Zadrževanje dokumentov v QuickBooks 2012

Ljudje včasih sprašujejo, kako dolgo naj hranijo stara poročila QuickBooks, kopije računov in druge dele računovodskih informacij. Žal na to res ni enoznačnega odgovora za vse. Vendar je treba razmisliti o nekaj stvareh:

• Razmislite, ali bo druga stranka v transakciji kdaj želela informacije. Na primer, če se s prodajalcem kronično prepirate o tem, ali ste plačali kakšen račun, je smiselno, da držite te račune prodajalca in morebitne zapise o vašem plačilu, dokler se prepir lahko nadaljuje.

  To pomeni, da kakršnih koli dokumentov, ki dokumentirajo račune in plačila prodajalcev, ni nujno, da obdržite, če nimate težav.

• Upoštevajte zahteve davčnega računovodstva. Po zakonu (veliko ljudi se tega ne zaveda) mora podjetje voditi računovodske evidence, da bi poročalo o svojih dobičkih, izgubah, prihodkih in odbitkih davčnemu uradu. To pomeni, da je treba ohraniti vse , kar potrebujete za izračun dobička ali utemeljitev elementov vaših izračunov.

  Vendar pa obstaja zastaralni rok, ki običajno teče tri leta od datuma, ko ste nazadnje vložili napoved. To pomeni, da vam v večini primerov ni treba hraniti dokumentov, ki so starejši od treh let po vračilu, na katerega se nanaša.

  Z drugimi besedami, če imate podatke iz leta 2007 in ste davčno napoved za leto 2007 vložili 15. marca 2008 do 16. marca 2011, vam (v večini primerov) ni treba hraniti vse te stare papirologije. Zastaralni rok narekuje, da bi morali imeti možnost zavreči stare stvari.

  Previdnost je potrebna, ker obstaja nekaj izjem od tega triletnega zastaranja:

  • Če ste bili res neumni in ste zaradi svoje neumnosti izpustili bruto dohodek, ki presega 25 odstotkov izkazanega donosa, je zastaralni rok šest let.

  • Če ni vložena napoved ali je vložena lažna napoved, zastaranje ne obstaja.

  • Države brez dohodnine (kot je Washington) uporabljajo drugačen sklop pravil in lahko uporabljajo daljši zastaralni rok. Washington na primer pravi, da zastaranje traja štiri leta, ne tri.

• Upoštevajte stare zapise, ki jih boste morda potrebovali v prihodnosti, da bi izračunali postavko za vašo davčno napoved. Te je treba obdržati. Na primer, če ste kupili tovarno pred 30 leti, shranite to evidenco o nakupih do 3 (ali 6) let po prodaji tovarne.

• Upoštevajte, da v nekaterih panogah obstajajo druga pravila ali predpisi o hrambi dokumentov. Na primer, če ste zdravnik, svoje stare evidence pacientov – in to lahko vključuje računovodske podatke o pacientih – hranite dlje kot le tri leta. Ta druga pravila hrambe dokumentov se razlikujejo glede na panogo. Ugotovite, kakšna so pravila za vašo panogo.

Kako razumete te nejasne predloge? Izmislite grobo ugibanje, koliko časa menite, da bi se morali držati stvari.

Morda boste želeli dvakrat premisliti, da bi preprosto zavrgli finančne zapise. Morda boste želeli najprej razrezati dokumente. Mimogrede, nekatere trgovine z velikimi pisarnami ponujajo storitve drobljenja v trgovinah po razumnih cenah.