Iskanje nadležnih dvojnikov v vašem ACT! Baza podatkov 2007 je težavna, vendar ni nemogoča. Ker je več zapisov za isto osebo ali podjetje običajno, DELUJ! omogoča enostavno preverjanje podvojenih zapisov na podlagi vnaprej določenih meril. Nato lahko ustvarite iskanje podvojenih zapisov in jih izbrišete. Spremenite lahko tudi merila, ki se uporabljajo za iskanje teh podvojenih zapisov.
Če želite odstraniti podvojene stike, sledite tem korakom:
1. Iz katerega koli DEJANJA! na zaslonu izberite Orodja –> Poišči dvojnike.
Privzeto DELUJ! išče podvojene zapise stikov na podlagi imena podjetja, imena stika in telefonske številke. Če je vsebina teh treh polj enaka za dva ali več stikov, UKRAJ! jih vidi kot dvojnike. Zdaj lahko določite, kako DELUJTE! preveri podvojene zapise stikov v pogovornem oknu Preverjanje dvojnikov.
2. V območju Najdi podvojene stike izberite tri polja, ki jih želite UPRAVITI! za iskanje podvojenih kontaktnih podatkov.
3. Kliknite V redu.
Odpre se seznam stikov in pogovorno okno, ki vas obvešča, da so bili najdeni dvojniki, in vas vpraša, ali jih želite združiti. S tega seznama lahko brišete zapise, vodite evidence ali kombinirate podvojene zapise.
4. Če želite združiti dvojnike, kliknite Da za nadaljevanje ob pozivu.
Odpre se okno Kopiraj/Premakni kontaktne podatke. To je prvo od šestih oken, skozi katere greste pri združevanju podvojenih stikov. Spajanje dvojnikov je počasna, naporna naloga; svoje dvojnike morate združiti za par za parom. Ko so stiki združeni, ni funkcije razdružitve. Nadaljuj previdno!
Ko napredujete skozi čarovnika, opravite naslednjih šest nalog:
• Izberite niz dvojnikov.
• Odločite se, ali želite kopirati podatke iz prvega zapisa stika v drugi zapis stika — ali obratno.
• Izberite vir in stik. Glede na vašo izbiro eden od stikov postane vir, drugi pa cilj. Novi združeni stik privzeto vsebuje vse ciljne informacije. Če želite obdržati informacije o izvornem polju, kliknite polje in nato kliknite gumb Kopiraj.
• Izberite, ali želite premakniti dodatne informacije iz vira v cilj ali naj se informacije podvojijo v obeh zapisih.
• Izberite dodatne elemente, ki jih želite združiti: zapiske, zgodovine, dejavnosti, priložnosti, sekundarne stike in dokumente. Če ima izvorni stik tri note, ciljni pa štiri različne note, se končni stik konča s sedmimi notami.
• Označite, ali želite ohraniti ali izbrisati izvorni zapis. Za vaše udobje, DELUJTE! povzema informacije za lažjo odločitev. Če se odločite izbrisati izvorni zapis, kliknite Da na strašljivem opozorilu, ki potrjuje, da morda izgubljate podatke.
5. Kliknite Dokončaj.
Vaša dva podvojena zapisa se združita v enega.
Izbrisanih zapisov ali kontaktnih podatkov ne morete obnoviti. Če nenamerno izbrišete pomembne informacije, takoj pojdite v datoteko varnostne kopije in obnovite svoje podatke.