom označili transakciu ako zúčtovanú predtým, ako bola skutočne zúčtovaná.

  

  Dialógové okno Začať vyrovnanie.

• Nechajte niekoho iného pozrieť sa na vašu prácu. Táto myšlienka sa môže zdať celkom zrejmá, ale boli by ste prekvapení, ako často môže druhý pár očí nájsť niečo, čo ste prehliadli. Požiadajte jedného z vašich spolupracovníkov alebo zamestnancov (najlepšie osobu, ktorá má vždy príliš veľa voľného času), aby za vás všetko prezrel.

• Dávajte si pozor na viacero chýb. Ak pomocou tohto zoznamu bielizne nájdete chybu a stále máte rozdiel, začnite znova kontrolovať na začiatku zoznamu. Po nájdení preloženého čísla môžete napríklad zistiť, že ste spätne zadali inú transakciu alebo ste transakciu nesprávne zúčtovali alebo nezúčtovali.

• Skúste to znova budúci mesiac (a možno aj mesiac potom). Ak rozdiel nie je veľký v porovnaní s veľkosťou vášho bankového účtu, možno budete chcieť počkať do budúceho mesiaca a pokúsiť sa znova zosúladiť svoj účet.

  Uvažujme o nasledujúcom príklade: V januári zosúladíte svoj účet a rozdiel je 24,02 USD. Potom odsúhlasíte účet vo februári a rozdiel je 24,02 USD. V marci odsúhlasíte účet a – prekvapenie, prekvapenie – rozdiel je stále 24,02 USD. Čo sa tu deje?

  No, váš počiatočný zostatok na účte bol pravdepodobne nižší o 24,02 USD. (Čím viac mesiacov sa pokúšate zosúladiť svoj účet a zistíte, že ste vždy záhadne zlacneli o 24,02 USD, tým je pravdepodobnejšie, že na vine je tento typ chyby.) Po druhom alebo treťom mesiaci bude mať QuickBooks zadanie upravujúcej transakcie vo výške 24,02 USD. celkom rozumné, aby bol váš účet vyrovnaný.

  Ak ste predtým úspešne zosúladili svoj účet s QuickBooks, vaša práca nemusí byť chybná. Chyba môže byť (bubon, prosím) banky! A v tomto prípade by ste mali urobiť niečo iné...

• Nastúpte do auta, choďte do banky a prosiť o pomoc. Ako alternatívu k predchádzajúcej myšlienke – ktorá predpokladá, že výpis z banky je správny a vaše záznamy sú nesprávne – skúste tento nápad: Požiadajte banku, aby vám pomohla zosúladiť účet. Naznačte, že si myslíte, že chyba je pravdepodobne v banke, ale veľmi milým a srdečným spôsobom. Veľa sa usmievaj.

  A ešte jedna vec: Nezabudnite sa opýtať na akýkoľvek produkt, ktorý banka momentálne inzeruje vo vstupnej hale (čo povzbudzuje zamestnancov, aby si mysleli, že máte záujem o tento 180-mesačný vkladový certifikát, čo spôsobuje, že sú k vám mimoriadne milí ).

  Vo všeobecnosti je vedenie záznamov banky zvyčajne veľmi dobré. Vaša banka však pravdepodobne urobila chybu, preto požiadajte o pomoc. Nezabudnite požiadať o vysvetlenie všetkých transakcií, ktoré zistíte, len keď ich uvidíte na svojom bankovom výpise. Mimochodom, za túto pomoc pravdepodobne zaplatíte.