Možnosti za migracijo podatkov v Salesforce

Salesforce ima čarovnika, ki je preprost za uporabo, ki vas vodi skozi uvoz posodobitev članov oglaševalske akcije, potencialnih strank, računov, stikov in predmetov po meri. Če ste skrbnik sistema ali imate ustrezna dovoljenja za profil, lahko izvajate ta opravila za svoje uporabnike.

Za stare podatke drugih predmetov (kot so priložnosti, primeri in dejavnosti), ki jih želite imeti v Salesforceu, morate podatke vnesti ročno ali uporabiti Data Loader, ki je orodje za uvoz in izvoz podatkov, ki je priloženo Enterprise in Unlimited izdaje za samodejno selitev podatkov v Salesforce.

Uporaba čarovnika za uvoz podatkov Salesforce

Čarovnik za uvoz podatkov za uvoz potencialnih strank, računov, stikov, rešitev in objektov po meri je priročno nameščen pod naslovom Integracije v nastavitvah Lightning Experience. Ima uporabniku prijazen vmesnik, ki vas vodi skozi uvažanje ali posodabljanje zapisov.

Zagon čarovnika za uvoz podatkov Salesforce.

Če ste skrbnik, vidite tudi gumb Uvozi v zgornjem desnem delu domačih strani zavihka. Če želite na primer uvoziti potencialne stranke svojega podjetja, kliknite zavihek Potencialne stranke in nato kliknite gumb Uvozi, ki je desno od naslova prikazanega pogleda seznama strani. Koraki in nasveti za uporabo čarovnika za uvoz za zapise različnih predmetov se razlikujejo:

• Uvozi potencialne stranke: to operacijo lahko izvede samo uporabnik z dovoljenjem za uvoz potencialnih strank.
• Uvozi stike in račune: Salesforce uporablja istega čarovnika, ki vas lahko popelje skozi uvoz stikov in/ali računov. Posamezni uporabniki imajo tudi možnost uvoza svojih osebnih stikov in računov.
• Uvozite nove člane oglaševalske akcije ali jih posodobite, ko so povezani s kampanjo: Salesforce uporablja istega čarovnika za uvoz podatkov, vendar tokrat izpostavi samo predmet Član oglaševalske akcije za posodobitev tržnih statusov za potencialne stranke in stike.

Preiskava Salesforce Data Loader

Selitev podatkov je zapletena zadeva. Data Loader je majhna odjemalska aplikacija, ki pomaga pri množičnem uvozu ali množičnem izvozu podatkov v obliki vrednosti, ločene z vejico (.csv). Do tega orodja dostopate tako, da izberete Integracije → Nalagalnik podatkov. S tem orodjem lahko premikate podatke v in iz katere koli vrste zapisa v Salesforceu, vključno s priložnostmi in predmeti po meri. Data Loader podpira vstavljanje, posodabljanje, brisanje in izvoz zapisov Salesforce.

Kot je nekoč rekel nekdo slaven, z veliko močjo pride tudi velika odgovornost. Data Loader uporabljajte samo, če razumete, kako so predmeti, zapisi in delovni tokovi in/ali sprožilci povezani med seboj. Data Loader je zelo zmogljivo orodje za netehnične uporabnike. Če niste previdni, lahko izvozite podatke, uvozite podatke, pomotoma prepišete in izbrišete veliko podatkov ter nastavite domino učinek pravil poteka dela. Vedno poskrbite za varnostno kopijo podatkov, če nameravate posodobiti. Brez varnostne kopije boste morda brez težav, dokler se enkrat ne naredi napaka in ne morete razveljaviti 1000 polj, ki ste jih prepisali.

Številni prodajalci ponujajo tudi preizkušena orodja za ekstrakcijo, pretvorbo, nalaganje (ETL), ki vam omogočajo selitev zapisov v (ali iz) Salesforce, samodejno čiščenje in preoblikovanje podatkov na podlagi logike po meri, ki jo definirate, ter dodajanje teh zapisov, kjer je to primerno.

Ne da bi bili preveč tehnični, strokovnjaki povezujejo podatke z uporabo vmesnika aplikacijskega programa Salesforce (API), da vašim tehničnim ljudem omogočijo programski dostop do podatkov. Platforma Salesforce se uporablja za prilagajanje ali vključitev Salesforce storiti še snazzier stvari, kot tisto, kar lahko narediš z njim iz škatle. In preden trpite zaradi preobremenjenosti žargona, je platforma v bistvu zbirka pravil in ukazov, ki jih programerji lahko uporabijo, da programom – v tem primeru Salesforce – sporočijo, naj naredi določene stvari. Za dostop do API-ja Salesforce pa morate imeti Enterprise ali Unlimited Edition.

Selitev vaših starih podatkov v Salesforce

Med pripravljalno fazo vaše implementacije potrebujete dobro premišljen in dobro dokumentiran načrt vaše strategije migracije podatkov. Ta načrt mora vključevati podrobnosti o ciljih, virih, nepredvidljivih dogodkih in časovnih okvirih glede na različne korake v vašem načrtu. Tukaj je nekaj korakov, ki jih morate upoštevati.

