Zadrževanje dokumentov v QuickBooks

Kako dolgo bi morali hraniti stara poročila, kopije računov in druge dele računovodskih informacij? Na žalost ni enoznačnega odgovora na ta vprašanja. Vendar je treba razmisliti o nekaj stvareh:

• Razmislite, ali bo druga stranka v transakciji kdaj želela informacije. Na primer, če se s prodajalcem kronično prepirate o tem, ali ste plačali kakšen račun, je smiselno, da držite te račune prodajalca in morebitne zapise o vašem plačilu, dokler se prepir lahko nadaljuje.

  To pomeni, da kakršnih koli dokumentov, ki dokumentirajo račune in plačila prodajalcev, ni nujno, da obdržite, če nimate težav.

• Upoštevajte zahteve davčnega računovodstva. Po zakonu (veliko ljudi se tega ne zaveda) mora podjetje voditi računovodske evidence, da bi poročalo o svojih dobičkih, izgubah, prihodkih in odbitkih davčnemu uradu. To pomeni, da je treba ohraniti vse , kar potrebujete za izračun dobička ali utemeljitev elementov vaših izračunov.

  Vendar pa obstaja zastaralni rok, ki običajno teče tri leta od datuma, ko ste nazadnje vložili napoved. To pomeni, da vam v večini primerov ni treba hraniti dokumentov, ki so starejši od treh let po vračilu, na katerega se nanaša. Z drugimi besedami, če imate podatke iz leta 2009 in ste davčno napoved za leto 2009 vložili 15. marca 2010 do 16. marca 2013, vam ni treba (v večini primerov) hraniti vse te stare papirologije.

  Zastaralni rok narekuje, da bi morali imeti možnost zavreči stare stvari. Pri tem je treba opozoriti, saj obstaja nekaj izjem od tega triletnega zastaranja:

  • Če ste bili res neumni in ste zaradi svoje neumnosti izpustili bruto dohodek, ki presega 25 odstotkov zneska, ki ga prikazuje vaša donosnost, je zastaralni rok šest let.

  • Če ni vložena napoved ali je vložena lažna napoved, zastaranje ne obstaja.

  • Države brez dohodnine (kot je zvezna država Washington) uporabljajo drugačen sklop pravil in lahko uporabljajo daljši zastaralni rok. Država Washington na primer pravi, da zastaranje traja štiri leta, ne tri.

• Upoštevajte stare zapise, ki jih boste morda potrebovali v prihodnosti, da bi izračunali postavko za vašo davčno napoved. Te evidence je treba hraniti. Na primer, če ste kupili tovarno pred 30 leti, shranite to evidenco o nakupih do 3 (ali 6) let po prodaji tovarne.

• Upoštevajte, da v nekaterih panogah obstajajo druga pravila ali predpisi o hrambi dokumentov. Na primer, če ste zdravnik, svoje stare evidence pacientov – in to lahko vključuje računovodske podatke o pacientih – hranite dlje kot le tri leta. Ta druga pravila hrambe dokumentov se razlikujejo glede na panogo. Ugotovite, kakšna so pravila za vašo panogo.

• Upoštevajte tveganje predolgo hrambe zaupnih informacij. Nazadnje, čeprav bi lahko razmislili o vseh zgoraj omenjenih točkah in sklenili, da bi morali svoje finančne evidence hraniti za vedno, upoštevajte, da ta pristop ustvarja tudi tveganja. Več finančne dokumentacije kot arhivirate, lažje se v nekaterih primerih te informacije izgubijo ali ukradejo.

  Ne bi želeli, na primer, hraniti toliko letnih podatkov, da boste morali najeti skladišče v slabem delu mesta samo za shranjevanje stvari.

Če povzamem, kako razumete te nejasne predloge? Izmislite grobo ugibanje, koliko časa menite, da bi se morali držati stvari.

Če ne počnete ničesar kaznivega, goljufivega ali neumnega, zavrzite vse, kar je starejše od pet let. Ločite dokumente, ki jih lahko po letu vržete v škatle. Označite škatle s številko leta. Škatle označite tudi z opombo, kot je "Zavrzi v letu 2016", da boste vedeli, kdaj lahko to stvar vržete ven.

Morda boste želeli dvakrat premisliti, da bi preprosto zavrgli finančne zapise. Ne zavrzite svojih osebnih evidenc ali, seveda, evidenc strank: najprej raztrgajte dokumente.

Mimogrede, nekatere velike trgovine s pisarniškim materialom ponujajo storitve drobljenja v trgovinah po razumnih cenah.