Prvi kontakt, ki ga vidite, ko odprete ACT! baza podatkov je vaša lastna — to je vaš Moj zapis. Moj zapis ni nič drugega kot zapis stika, ki je povezan z uporabnikom baze podatkov. Vaš My Record shranjuje vse vaše lastne podatke, ki se samodejno prikažejo v nekaterih prednastavljenih predlogah, ki so priložene ACT!. Na primer, naslovnica faksa vključuje vašo telefonsko številko in številko faksa; poročilo ima vaše ime na vrhu; in črka ima vaše ime na dnu.
Če se podatki nekoga drugega pojavijo kot prvi zapis stika, ki ga vidite, ko odprete svojo bazo podatkov, raziščite te tri možnosti:
- Ste se prijavili kot sami? Če ne, naredite tako. Potem, ko odprete ACT! spet — prijavljeni ste kot vi — prikaže se vaš Moj zapis.
- Ali ste nehote spremenili svoje kontaktne podatke? Če je temu tako, ga spremenite nazaj.
- Če ste 100-odstotno prepričani, da ste se prijavili kot sami in niste spremenili svojih kontaktnih podatkov, je vaša zbirka podatkov verjetno poškodovana. V svoji bazi podatkov boste morali opraviti malo oživljanja.
Zelo pomembno je, da si vzamete čas in vnesete vse svoje kontaktne podatke. Če tega ne storite, boste morda ugotovili, da vam manjkajo ključne informacije, ko začnete delati s predlogami in poročili. Če na primer nikoli ne vnesete svoje številke faksa, se vaša številka faksa ne prikaže na predlogi naslovnega lista faksa, kar pomeni, da jo morate izpolniti vsakič, ko pošljete faks. Prihranite si težave in takoj izpolnite svoj Moj zapis.
Vaš My Record vam omogoča tudi uporabo nekaj drugih pomembnih ACT! Lastnosti:
- Dovoljenje za izvajanje različnih funkcij temelji na ravni varnosti vašega My Record.
- Stike, zapiske, zgodovine, dejavnosti in priložnosti, označene kot zasebne, si lahko ogleda samo upravitelj zapisov, ki jih je ustvaril.
- Vsakič, ko vnesete nov stik, skupino, podjetje ali priložnost, se vaše ime prikaže kot ustvarjalec tega stika.
- Ko izbrišete stik, se zgodovina tega izbrisa prikaže v območju Zgodovina v vašem Mojem zapisu.
- Vsakič, ko dodate opombo v zapis stika, se vaše ime prikaže kot upravitelj zapisov tega zapiska.
- Ko načrtujete dejavnost, se vaše ime samodejno poveže s to dejavnostjo.