Določanje vaših podatkovnih virov

Večina podjetij ima običajno neko vrsto obstoječega orodja za upravljanje stikov, različne preglednice z drugimi podatki o strankah in pogosto kontaktne podatke, ki živijo v e-poštnih nabiralnikih uporabnikov in v aplikacijah za produktivnost (da ne omenjamo Wordovih dokumentov in samolepilnih opomb).

Ko greste skozi pripravo, ocenite, kaj in koliko informacij mora biti v Salesforceu. Tukaj je nekaj nasvetov za ta korak:

• Smeti noter, smeti ven. Ko se preseliš v nov dom, običajno prebrskaš omare starega doma in se odločiš, kaj boš vlekel s seboj in kaj zavrgel. Premikanje podatkov zahteva enako vrsto vrednotenja.
• Naredi seznam. Katalogizirajte različne vire podatkov, vključno s tem, katere vrste zapisov, kakšen obseg in koliko.
• Oblikujte načrt za shranjevanje. Sodelujte s svojo projektno skupino za upravljanje odnosov s strankami (CRM), da ugotovite, kam naj grejo različne informacije – in zakaj.
• Razmislite o času in zaporedju uvoza. Mnoga podjetja na primer najprej ustvarijo uporabniške zapise, nato uvozijo račune in stike ter končno selijo in dodajo priložnosti.
• Naj bo preprosto, če je mogoče. Bolj ko zapletete selitev, večji je vpliv na vašo časovnico. Ocenite raven truda glede na potencialno vrednost truda.

Priprava vaših podatkov za selitev v Salesforce

Očistite ga zdaj ali pozneje. Nekatere projektne skupine radi "počistijo" podatke, preden jih uvozijo v Salesforce. Prepoznavanje in združevanje dvojnikov olajša iskanje pravega zapisa. Odpravljanje nedoslednosti v vaših podatkih, na primer zagotavljanje, da vsa polja države/province vsebujejo dvomestne okrajšave, naredi poročila natančnejša.

Če vaš starejši sistem ne omogoča enostavnega čiščenja, boste morda raje najprej prenesli vse zapise v Salesforce in nato uporabite orodja za upravljanje podatkov Salesforce za pozneje čiščenje podatkov . Tveganje je, da ljudje z najboljšimi nameni še vedno podležejo človeški naravi in ​​se ne želijo osredotočiti na čiščenje, ko so podatki že v novem sistemu.

Ne glede na to, kdaj to storite, čiščenje podatkov ni glamurozno delo, vendar ga je treba opraviti in ga je treba izvajati redno. Tukaj je nekaj nasvetov, ko pripravljate svoje podatke:

• Izvozi v preprosto obliko. Pogosto je najlažje izvoziti podatke v aplikacije, kot sta Microsoft Access ali Excel, s katerimi lahko brišete stolpce, razvrščate vrstice in izvajate globalne spremembe.
• Prizadevajte si za uporabo standardnih konvencij o poimenovanju. Če se različni viri podatkov sklicujejo na račune z različnimi imeni (na primer IBM proti International Business Machines), je zdaj pravi čas za standardiziranje poimenovanja. To lahko pomaga preprečiti ustvarjanje podvojenih zapisov.
• Uredite ali dodajte polja v Salesforce, da podprete selitev. Na primer, če vaša poročila cevovoda spremljajo maržo na priložnost, morate zgraditi polje Priložnost po meri, ki podpira podatke o marži.
• Če ima vaš obstoječi vir podatkov edinstvene ID-je zapisov, te ID-je preselite v polje samo za branje po meri. Polje lahko kadar koli pozneje izbrišete ali skrijete. Ne samo, da vam to lahko pomaga pri preverjanju točnosti vaše selitve, ampak so ti ID-ji lahko koristni tudi za integracijo (še posebej, če ne nameravate zapreti drugega vira podatkov).
• Preslikajte svoje podatkovne stolpce v imena polj v Salesforceu. Na primer, polje Podjetje v Microsoft Outlooku se običajno preslika v polje Račun v Salesforceu. Nekateri sistemski skrbniki celo preimenujejo glave stolpcev v selitvenih datotekah, tako da se natančno ujemajo z imeni polj v Salesforceu. S tem zmanjšate migracijsko norost.
• Svoje podatke prilagodite standardom Salesforce (ali obratno). Vsako polje v Salesforce ima določene lastnosti, ki lahko vključujejo omejitve velikosti, decimalne vejice, oblike datuma itd.
• Dodajte stolpec Vir podatkov v datoteko za uvoz in ga preslikajte v polje po meri v Salesforceu. S tem se lahko branite, od kod prihajajo podatki.
• Dodelite pravilne lastnike zapisom, kjer koli je to mogoče. Če nimate dodeljenih vseh zapisov, lastnik privzeto določi skrbnika, ki izvaja selitev.
• Pridobite, da zainteresirane strani sprejmejo datoteke, ki ste jih pripravili. Vsaj če jim ponudite možnost pregleda, se izognete presenečenjem.

