Zapišite svoje račune v QuickBooks 2019 na način plačljivih računov

Način plačevanja računov (A/P) vključuje dva koraka. Prvi je malenkost na težki strani, drugi korak pa je lahek kot pita. Najprej zabeležite svoje račune. Morda ste že seznanjeni z uporabo kartice Stroški in zavihka Predmeti za beleženje računov. Te zavihke morate izpolniti tudi za metodo A/P, če želite račun razdeliti na račune, stranke, delovna mesta, razrede in predmete.

Ko posnamete svoje račune, lahko nadaljujete na drugi korak: sporočite QuickBooks 2019, katere račune naj plača. Nato QuickBooks napiše čeke. Ti jih natisneš. Pošlješ jih po pošti.

Da bi metoda A/P delovala, morate beležiti svoje račune, ko pridejo. To ne pomeni, da jih morate plačati takoj. Z beleženjem računov lahko spremljate, koliko denarja dolgujete in koliko denarja dejansko ima vaše podjetje. QuickBooks vas opomni, kdaj zapadejo vaši računi, tako da vam ni treba skrbeti, da bi pozabili plačati račun.

Ko evidentirate račune na način obračunavanja obveznosti, uporabljate računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka.

Kako zabeležiti račune v QuickBooks 2019

Ko prispe račun, ga najprej zabeležite. Račune lahko zabeležite v oknu Vnos računov ali v registru Plačljivih računov. Če nameravate slediti računom po stroških in postavkah, morate uporabiti okno Vnos računov.

Če želite račun zabeležiti skozi okno Enter Bills, sledite tem korakom:

Izberite Prodajalci → Vnesite račune.

Lahko pa kliknete ikono Vnesi račune v območju Prodajalci na domači strani. Naslednja slika prikazuje okno Vnos računov. Brez dvoma opazite, da je zgornja polovica tega okna zelo videti kot ček, in to zato, ker se večina informacij, ki jih tukaj vnesete, konča na čeku, ki ga napišete za plačilo računa. (Če vidite besedo Kredit na vrhu obrazca in ne Račun , izberite gumb za možnost Račun v zgornjem levem kotu. Ta zaslon lahko uporabite tudi za vnos dobropisov od prodajalcev.)

Okno Vnos računov.

2. Izberite ime prodajalca, ki ga plačujete.

Če želite ta račun plačati prodajalcu, ki je že na seznamu dobaviteljev, kliknite puščico navzdol na koncu vrstice Prodajalec in izberite prodajalca. (Potem QuickBooks samodejno napolni okno Vnesi račune s toliko informacijami, kot si jih lahko zapomni.) Če je ta prodajalec nov, vas QuickBooks pozove, da hitro dodate ali nastavite nekaj informacij o prodajalcu: naslov, kreditno omejitev, plačilni pogoji in tako naprej. Te podatke navedete v oknu Nov prodajalec.

Če imate pri ponudniku, ki ga izberete, eno ali več neizpolnjenih naročil, vas QuickBooks vpraša, ali želite prejeti proti naročilu. Kliknite Da, če to storite, ali Ne, če ne. Če se odločite za prejemanje po naročilu, QuickBooks prikaže pogovorno okno Odpri naročilnice, kot je prikazano. Navaja odprta naročila, ki ste jih zabeležili. Ko izberete eno ali več naročilnic za prejemanje, QuickBooks namesto vas izpolni postavke in zneske iz teh naročil, ki jih lahko po potrebi spremenite. Ko končate s pogovornim oknom Odpri naročilnice, kliknite V redu, da se vrnete v okno Vnos računov.

Plačilo računa proti naročilu.

Če želite ustvariti naročilo, ki je zapis artiklov, ki jih naročite pri prodajalcih, izberite Prodajalci → Ustvari naročilnice. Ko QuickBooks prikaže okno Ustvari naročilnice, opišite svoje naročilo. Mimogrede, tiskate in urejate naročilnice na enak način kot tiskate račune in dobropise.

