Ustvarjanje ocene delovnih mest s QuickBooks 2005

QuickBooks Pro in QuickBooks Premier imata funkcijo, ki je zelo zanimiva za podjetja, ki opravljajo dela ali projekte za svoje stranke: izvajalce, svetovalce, inženirje, arhitekte itd. QuickBooks Pro in QuickBooks Premier (za razliko od običajnega programa Basic QuickBooks) imata možnost izdelave preprostih projektov ali stroškov dela. Ta zmožnost pomeni, da lahko vaše podjetje ustvari ocene projektov ali delovnih mest, spremlja stroške po projektu ali delovnem mestu in zaračuna račune po projektu ali opravilu.

V QuickBooks Pro se obračunavanje stroškov dela začne z oceno. Predračun je le seznam ocenjenih stroškov, ki jih boste imeli za neko delo, ki ga boste opravljali za neko stranko.

Ob predpostavki, da ste že ustvarili delovno mesto in ste QuickBooks povedali, da uporabljate ocene, sledite naslednjim korakom, da ustvarite oceno:

1. Pridobite obrazec.

Izberite Stranke –> Ustvari ocene. QuickBooks odpre obrazec Ustvari ocene, ki je neverjetno podoben obrazcu Ustvari račune, ki ste ga videli, če ste sploh delali s QuickBooks.

2. Začnite polniti prazna mesta.

V spustnem seznamu na vrhu obrazca izberite ustrezno Customer:Job. QuickBooks Pro samodejno izpolni čim več informacij, običajno vsaj v polje Ime/naslov — na obrazcu.

Če ste QuickBooks Pro konfigurirali za sledenje razredom, se v zgornjem središču obrazca prikaže ustrezen spustni seznam. Pojdite naprej in uporabite škatlo, če je primerno.

Lahko spremenite privzete nastavitve – na primer datum in oceno #.

3. Dodajte vrstične postavke — podrobnosti, podrobnosti, podrobnosti.

Podrobnosti okna Ustvari ocene izpolnite na enak način kot podrobnosti okna Ustvari račune.

Vsako postavko vrstice, ki jo želite vključiti v oceno delovnega mesta, je treba opisati na seznamu postavk. Upoštevajte, da boste običajno želeli vključiti popolne opise predmetov, ker pogosto prodajate delo strankam in strankam z deloma na podlagi ocene. (Nekateri izvajalci, na primer, pogosto uporabljajo več vrstic opisnega besedila, da v celoti razložijo vsako postavko, ki je prikazana v oceni.)

4. Dodajte poljubne informacije.

Če želite, uporabite katero koli drugo polje, ki je na voljo v oknu Ustvari ocene, za zbiranje in shranjevanje dodatnih informacij. Na primer, tako kot v oknu Ustvari račune, lahko kliknete spustno seznamsko polje Sporočilo stranke in napišete prijazno sporočilo ali pa ga uporabite s spustnega seznama.

Če želite, lahko uporabite tudi polje Memo, da si napišete opombo o zaposlitvi. Ali pa morda nekaj opomb za scenarij, o katerih ste razmišljali, da bi jih poslali v studie. Karkoli vam ustreza.

Če želite v okno Ustvari ocene vključiti druge elemente, lahko to okno prilagodite. Na spustnem seznamu Predloga v zgornjem desnem kotu okna Ustvari ocene izberite Prilagodi. QuickBooks vam ponudi seznam obrazcev za ocene. Izberite tistega, ki ga želite urediti. (Na seznamu imate morda samo en obrazec za oceno, če še nikoli niste ustvarili novega.) Kliknite gumb Novo ali Uredi. Če kliknete Novo, QuickBooks prikaže pogovorno okno Prilagodi oceno.

Preden natisnete to oceno, ne pozabite, da okno Ustvari ocene ni ista informacija, ki se prikaže na napisani oceni. Če si želite ogledati, kako izgleda natisnjena različica, kliknite puščico navzdol poleg gumba Natisni v oknu Ustvari ocene in na spustnem seznamu izberite Predogled. Rezultat je celostranska slika, skrčena, da se prilega zaslonu.

Če ocene še niste shranili, kliknite gumb Shrani in novo ali Shrani in zapri.

Če želite natančneje preučiti oceno (ali kateri koli obrazec QuickBooks na zaslonu), kliknite gumb Povečaj na vrhu zaslona za predogled tiskanja ali premaknite kazalec miške nad sliko. Ko je kazalec videti kot povečevalno steklo z znakom plus, kliknite levi gumb miške. Ker lahko na ta način vidite le del predogleda naenkrat, uporabite drsna vrstica na dnu in na desni strani oken, da se pomaknete na različna področja.

Upoštevajte, da ima povečevalno steklo zdaj znak minus, gumb Povečaj pa preklopi na Pomanjšaj. Če izpolnite več kot eno oceno, lahko uporabite gumba Prejšnja stran in Naslednja stran na zaslonu za predogled tiskanja, da si ogledate druge ocene. Ko končate, kliknite gumb Zapri.

Ko se vrnete v okno Ustvari ocene, kliknite gumb Natisni; QuickBooks Pro prikaže pogovorno okno Print One Estimate. Kliknite Natisni, da brez odlašanja natisnete oceno.

Če za tiskanje ocen še niste uporabljali QuickBooks, boste morda morali najprej nastaviti tiskalnik za to nalogo. To storite tako, da izberete Datoteka –> Nastavitev tiskalnika in na spustnem seznamu Ime obrazca izberete Ocena. Nato določite nastavitve tiskalnika, ki jih želite za tiskanje ocen. (Ta postopek deluje na enak način kot pri tiskanju drugih obrazcev, kot so računi.) Ko končate, kliknite V redu. Pogovorno okno Natisni eno oceno, ki ga prikaže QuickBooks, ko kliknete Natisni v oknu Ustvari ocene, prav tako deluje na enak način kot pogovorno okno Natisni en račun.