Preizkušanje uvoza v Salesforce

Preizkusite, preden izvedete končno selitev. Pogosto odkrijete stvari, ki ste jih zamudili ali bi jih lahko izboljšali. Na primer, polja so lahko napačno preslikana ali pa boste morda morali ustvariti nekaj dodatnih. Tukaj je nekaj nasvetov:

• Izberite majhen vzorec pomembnih zapisov. Višji kot so zapisi, tem bolje – še posebej, če jih pregleda zainteresirana stran.
• Ne pozabite izklopiti delovnih tokov. Ne želite motiti drugih uporabnikov s tem, da jih po nepotrebnem opozarjate, ko se testni podatki pretakajo skozi pravila poteka dela. Nekateri od vas bodo morda mislili, da je koristno ohraniti določena pravila poteka dela, še posebej, če so bila zgrajena za preprečevanje vnosa slabih podatkov. To ni res. Opravite delo vnaprej in dobro pripravite podatke, preden jih uvozite.
• Preglejte postavitev strani. Razmislite o prilagoditvi postavitve strani, da olajšate preverjanje uvoza podatkov. Polja v Salesforce postavite na podobna mesta zaslona kot v vaših starih sistemih .

Analiza rezultatov testnih podatkov

Ko so vaši testni podatki v Salesforceu, jih natančno primerjajte s testno datoteko, da zagotovite točnost in popolnost. Tukaj je nekaj nasvetov, kako produktivno analizirati rezultate testnih podatkov:

• Ustvarite poročilo po meri, ki vam omogoča, da si skupaj ogledate podatke zapisa.
• Po potrebi odprite zapis in ga primerjajte z uvozno datoteko. Potrdite, da polja zapisa prikazujejo tisto, kar mislite, da bi morala prikazati.
• Ustvarite pogled po meri na domači strani ustreznega zavihka, da si ogledate uvožene podatke, razporejene v stolpce na strani s seznamom. Uporabniki lahko odprejo poročilo, vendar pogled ohranja njihovo osredotočenost.
• Potrdite podatke z izbranimi deležniki, da dobite njihove povratne informacije in podprete, da so rezultati testnih podatkov pravilni. Ni dovolj, da mislite, da je bil testni uvoz točen. Vaši končni uporabniki so najboljši test.
• Prilagodite svoj postopek ali spremenite uvozno datoteko ali Salesforce na podlagi rezultatov preskusnega uvoza. Na primer, morda ste pozabili preslikati polje ali podatki niso bili pravilno uvoženi zaradi lastnosti polja.

Selitev vaših končnih podatkov

Ko uspešno analizirate rezultate testnih podatkov, ste pripravljeni na uvoz datotek. Da, to je poenostavitev tega, kar bi lahko bil zapleten sklop nalog, vendar je celoten postopek preizkušen in resničen.

Tukaj je nekaj predlogov za ta korak:

• S svojimi uporabniki sporočite pričakovanja. Če prehajate iz enega sistema v drugega, boste morda imeli zamudo, v kateri je treba podatke posodobiti, preden se objavijo.
• Naredite to med izpadom. Če imate pomembne podatke, razmislite o izvajanju selitve v delovnem času. Še posebej, če je sistem že na voljo za nekatere skupine uporabnikov, se lahko s tem izognemo zmedi.
• Shranite datoteke dnevnika zapisov, ki niso bili uspešno uvoženi. Sporočila o napakah so dokaj intuitivna in običajno lahko vidite pogoste razloge za zavrnitev, zakaj nekateri zapisi niso bili uvoženi. Poskrbite, da boste porabili čas za ugotavljanje, ali je zavrnitev povzročila težava z oblikovanjem podatkov ali kakovostjo, v nasprotju z motečim pravilom poteka dela, ki ga niste nameravali sprožiti.
• Zgradite si blazino za napake. Ne poskušajte izvesti selitve dan pred prodajnim usposabljanjem. Lahko se zgodi nekaj nepričakovanega, kar prepreči uspešen zaključek.

Potrjevanje in povečevanje vaših podatkov

Podobno kot pri analizi rezultatov testnih podatkov, ko so bili podatki naloženi, zaženite poročila, da potrdite navzkrižno vzorčenje zapisov, da zagotovite točnost in popolnost. Če lahko, primerjajte zaslone v Salesforceu s tistimi v vašem starem sistemu.

Prepričajte se, da so podatki shranjeni v pravilnih poljih in da so vrednosti smiselne. Če v polju za telefon vidite naslov, morate očistiti svoje podatke ali popraviti preslikavo polja. Prizadevajte si za popolnoma uvožene podatke - vendar pričakujte tudi manj kot to.

Preden uvedete Salesforce, naredite dodaten korak in ročno ali samodejno posodabljajte nekatere zapise, da boste navdušili uporabnike in dosegli več uspeha. Ko dajete predstavitev ali usposabljanje, pokažite uporabnikom te v celoti vnesene primere in jim sporočite potencial za Salesforce.

Ko imate vse v Salesforceu, se zabava začne!