3. Izberite plačilne pogoje, ki opisujejo, kdaj zapade račun.

V vrstici Pogoji odprite spustni meni in izberite plačilne pogoje (če informacije še niso tam, ko ste nastavili prodajalca).

4. (Neobvezno) Vnesite referenčno številko prodajalca.

Če vnesete referenčno številko prodajalca za račun – verjetno samo številko računa ali številko vašega računa – se referenčna številka natisne na bonu, ki je del natisnjenega čeka.

5. (Neobvezno) Vnesite beležko, da opišete račun.

V besedilno polje Beležka lahko vnesete opombo. Opomba, ki jo vnesete, se prikaže v registru A/P.

6. Premaknite kazalec navzdol do stolpca Račun na kartici Stroški in vnesite ime računa stroškov.

Velika je verjetnost, da želite vnesti ime računa odhodkov, ki je že na kontnem načrtu. Če je temu tako, kliknite puščico navzdol, da si ogledate seznam vseh svojih računov. Verjetno se morate pomakniti navzdol po seznamu, da pridete do računov stroškov. (Hiter način za premikanje navzdol po seznamu je, da začnete vnašati ime računa; po seznamu greste naravnost navzdol.) Kliknite račun, ki ga predstavlja ta račun. (Najverjetneje gre za zaloge ali kaj podobnega.)

Če morate za ta račun ustvariti novo kategorijo računa stroškov, na vrhu seznama izberite Dodaj novo. Vidite pogovorno okno Nov račun (ni prikazano). Izpolnite podatke in kliknite V redu.

Kaj pa, če je denar, ki ga plačujete zaradi tega računa, mogoče razdeliti na dva, tri ali štiri račune stroškov? Preprosto kliknite pod računom, ki ste ga pravkar vnesli. Prikaže se puščica navzdol. Kliknite ga, da vnesete drug račun stroškov, in še enega, in še enega, če je potrebno.

7. Po potrebi se pomaknite na stolpec Znesek in spremenite številke.

Če ta račun razdelite na več računov, se prepričajte, da se številke v stolpcu Znesek prištejejo k skupnemu znesku računa.

8. (Neobvezno) V stolpec Memo vnesite besede razlage ali modrosti.

9. (Neobvezno) Dodelite stroške stranki:Job.

Če nameravate dobiti povračilo teh stroškov ali če želite samo spremljati svoje stroške glede na delo, vnesite stranko, ki vam bo povrnila stroške. Po potrebi vnesite znesek za vsak račun. S puščico navzdol lahko poiščete stranke in jih nato kliknete. Če dodelite Customer:Job, imate tudi možnost, da stranki zaračunate te stroške ali kupljene predmete. Če želite to narediti, kliknite stolpec Plačljivo in zdaj bi morali videti kljukico. Ko boste naslednjič izdali račun za to opravilo, bi morali videti možnost za samodejno dodajanje teh elementov na račun.

10. (Neobvezno) Dodelite stroške razredu.

Stroške lahko spremljate tudi po razredih, tako da vnesete v stolpec Razred. Opazite običajno puščico navzdol in jo kliknite, da si ogledate seznam razredov. (Ne vidite stolpca Razred, razen če ste QuickBooks povedali, da želite uporabljati razrede.)

Če želite, da QuickBooks spremlja stroške po razredih, ga lahko nastavite tako. Če želite QuickBooks nastaviti za spremljanje stroškov, izberite Uredi → Nastavitve. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Nastavitve, kliknite ikono Računovodstvo, kliknite zavihek Nastavitve podjetja in nato potrdite polje Uporabi sledenje razreda.

Če želite, kliknite gumb Preračunaj, da seštejete stroške.

11. Uporabite zavihek Predmeti, da zabeležite različne postavke, ki jih predstavlja račun.

Kliknite zavihek Predmeti. Vnesite predmete, ki ste jih kupili, in cene, ki ste jih plačali zanje.

Če po delnem zaključku računa ugotovite, da račun dejansko plača naročilnico, kliknite gumb Izberi naročilo, ki se prikaže na glavnem traku okna Vnos računov.

