Uvoz podatkov v MYOB

Ali ste vedeli, da lahko uvozite podatke v MYOB iz drugih aplikacij? Morda imate na primer seznam imen in naslovov strank nekje drugje v vašem računalniku (morda v datoteki Word, datoteki baze podatkov ali v Excelu) in želite te podatke uvoziti v MYOB. Tukaj je opisano, kako v hipu uvoziti podrobnosti o stranki ali dobavitelju.

Organiziranje vaših podatkov

Prva faza pri uvozu podatkov je manipuliranje seznama strank ali dobaviteljev v obliki, ki jo MYOB razume.

Če so podatki o vaši stranki ali dobavitelju trenutno v urejevalniku besedil ali zbirki podatkov, poskusite te podatke spraviti v preglednico, preden jih poskusite uvoziti v MYOB.

Na primer, če so vaši podatki shranjeni v bazi podatkov, kot je Microsoft Access, lahko te podatke običajno shranite v obliki, ki jo je mogoče odpreti v Excelu.

S programsko opremo za preglednice, kot je Excel, podatke lepo razporedite v stolpce.

Pospravite svoje podatke tako, da so vsa imena navedena ena za drugim, vsi naslovi drug za drugim in tako naprej. Z naslovi ločite ulico, mesto, državo in poštno številko v štiri ločene stolpce.

Vstavite vrstico na sam vrh seznama (če tega še niste storili), ki označuje stolpce.

Na primer Ime, Telefon 1, Telefon 2, Kontakt in tako naprej. Ta vrstica se imenuje vaša vrstica z glavo.

Shranite to preglednico kot datoteko, razmejeno s tabulatorji.

V Excelu na primer pojdite v meni Datoteka, kliknite Shrani kot in nato za vrsto datoteke izberite Razdeljeno s tabulatorji. Datotečni format z razčlenjenimi tabulatorji olajša branje programske opreme MYOB.

Uvoz vaših podatkov

Zdaj, ko imate urejene podatke, ste pripravljeni uvoziti te informacije v MYOB. Drži se, evo:

V meniju Datoteka v MYOB izberite Pomočnik za uvoz/izvoz .

Izberite Uvozi podatke in kliknite Naprej.

Za vrsto podatkov izberite Kartice in za vrsto Kartice bodisi Kartice strank ali Kartice dobavitelja.

Kliknite Prebrskaj, pomaknite se do mape, v katero ste shranili svoje podatke, in izberite datoteko, ki jo želite uvoziti. Kliknite Naprej.

Poigrajte se z nastavitvami in kliknite Naprej.

Na tej točki postanejo stvari precej tehnične. Ampak nikoli se ne bojte! Povejte MYOB-u, da so vaši podatki ločeni z zavihki, da prva vrstica vsebuje glave, da če podatki že obstajajo, jih želite posodobiti in uskladiti kartice z uporabo priimka. (Spodnji posnetek zaslona prikazuje, kako izgledajo te nastavitve.)

Kliknite Samodejno ujemanje, da MYOB samodejno ujema polja in nato kliknite Naprej.

Polja lahko primerjate tudi ročno tako, da najprej označite uvozno polje na levi in ​​nato kliknete ustrezno polje za uvoz na desni. To naredite enega za drugim, dokler se vsako polje na levi ne ujema s poljem na desni.

Ko ste pozvani, naredite varnostno kopijo datoteke.

Zakaj bi se trudil z varnostnim kopiranjem? Če res zmotite uvoz (kar se včasih zgodi prvič), lahko obnovite varnostno kopijo in začnete znova.

Kliknite Uvozi in se čudite, ko se zabava začne.

Včasih uvoz traja zelo dolgo, včasih le nekaj sekund. Vendar je uvoz končan, ko se prikaže čudovito sporočilo, ki vas obvesti o vašem uspehu (ali neuspehu). Če uvoz ni uspel, pozorno preberite sporočilo!

Odpravljanje težav, če gre kaj narobe

Uvažanje podatkov o kartici v datoteko vašega podjetja MYOB bi moralo biti enostavno, vendar vam lahko veliko gremlinov pošlje sporočilo o napaki. Če po uvozu podatkov prejmete sporočilo, da je pri uvozu prišlo do napak ali opozoril, sledite pozivu za ogled dnevnika napak.

• Če je uvoz preskočil zapis, to pomeni, da je bilo nekaj tako slabo, da je MYOB popolnoma prezrl to stranko ali dobavitelja.

• Če prejmete opozorilno sporočilo, to pomeni, da je prišlo do manjše težave in je MYOB zavrnil del podatkov o stranki ali dobavitelju (MYOB je na primer dodal ime stranke, ne pa naslova ali telefonske številke).

Dnevnik napak prikazuje seznam vseh zapisov, ki imajo težave, s kodo napake, prikazano na začetku vsakega. Sprva so te kode napak videti kot nerazumljiv žargon (napaka -7, na primer, nepoučenim ne pomeni veliko). Vendar pa je na vrhu tega poročila naveden seznam, kaj pomeni vsako sporočilo o napaki.

Ko ugotovite, kateri zapisi niso bili pravilno uvoženi in zakaj, lahko naredite eno od dveh potez. Če je prizadetih le nekaj kartic, odprite datoteko podjetja in popravite te kartice eno za drugo. Po drugi strani, če večina uvoza ni delovala, je najbolje, da obnovite varnostno kopijo, popravite uvozno datoteko in poskusite znova.