Ustvarjanje plačljivih časovnih vnosov v QuickBooks Online

Vaši zaposleni lahko delajo neposredno za vas pri dejavnostih, potrebnih za vodenje vašega podjetja (kot je priprava računov za stranke ali vnašanje računovodskih informacij v QuickBooks Online), lahko pa opravljajo tudi delo, ki je neposredno povezano z vašimi strankami. V slednjem primeru boste morda želeli spremljati čas, ki ga zaposleni porabijo za projekte, povezane s strankami, in nato svojim strankam zaračunavati čas vaših zaposlenih.

Za spremljanje časa uporabite okno Časovna dejavnost ali Tedenski časovni list; ne glede na okno, ki ga uporabljate, QBO sledi vnesenemu času in ko pripravite račun za stranko, za katero je bil zabeležen čas, vas QBO pozove, da dodate čas na račun.

Naučili se boste vnesti čas tako v oknu časovne dejavnosti kot v oknu tedenskega časovnega lista in videli boste, kako vas QBO pozove, da na račun stranke vključite obračunski čas. Upoštevajte, da se časovni vnos, ki ga lahko zaračunate stranki, imenuje pametno obračunski čas.

Vnos ene časovne dejavnosti

Odprite okno Časovna dejavnost z uporabo menija Ustvari plus (+) na vrhu QBO. Sledite tem korakom:

Kliknite gumb Ustvari znak plus (+), da odprete meni Ustvari.

V stolpcu Zaposleni kliknite Enkratna dejavnost.

QBO prikaže okno Časovna dejavnost.

Na seznamu Ime izberite zaposlenega ali prodajalca, ki je opravil delo.

Vnesite datum, ko je bilo delo opravljeno.

S seznama strank izberite stranko, za katero je bilo delo opravljeno.

Na seznamu storitev izberite storitev, ki je bila opravljena.

Postavite kljukico v polje Obračunano, ki se spremeni v polje Račun ob, in navedite urno postavko.

Če je opravljeno delo obdavčeno, potrdite polje Obdavčljiva.

V polje Čas vnesite čas, porabljen za to dejavnost.

Začetni in končni čas, vključno s časom odmora, lahko vnesete tako, da potrdite polje Vnesite začetni in končni čas; QBO izračuna porabljen čas in ga prikaže pod poljem Opis.

Vnesite opis dela, ki bo privzeto prikazan na računu.

Opis lahko spremenite po dodajanju časovnega vnosa na račun.

Kliknite Shrani, da shranite vnos, ali Shrani in novo, da vnesete drugo časovno dejavnost.

Če kliknete puščico poleg možnosti Shrani in novo, lahko izberete Shrani in zapri.

Okno Časovna dejavnost.

Uporaba urnika za beleženje časa

Če raje vnesete čas v obliki mreže, ki prikazuje dneve in datume v tednu, je tedenski urnik za vas. Če želite vnesti čas s tem oknom, sledite tem korakom:

Kliknite gumb Ustvari – znak plus (+) –, da odprete meni Ustvari.

V stolpcu Zaposleni kliknite Tedenski urnik.

Izberite ime osebe, katere čas snemate.

Izberite teden, za katerega želite zabeležiti čas.

V razdelku Podrobnosti izberite ime stranke, postavko storitve in po potrebi navedite opis.

Če želite stranki zaračunati čas nazaj, izberite potrditveno polje Obračunano in navedite stopnjo, po kateri boste zaračunali čas.

Izpolnite opravljeni čas na ustrezen dan.

Kliknite Shrani, Shrani in novo ali kliknite puščico poleg Shrani in novo in izberite Shrani in zapri.

Tedenski urnik.

Dodajanje plačljivega stroška na račun

Računu lahko dodate vnose plačljivega časa na več načinov. Na primer, če si ogledate stran katere koli stranke, QBO prikaže seznam neplačanih transakcij. V stolpcu Dejanje katerega koli vnosa plačljivega časa QBO prikaže gumb Začni račun, ki ga lahko kliknete, da začnete izdajati račun stranki in na račun vključite obračunski strošek. Če si želite ogledati stran stranke, kliknite Stranka v navigacijski vrstici in nato kliknite ime stranke.

Vendar vam ni treba iskati obračunskih časovnih vnosov. QBO vas pozove, da jih dodate vsakemu računu, ki ga ustvarite za stranko, za katero obstajajo vnosi plačljivega časa. Zaženite račun (v meniju Ustvari — znak plus — kliknite Račun) in izberite stranko. Če ima stranka vnose plačljivega časa, se prikažejo v podoknu na desni strani zaslona.

Kliknite gumb Dodaj v vsakem vnosu obračunskega časa, ki ga želite dodati računu. Če pa želite dodati vse vnose, kliknite gumb Dodaj vse na vrhu podokna na desni. QBO vnese podatke o vsakem obračunskem času v vrstico na računu, pri čemer izpolni storitev, opis, količino, ceno in skupni znesek. Po potrebi lahko uredite vse informacije v vrstici. Preostanek računa izpolnite tako kot kateri koli drug račun, pri čemer dodajte druge vrstice, ki se morda ne nanašajo na časovne vnose.

Ne pozabite, da lahko dodate vmesni seštevek za vnose časa, če želite.