V spustnem meniju Prodajalec izberite ime prodajalca, ki vam je poslal račun. Na seznamu odprtih naročil kliknite v stolpcu na levi, da označite kljukico poleg naročila (ali naročil), ki ga plačujete. Dovolj enostavno? Ko končate, kliknite V redu; QuickBooks samodejno izpolni zavihek Predmeti.

12. Premaknite se na stolpec Element in vnesite ime za predmet.

Bodite pozorni na puščico navzdol v tem stolpcu. Kliknite ga, da si ogledate seznam predmetov. Ali je predmet, ki ga plačujete, prikazan na tem seznamu? Če je tako, kliknite ta element. Če ne, na vrhu seznama izberite Dodaj novo in izpolnite okno Nov element.

13. Izpolnite preostale vrstice elementov na kartici Predmeti.

Tukaj lahko vnesete vse artikle, ki jih kupujete. Prepričajte se, da zavihek Predmeti natančno prikazuje izdelke, ki jih kupujete, njihove stroške in količine. Če želite, kliknite gumb Preračunaj, da seštejete elemente.

14. Shranite račun.

Kliknite Shrani & Novo, da shranite svoj zapis računa in nato vnesite drug račun. Ali pa kliknite Shrani in zapri, da zabeležite svoj račun, vendar ne vnesete drugega.

Tako kot v primeru oken, povezanih s strankami (kot je okno Ustvari račune), QuickBooks prikaže pretekle podatke o prodajalcu v desni stranski vrstici. Preklapljate lahko med dobaviteljem in transakcijami, zaženete hitra poročila in se hitro povežete s prejšnjimi ali neporavnanimi računi, računi in drugimi opombami o stranki, s katero poslujete.

Kako na hiter način vnesti svoje račune v QuickBooks 2019

Račune lahko vnesete tudi neposredno v register obveznosti. Ta metoda je hitrejša, vendar otežuje sledenje stroškov in artiklov.

Če želite račune vnesti neposredno v register plačljivih računov, sledite tem korakom:

1.   Izberite Seznami→ Kontni načrt ali kliknite ikono Kontni načrt na domači strani.

Odpre se kontni načrt.

2. Odprite račun Plačljive obveznosti.

Ko QuickBooks prikaže vaš računski načrt, dvokliknite račun Plačljive račune na seznamu. Vidite okno registra obveznosti do računov, kot je prikazano. Kazalec je na koncu registra, pripravljen in čaka, da vnesete naslednji račun.

Okno registra obveznosti do računov.

3. Izpolnite podatke za svoj račun.

Vnesite iste podatke, ki bi jih vnesli, če bi izpolnjevali okno Vnos računov. V besedilnem polju Prodajalec kliknite puščico navzdol in izberite ime v spustnem meniju Prodajalec.

Če vnesete ime prodajalca, ki ga QuickBooks ne prepozna, se prikaže sporočilo Vendor Not Found in QuickBooks vas prosi, da podate informacije o tem novem skrivnostnem prodajalcu. Kliknite Hitro dodajanje, da program zbira podatke iz registra, ko ga izpolnjujete, ali kliknite Nastavi, da prikažete pogovorno okno Nov prodajalec.

Izbrati morate ime računa. Verjetno boste našli pravega v spustnem meniju Račun; če ne morete, vnesite enega od svojih. Videli boste sporočilo Račun ni najden in QuickBooks vas prosi, da vnesete podatke o tem novem računu.

Če se med izpolnjevanjem registra odločite, da želite dobiti povračilo za ta ček ali da želite spremljati stroške in postavke, kliknite gumb Uredi transakcijo, da vidite okno Vnos računov. Ko končate izpolnjevanje okna, kliknite Shrani & Novo. Vrnili ste se tam, kjer ste začeli: v oknu Plačljive obveznosti.

Vidite gumb Razdeli? Ta gumb Razdeli deluje enako kot gumb Razdeli v oknu registra bančnega računa. Ko kliknete Razdeli, QuickBooks zagotovi dodatne vrstice za vnos podatkov o stroških in razredu.

