DEJANJE! Predloga poročila 2007 je razdeljena na razdelke z informacijami. Vsak razdelek ima naslov razdelka, ki je prikazan v predlogi poročila, vendar ni prikazan v samem poročilu. Določite lahko, katera polja naj se prikažejo v posameznem razdelku. Predloga poročila je sestavljena iz petih glavnih razdelkov; ne morete izbrisati ali spremeniti vrstnega reda razdelkov, lahko pa skrijete razdelek, če ne želite, da je prikazan v vašem poročilu.
Pet glavnih razdelkov je
- Glava poročila : informacije, ki se prikažejo na vrhu prve strani poročila, kot sta naslov in ustvarjalec poročila
- Glava strani: informacije, ki se prikažejo na vrhu vsake strani, kot so naslovi stolpcev
- Podrobnosti: območje, ki vsebuje eno ali več vaših polj za stik ali skupino
- Razdelek s podrobnostmi je meso in krompir poročila – kjer najdete ustrezne informacije, kot so ime, naslov in telefonska številka stika.
- Noga strani: informacije, ki se prikažejo na dnu vsake strani v vašem poročilu, kot sta datum in številka strani
Velikost odseka lahko spremenite, da naredite prostor za dodatna polja, tako da vodoravno sivo črto (ki se prikaže na dnu razdelka) povlečete nižje na predlogo.
Ko se poigrate s predlogo poročila in jo ustvarite točno tako, kot želite, ne pozabite spremeniti velikosti vsakega razdelka nazaj na prvotno velikost – ali pa ga čim bolj zapreti. Vsa prazna območja v razdelku so v vašem poročilu prikazana kot prazna območja!
Spreminjanje razdelkov poročila
Večina od vas se bo z veseljem zanesla na pet privzetih razdelkov poročila. Vendar pa boste občasno morda želeli postati nekoliko bolj modni. Morda želite navesti vse svoje stike po abecedi po priimku, razvrščene po mestih. Če želite to narediti, morate v poročilu ustvariti pododdelke. Ni problem; tukaj je vse, kar morate storiti:
1. V oblikovalniku poročil dvokliknite glavo katerega koli razdelka.
Odpre se pogovorno okno Definiraj odseke. Upoštevajte, da lahko poleg dodajanja pododdelkov izberete tudi nekaj drugih možnosti:
• Prelom strani: označuje, ali želite, da se vsak odsek prikaže na novem listu papirja ali začne nov list na koncu razdelka
• Strni, če je prazno: zapre razdelek, če v njem ni informacij
• Dovoli razdelku, da se prelomi na več straneh: omogoča, da se dolg razdelek nadaljuje na več strani
2. Kliknite gumb Dodaj, da poročilu dodate nov razdelek.
Odpre se pogovorno okno Izberite polje, ki ga želite združiti.
3. Izberite polje, ki ga želite uporabiti za združevanje poročila, in kliknite V redu.
4. V pogovornem oknu Define Sections izberite naraščajoči vrstni red.
Ko izberete polje, s katerim želite združiti v 3. koraku, se vrnete v pogovorno okno Definiraj odseke. Nov podrazdelek je označen in lahko določite, ali se novi podrazdelek prikaže v naraščajočem ali padajočem abecednem vrstnem redu.
Ko ustvarite nov podrazdelek, lahko nanj postavite toliko polj, kot jih potrebujete.
Skrivanje razdelka poročila
Morda boste včasih želeli skriti razdelek. Recimo, da želite poročilo, ki šteje število stikov v vsakem od vaših polj ID/Status. Teoretično, DELUJ! mora navesti vse te stike, da jih je mogoče prešteti, vendar res ne želite videti vseh teh stikov, ker vas zanima le vsota. Čeprav ne morete odstraniti nobenega od privzetih razdelkov predloge poročila, jih lahko skrijete, kar vam daje enak rezultat.
Za skrivanje razdelka
1. V oblikovalniku poročil odprite okno Lastnosti z izbiro Pogled –> Okno Lastnosti.
2. Izberite ime razdelka, ki ga želite skriti.
3. Kliknite lastnost Visible v oknu Lastnosti in jo nato spremenite v Ne.
Čeprav lahko še vedno vidite razdelek v oblikovalniku poročil, se ne prikaže v vaših končnih poročilih.