10 kľúčov na používanie technológie na správu záznamov malých podnikov

Majitelia malých podnikov na celom svete si osvojili technológiu na správu svojich záznamov, či už ide o plánovanie stretnutí, vytváranie korešpondencie, zaznamenávanie obchodných operácií, spracovanie miezd, sledovanie zásob a podobne. Aj keď podniky nezostali „bez papiera“, uznali výhody používania technológie na udržanie organizácie. Ak ste stále pripútaní k používaniu papiera, možno je čas, aby ste pomocou nasledujúcich desiatich kľúčov nahradili papier elektronickými súbormi.

Použite Outlook na sledovanie plánovaných činností, úloh a projektov

Papierový kalendár, ktorý máte všade so sebou, je užitočný, ale skúsili ste použiť funkciu Kalendár v softvérovom programe? S počítačovým kalendárom môžete zadať schôdzku raz a nastaviť jej opakovanie denne, týždenne, dvakrát týždenne alebo mesačne a môžete si nastaviť automatické pripomienky – úlohy, ktoré nemôžete vykonať v papierovom kalendári. Tu je ďalší bonus: So softvérom, akým je napríklad Outlook, môžu všetci vaši zamestnanci zdieľať kalendáre.

Naskenujte vizitky a preneste ich informácie do zoznamov kontaktov programu Outlook

Ste unavení z toho, že sa musíte predierať Rolodexom alebo obrovskou hromadou vizitiek, aby ste našli telefónne číslo alebo e-mailovú adresu? No, môžete odstúpiť od akejkoľvek verzie tejto nočnej mory, ktorej čelíte. ako? Spustite každú vizitku cez skener, ktorý obsahuje softvér na konverziu informácií na karte do zoznamu kontaktov v programe Outlook. Potom môžete nájsť informácie, ktoré hľadáte, pomocou operácie Nájsť.

Konvertujte dokumenty na súbory Adobe .pdf

MS Word má možnosť ukladať súbory ako. pdf. Proces je bezbolestný. V otvorenom dokumente programu Word vyberte typ FileSave AsSave a kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky úplne vpravo. Posuňte sa nadol v zozname, zvýraznite PDF a kliknite na Uložiť (vedľa Zrušiť v spodnej časti poľa).

Čo je na pdf tak dôležité? Už sa nemusíte obávať, či má niekto správnu verziu softvéru na čítanie vášho súboru. Každý počítač s programom Adobe Reader dokáže otvoriť akýkoľvek súbor .pdf.

Môžete tiež skenovať listy, faktúry, reklamy – akékoľvek dokumenty, ktoré sa hodia do vášho skenera – a uložiť ich ako súbory PDF. Pred skenovaním dokumentu sa uistite, že ste na skeneri nastavili typ súboru .pdf.

Vytvárajte predlohy často používaných dokumentov

Ak často používate v podstate rovnaké písmeno, ale s malými zmenami, ponechajte si jeho hlavný súbor vo svojom počítači. Potom, keď potrebujete dokument, otvorte hlavný dokument, vykonajte zmeny a vytlačte dokument. Nezabudnite uložiť súbor s iným názvom, aby sa predloha nezmenila.

Použite účtovný softvér na vytváranie faktúr a nákupných objednávok

Už nemusíte listovať v kartotékach plných faktúr alebo objednávok. Na vytvorenie týchto dokumentov použite účtovný softvér, ako je QuickBooks alebo Sage 50. Možno budete musieť vytlačiť a odoslať dokumenty zákazníkovi, ale skutočný súbor zostane – nie v zaberajúcich kartotékach – ale vo vašom počítači, kde je hľadanie faktúry otázkou stlačenia niekoľkých kláves.

Automatizujte časové karty, projektové fakturácie a spracovanie miezd

Vkladanie a spracovanie dochádzkových lístkov môžete nahradiť elektronickým záznamom a spracovaním miezd. Myslite na ušetrený čas a na chyby, ktorým ste sa vyhli. Jeden zamestnávateľ hovorí, že jeho spoločnosť skrátila spracovanie miezd zo 6 hodín na 45 minút pomocou softvéru na evidenciu dochádzky. Teraz je to hlavný výkon.

A ak je pre vašu firmu problémom dôveryhodnosť, môžete si zakúpiť softvérový program, ktorý vyžaduje, aby každý zamestnanec na začiatku a na konci pracovnej doby položil prst na skener! Toto snímanie odtlačkov prstov znie ako zo sci-fi filmu, však?

Elektronické sledovanie zásob

Ak váš malý podnik zahŕňa zásoby, používanie technológie je jediný spôsob, ako ísť. Softvér na optické rozpoznávanie znakov (OCR) umožňuje vašej spoločnosti viesť presné záznamy o zásobách, rýchlejšie plniť objednávky, bezproblémovo odosielať objednávky a presne účtovať, pretože všetko sleduje počítač. Všetky tieto procesy môžete spravovať pomocou štítkov a čísel na obrazovke počítača.

Zaznamenajte nákupy a podrobnosti o produkte o majetku do tabuľky alebo databázy

Keď si kúpite vybavenie alebo iný majetok, zaznamenajte si podrobnosti o nákupe a produkte do tabuľky alebo databázy. So všetkými informáciami na dosah ruky sa môžete obrátiť na predajcu s akýmikoľvek problémami alebo rýchlo spočítať svoje aktíva pre finančný výkaz alebo reagovať na žiadosť o informácie o aktívach z banky.

Urobte z daní z času hračku

Keď sú všetky alebo väčšina vašich záznamov v počítači, príprava daní je oveľa jednoduchšia a presnejšia ako prenos údajov z tlačených dokumentov do počítača.

So všetkými vašimi faktúrami alebo nákupnými objednávkami v účtovnom softvérovom programe stačí spustiť zostavu a – voila! — softvér vám poskytne súčet faktúr alebo nákupných objednávok za daný rok. To isté platí pre mzdy, inventár a majetok. Všetko, čo ste systematicky uložili do počítača, môžete získať, keď to potrebujete.

Zálohujte súbory

Ďalšou výhodou používania technológie na správu vašich záznamov malých podnikov je to, že ich môžete zálohovať – uložiť ich napríklad do počítača na inom mieste alebo na flash disk.

Prečo je to také dôležité? Najcennejším počítačovým aktívom sú dáta, ktoré uchováva. Uchovajte si ďalšiu kópiu týchto údajov, aby ste nikdy nemuseli čeliť zdeseniu zo stratených záznamov. Málokedy sa vopred dozviete, že zlodej ukradne váš počítač, oheň ho roztopí alebo jednoducho zomrie.