Upravljalniki osebnih informacij (PIM) in sistemi za upravljanje stikov (CMS) so bili uvedeni sredi osemdesetih let prejšnjega stoletja. Sistema PIM in CMS sta vam omogočila organiziranje imen, naslovov in telefonskih številk za vse vaše poslovne stike. PIM so v poznih osemdesetih letih prejšnjega stoletja nadomestili sistemi Sales Force Automation (SFA). Izdelki, kot sta ACT in GoldMine, so sprva združevali funkcije načrtovanja z upravljanjem stikov. Do sredine devetdesetih let prejšnjega stoletja so se ti sistemi razvili v preproste sisteme za upravljanje odnosov s strankami (CRM), ki so poskušali vključevati ne le prodajalce, ampak tudi storitve za stranke in upravljanje.
Microsoft Dynamics CRM 3.0 (to je uradno ime) je naslednja generacija sistemov CRM. Microsoft CRM temelji na tehnologiji .NET (izgovarja se dot-net ), ki jo je uvedel Microsoft. Ne samo, da ima Microsoft CRM funkcionalnost za prodajo, storitve za stranke in zdaj trženje, temveč izkorišča veliko prednosti interneta ali natančneje spletnih storitev. Ta osredotočenost na spletno storitev je tisto, kar opredeljuje strategijo .NET. Na kratko, spletne storitve omogočajo enostavno integracijo aplikacij, hitro konfiguracijo, da ustrezajo vašim poslovnim potrebam, in razširitev tako na notranje kot zunanje uporabnike.
Microsoft CRM ima vrsto zapisa ali entiteto, imenovano stik. Stik je v tem smislu oseba. To je koncept, vzet iz Microsoft Outlooka. Dejansko je zapise o stikih iz Outlooka neposredno prenesti v kontaktne zapise v Microsoft CRM.
Microsoft CRM pokliče evidenco računov podjetja . Podjetja (računi) in ljudje, ki delajo pri vsakem od njih (stiki), so lahko med seboj povezani znotraj sistema.
Stik je oseba, račun pa podjetje. Stranka je bodisi oseba bodisi podjetje.
Vodstvo podjetij pogosto pravi, da je njihova najpomembnejša prednost podjetja njihova baza podatkov o potencialnih strankah in strankah. Če zaenkrat zanemarimo vsa zmogljiva orodja v CRM-ju, je najbolj osnovno tisto, kar se najhitreje izplača. In to hitro izplačilo je posledica enega osrednjega, organiziranega, dostopnega repozitorija za vse informacije, ki se nanašajo na vaše stranke in potencialne stranke. Tudi če nikoli ne ustvarite nikakršnih pravil za potek dela, nikoli ne povežete sistema s spletnim mestom ali nikoli ne avtomatizirate svojega sistema ponudb, boste kilometre naprej le z organiziranjem svojih podatkov v eno koherentno bazo podatkov.
V Microsoft CRM želite shraniti tudi druge vrste informacij. Sistem bo vaše univerzalno referenčno orodje – vaš Rolodex, vaš kadrovski imenik in vaše rumene strani na enem mestu. Prav tako želite imeti evidenco za prodajalce, zaposlene in konkurente.
Poleg tega ima Microsoft CRM pomembne informacije, ki vam bodo pomagale pri upravljanju in sprejemanju bolj utemeljenih odločitev o vašem podjetju. Te informacije vključujejo priložnosti za sledenje vašim prodajnim ciklom, primere za sledenje težavam s storitvami za stranke in akcije za sledenje rezultatom vaših trženjskih kampanj.