Prepoznavanje in dostop do poročil v Microsoft CRM

Microsoft CRM vsebuje vnaprej določena poročila in grafikone, ločene v štiri glavne kategorije – prodaja, storitve, administracija in trženje. Vsaka od teh kategorij vsebuje poročila, ki prikazujejo informacije, povezane s tem posebnim področjem Microsoft CRM. Upoštevajte, da so nekatera poročila lahko skrita pred določenimi uporabniki, odvisno od njihovih varnostnih vlog, nekatera pa preprosto niso dodeljena kategoriji ali entiteti:

• Poročila o prodaji: zberite vse dejavnosti, povezane s prodajo, od potencialne stranke do dejanske prodaje. Ta poročila lahko zagotovijo tudi statistične informacije o računih, potencialnih virih, konkurentih in izdelkih.

• Poročila o storitvah: zagotavljajo statistične informacije v zvezi s pogodbami in primeri ter povzetki člankov iz baze znanja. Ta poročila zagotavljajo hitre analize, kateri izdelki potrebujejo največ podpore in kje vaši predstavniki storitev preživijo največ časa.

• Skrbniška poročila: zagotovite povzetek informacij o vaših uporabnikih Microsoft CRM. Ta razdelek je logično mesto za shranjevanje poročil po meri, povezanih z informacijami za celotno podjetje, kot je seznam vseh zaposlenih, ki sodelujejo v vašem načrtu 401(k).

• Poročila o trženju: opišite račune, kampanje, učinkovitost vira potencialnih strank in druga področja, ki jih zanima marketinški oddelek. Poročila zagotavljajo povzetke in podrobne informacije o računih, oglaševalskih akcijah in virih potencialnih strank.

Vaš sistemski skrbnik, svetovalec ali prodajalec z dodano vrednostjo lahko ustvari poročila po meri in da poročilo na voljo v eni ali več kategorijah, pa tudi iz obrazcev za povezane vrste zapisov ali s seznamov za povezane vrste zapisov.

Poročila lahko dodelite tudi entiteti (primer, stik, račun, dejavnost itd.) in si jih lahko ogledate iz te entitete s klikom na gumb Poročila v orodni vrstici.

Če vam vaš varnostni profil onemogoča dostop do podatkov v Microsoft CRM, teh podatkov ne boste mogli videti v nobenem poročilu, ki ga izvajate. Funkcija poročanja spoštuje varnostne nastavitve.

Nastavitve v vašem varnostnem profilu določajo, katera poročila si lahko ogledate. To je še eno področje, kjer izstopa Microsoft CRM, saj vam omogoča nastavitev večplastnega varnostnega dostopa za vaše osebje. Na primer, samo svojemu oddelku za človeške vire lahko omogočite dostop do poročil, ki vsebujejo zaupne informacije, kot so plače in stopnje provizij. Morda pa bi vaši sistemski skrbniki lahko omejili dostop do poročil, ki zahtevajo veliko virov, da preprečijo, da bi se poročila po pomoti zagnala čez dan, ko je sistem že zaseden.

Do poročil lahko dostopate v oknu Poročila ali, za poročila, povezana s posebnimi entitetami, kot je navedeno, znotraj entitet.

Tukaj je opisano, kako poglobiti rezultate iskanja poročil (kar pride prav pri iskanju z iglo v senu):

1. Na dnu podokna za krmarjenje kliknite gumb Delovno mesto. Nato na vrhu podokna kliknite Poročila (pod Moje delo).

Prikaže se okno Poročila. Ne pozabite, da boste videli samo poročila, ki vam jih dovoljuje vaš varnostni profil.

2. Izpolnite polje Išči in kliknite gumb Najdi.

To je prva metoda, ki jo uporabljamo za zmanjšanje velikosti seznama. Če vnesete besedilo v polje Išči, bodo navedena samo poročila s tem besedilom kjer koli na zaslonu (to je v stolpcu Ime poročila, Vrsta poročila, Spremenjeno vklopljeno ali Opis).

3. Kliknite puščico poleg polja Kategorija in izberite kategorijo.

To je še en način za zožitev naštetih poročil in je uporaben, če ste podjetje, ki zahteva veliko poročil.

4. Kliknite puščico poleg polja Entiteta in izberite entiteto.

Z izbiro entitete lahko najdete poročila, povezana s to entiteto. Izbirate lahko med računi, primeri, odzivi na oglaševalske akcije, trženjskimi seznami, ponudbami in drugim.

5. Ko najdete poročilo, ki ga iščete, ga kliknite, da ga označite.

6. Če želite zagnati poročilo, ki ste ga pravkar označili, kliknite Več dejanj v orodni vrstici okna in izberite Zaženi poročilo.

S tem se odpre zaslon Pregledovalnik poročil, kjer boste videli obvestilo, da vaše poročilo ustvarja. Potem vidite samo poročilo.