10 tipov na zlepšenie vášho peňažného toku pomocou Xero

Hotovosť je rozhodujúca pre prežitie firmy a Xero môže byť použité na jej sledovanie. Do podniku musí prúdiť hotovosť, takže podnik má peniaze na zaplatenie všeobecných výdavkov, ako je nájomné, mzdy a zásoby. Tu je desať najlepších tipov, ako sa uistiť, že Xero využívate efektívne, aby hotovosť prúdila na firemné bankové účty.

Pravidelne vyrovnávajte bankové účty

Aby ste sa uistili, že riadiace panely a zostavy Xero sú správne a aktuálne, zvyknite si často porovnávať bankové účty. Včasné informácie, môžete si byť istí, že správy o neuhradených faktúr, sú správne a na mieste komunikovať s zákazníkov s pohotovo. Alternatívou je čakanie na kontrolu potvrdení o všetkých peniazoch prichádzajúcich do podniku predtým, ako začnete naháňať zákazníka na platbu.

Majte prehľad o očakávaných peňažných tokoch do podniku

Na domovskom paneli Xero sa nachádza panel Faktúry dlžné vám, ktorý sumarizuje informácie o bežných pohľadávkach a obsahuje graf. Môžete sa rýchlo preklikať, aby ste zistili hodnotu neuhradených faktúr, aktuálnych a konceptov faktúr a hĺbkovo zobraziť podrobnosti na paneli Predaj. Na paneli predaja môžete kliknúť na políčko v stĺpci Očakávaný dátum a pridať poznámky a aktualizovať očakávaný dátum faktúry.

Prispôsobte si faktúry Xero

Faktúry Xero by mali byť prispôsobené tak, aby obsahovali vaše bankové údaje a platobné podmienky. Zákazníci vám tak môžu jednoducho zaplatiť. Údaje o vašej platobnej bráne je možné pridať do faktúry aj prostredníctvom témy značky faktúry. Vytlačte si kópiu faktúry a vizuálne skontrolujte, či je pre zákazníkov ľahké určiť, ako by mali firme zaplatiť.

Okamžite posielajte faktúry Xero

Faktúry je možné posielať e-mailom z predajnej oblasti Xero (alebo z akéhokoľvek mobilného zariadenia), čím ušetríte náklady na pečiatku a čas vloženia faktúry do bežného procesu účtovania; často niekoľko dní, ak ste použili poštovú schránku.

Pri odosielaní faktúry cez Xero máte možnosť poslať ju ako PDF cez sieť Xero a ako online odkaz. Klient si môže stiahnuť PDF, vyrúbať strom, vytlačiť ho a uložiť do súboru – buch! Alebo si môžu uložiť PDF do svojho počítača a zabezpečiť tak pravidelný zálohovací systém.

Ak je to veľmi cool používateľ Xero ako vy, môžu minimalizovať zadávanie údajov pripojením sa k vášmu systému Xero a prijatím faktúry priamo na svoje účty ako návrh účtu. Klient môže kliknúť na hypertextový odkaz, ktorý sa automaticky vygeneruje vo faktúre, ktorú ste mu poslali, a zobraziť faktúru online. Keď oni kliknutím na zelené tlačidlo zelené kliešť proti faktúru na vašej predajné palubnej doske stmavne, takže viete, že som to videl. Chutné, hej?

Zapojte sa do mobilnej technológie

Nainštalujte si aplikáciu Xero na svoj iPhone a využite cloud fakturovaním, keď ste na cestách. Čím rýchlejšie je faktúra vystavená, tým rýchlejšie je zaplatená a tým rýchlejšie banka dostane hotovosť.

Výpisy Xero posielajte na konci mesiaca

Len niekoľkými kliknutiami cez informačný panel Xero Sales je možné jednoducho odoslať výpisy o činnosti a neuhradených faktúrach so súhrnom zákazníckych faktúr zákazníkom, ktorí majú nevyrovnané zostatky.

Skontrolujte svoj prehľad Starnuté pohľadávky

Správu o starnutých pohľadávkach možno nájsť na informačnom paneli Xero Reports a obsahuje zoznam všetkých pohľadávok podľa klienta a mesiaca. Kliknutím na údaje zobrazíte ďalšie podrobnosti o faktúre a zákazníkovi.

Pozrite si prehľad Cash Position

V súhrnnej správe Xero máte prístup k správe o pozícii hotovosti. Prvým blokom informácií v tejto správe je jednoduchý prehľad o hotovostnej situácii podniku: Prijatá hotovosť, Vynaložená hotovosť, Prebytok hotovosti (deficit) a Konečný zostatok na banke.

Pozitívne odchýlky sú zvýraznené zelenou farbou a negatívne odchýlky sú zvýraznené červenou farbou. Toto je prehľad na vysokej úrovni o hotovostnej pozícii podniku a v prípade potreby vás môže podnietiť ponoriť sa hlbšie do detailov.

Prehľad Cash Position vám tiež pomôže pochopiť podrobnosti o pohybe čistej hotovosti podniku. Ak budete informovaní o hotovostnom pohybe vášho podniku, budete v lepšej pozícii na prijímanie proaktívnych rozhodnutí, ako je napríklad odloženie výdavkov, ak je peňažný tok pomalý.

Sledujte tiež stĺpcový graf Total Cash In and Out na domovskom paneli, ktorý zvýrazňuje pohyby hotovosti za posledných šesť mesiacov.

Prijmite kolaboratívnu povahu cloudu

Poskytnite členovi virtuálneho tímu alebo konzultantovi prístup k vášmu súboru Xero a budú môcť na diaľku sledovať neuhradené účty a aktualizovať záznamy zákazníkov.

Investujte do doplnkového riešenia na vymáhanie dlhu

Nedovoľte, aby sa k vám zákazníci správali ako k banke. Investujte do jedného z doplnkových riešení na sledovanie dlhov od Xero, ako je Debtor Daddy, Satago, Chaser alebo Late Fee Manager. Ponúkajú rôzne funkcie vrátane zdvorilostných pripomienok pred splatnosťou faktúry, automatických e-mailových upozornení po oneskorených platbách a možnosti posielať textové správy, účtovať poplatky z omeškania, servisné poplatky alebo úroky z faktúr.