4. Ko izpolnite vse podatke, kliknite Record.

Gumb Obnovi, ki se nahaja tik ob zapisu, je tam, če izpolnite register, vendar se odločite, da želite začeti znova, preden posnamete transakcijo. Kliknite Obnovi, da počistite informacije na zaslonu in imate čist list.

Kako izbrisati račun v QuickBooks 2019

Recimo, da dvakrat pomotoma vnesete isti račun ali vnesete račun, ki je bil res namenjen sosednjemu podjetju. (Samo zato, ker računom sledite prek računalnika, še ne pomeni, da vam ni treba več skrbno pregledovati stvari.) Račun, ki ste ga vnesli v register plačljivih računov, lahko izbrišete tako:

1. Poiščite račun v registru obveznosti do računov na enega od naslednjih načinov:

• Če približno veste, kateri dan ste vnesli račun, se lahko pomikate po seznamu in ga poiščete. Vnosi so navedeni po datumskem vrstnem redu. (Izberite potrditveno polje 1-vrstica, da se vsak račun prikaže v eni vrstici in ne v dveh vrsticah, da bo pomikanje potekalo hitreje.)
• Če se ne spomnite datuma, izberite Uredi → Najdi.

In zdaj, nazaj na okno registra obveznosti, ki ga imate v teku ...

2. Izberite račun, ki ga želite izbrisati, tako da kliknete kjer koli na računu.

3. Izberite Uredi → Izbriši račun.

QuickBooks potrjuje, da resnično, resnično želite izbrisati transakcijo. Če kliknete V redu, vestno izbriše račun iz A/P registra.

Opomni me, naj plačam ta račun, kajne?

Lahko si zavežete vrvico okoli prsta, vendar je najboljši način, da poskrbite, da boste svoje račune plačali pravočasno, da vas QuickBooks opomni. Pravzaprav lahko naredite, da je sporočilo Opomniki prva stvar, ki jo vidite, ko zaženete QuickBooks.

Če želite prilagoditi možnosti opomnikov QuickBooks, morate biti prijavljeni kot skrbnik v načinu za enega uporabnika. Nato izberite Uredi → Nastavitve. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Nastavitve, kliknite ikono Opomniki na seznamu na levi in ​​nato kliknite zavihek Nastavitve podjetja, da odprete pogovorno okno, ki je prikazano tukaj.

Razdelek Opomniki v pogovornem oknu Nastavitve.

Prepričajte se, da je izbran gumb za možnost Pokaži povzetek ali Prikaži seznam (ne morete izbrati Ne opominjaj me in pričakovati, da boste prejeli opomnik) in si nato obvestite nekaj dni, preden boste morali plačati račune, tako da vnesete številko (10 je privzeto in običajno dobro deluje) v besedilnem polju Dnevi pred rokom, ki se nahaja v stolpcu Opomni me.

Če izberete možnost Prikaži povzetek (prvi gumb na desni strani možnosti), boste vsakič, ko zaženete QuickBooks, prejeli povzetek računov, ki jih dolgujete. Če izberete Prikaži seznam (drugi gumb na desni strani možnosti), dobite podrobnosti o vsakem računu.

Morda boste želeli pregledati okno Opomniki, ko zaženete QuickBooks ali odprete novo datoteko podjetja. V oknu so navedeni opomniki (kot so obrazci, ki jih morate natisniti, in plačila, ki jih morate posredovati) in vam pove, katere neplačane račune bi morali plačati. Ta seznam si lahko ogledate tako, da izberete Podjetje→ Opomniki. Upoštevajte, da lahko QuickBooks naročite tudi, da prikaže vse opomnike, ko odprete datoteko podjetja. Če želite to narediti, izberite ukaz Uredi → Nastavitve, kliknite Opomniki, kliknite Moje nastavitve in nato potrdite polje Prikaži seznam opomnikov pri odpiranju datoteke podjetja.