Ustvarjanje računovodske kopije podatkovne datoteke QuickBooks 2018

QuickBooks računovodjem olajša delo z datotekami s podatki strank. Razmislite o tem scenariju: imate stranko, ki potrebuje pomoč pri zaključku obračunskega obdobja za leto. Imate dve možnosti. Najprej se lahko zapeljete v njegovo trgovino in se na poti verjetno zataknete v prometu in se sprašujete, ali lahko stranki zaračunate 150 $ za vaš čas potovanja. Drugič, lahko odjemalec naroči, da uporabi funkcijo Računovodjevo kopiranje QuickBooks, da vam pošlje kopijo podatkovne datoteke QuickBooks. Pregledate lahko kopijo podatkovne datoteke tega računovodje, naredite vse ustrezne popravke ali spremembe in nato pošljete spremembe, ki jih je treba narediti nazaj, stranki. Stranka lahko te spremembe zlahka uvozi v svojo obstoječo datoteko QuickBooks in odide na svojo veselo pot. Precej urejeno, kajne?

Vaša stranka ustvari računovodjevo kopijo podatkovne datoteke QuickBooks z uporabo svoje različice QuickBooks in prave podatkovne datoteke. Nato vaša stranka ustvari in vam pošlje datoteko (preko poštne pošte, elektronske pošte ali druge varne elektronske oblike), ali Intuit, izdelovalec QuickBooks, vam pošlje datoteko. Na srečo je postopek tako ali tako zelo enostaven.

Tukaj je tisto, kar mora vaša stranka storiti, če bo stranka poskrbela za pošiljanje datoteke:

Izberite ukaz Datoteka → Ustvari kopijo.
QuickBooks prikaže pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje in odjemalca vpraša, ali želi nekaj od naslednjega: Varnostno kopijo datoteke, ki je druga kopija datoteke QuickBooks, ki jo ustvarite (običajno), tako da boste imeli kopijo datoteke, če se z izvirno podatkovno datoteko QuickBooks zgodi kaj slabega. Prenosna kopija datoteke, ki je prava živa kopija podatkovne datoteke QuickBooks, ki je bila nekoliko pokrčena po velikosti, tako da se je lažje premikati (na primer tako, da datoteko pošljete po e-pošti kot prilogo). Računovodjeva kopija datoteke.

Prvo pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje.

Izberite Kopija računovodje in nato kliknite Naprej za nadaljevanje.

Potrdite, da res želite knjigovodjevo kopijo, in kliknite Naprej.
QuickBooks nato prikaže drugo pogovorno okno, v katerem vztraja, da vaša slaba stranka, ki je pod stresom, potrdi, da res želi knjigovodjevo kopijo in ne zgolj prenosno kopijo datoteke.

Drugo pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje.

Določite datum ločitve.
Ko stranka klikne gumb Naprej, da nadaljuje z ustvarjanjem kopije računovodje, ga QuickBooks vpraša za datum delitve. Transakcije, ki padejo pred tem datumom, je mogoče urejati samo v računovodski kopiji. Posli, ki spadajo po tem datumu je mogoče urediti znotraj izvod tako za računovodje je in stranke kopijo.

Kliknite Naprej za nadaljevanje.
Prikaže se drugo sporočilo, ki stranki pove, da mora QuickBooks zapreti vsa okna, da ustvari kopijo računovodje.

Kliknite V redu.
QuickBooks prikaže posodobljeno pogovorno okno Save Accountant's Copy, prikazano tukaj.

Posodobljeno pogovorno okno Shrani računovodsko kopijo.

Poimenujte knjigovodjevo kopijo.
Uporabite polje Ime datoteke v pogovornem oknu Shrani knjigovodjevo kopijo, da poimenujete knjigovodjevo kopijo podatkovne datoteke QuickBooks. Po potrebi lahko stranka uporabi tudi spustni seznam Shrani v, da določi, kam naj se shrani računovodjeva kopija podatkovne datoteke QuickBooks.

Stranka si mora zapomniti, kje je shranjena računovodska kopija datoteke. To datoteko dobi računovodja – po e-pošti ali pošti ali na disku – da jo lahko uporablja.

Ustvarite datoteko.
Ko naročnik poimenuje knjigovodjevo kopijo podatkovne datoteke in po potrebi navede, kam naj se shrani računovodska kopija, stranka klikne Shrani. QuickBooks shrani knjigovodjevo kopijo podatkovne datoteke QuickBooks. Nato to podatkovno datoteko naročnik posreduje računovodji . Z drugimi besedami, odjemalec mora datoteko poslati po pošti ali po e-pošti. Vaš ponudnik e-pošte lahko omeji velikost prilog (vključno z datotekami QuickBooks), ki jih lahko pošljete po e-pošti. Če vas moti velikost, lahko datoteko QuickBooks naložite na spletno mesto Intuit tako, da izberete Datoteka → Pošlji datoteko podjetja → Računovodjeva kopija → Dejavnosti strank → Pošlji računovodji. Intuit pošlje računovodji sporočilo s povezavo, ki jo je mogoče klikniti, da lahko uporabi datoteko.

Računovodske kopije uporabljajo tri vrste datotek. Datoteka za prenos računovodstva (s pripono datoteke .qbx) je tisto, kar stranka ustvari in da računovodji. Dejanski izvod računovodje (s pripono datoteke .qba) je tisto, s čimer računovodja dela, potem ko odpre datoteko za prenos računovodstva. Nazadnje je tu še izvozna datoteka računovodje (s pripono datoteke .qby), ki hrani spremembe, ki se vrnejo odjemalcu.

Očitno te korake morda dejansko ni vaša stranka; morda boste morali opraviti umazano delo. V obeh primerih pa postopek poteka tako. Upoštevajte pa, da se prihranki v realnem času za računovodjo in prihranki stroškov za stranko pojavijo, ko lahko stranko spodbudite, da izbere ukaz in dela s pogovornim oknom. Nato lahko zaračunate plačljivi čas za dejansko delo s podatki QuickBooks in ne za poigravanje z datoteko.