Ustvarite računovodsko kopijo podatkovne datoteke QuickBooks

QuickBooks 2012 računovodjem olajša delo z datotekami s podatki strank. Vaša stranka ustvari računovodjevo kopijo podatkovne datoteke QuickBooks z uporabo svoje različice QuickBooks in prave podatkovne datoteke, nato pa ustvari datoteko, ki vam jo stranka pošlje (na primer po pošti ali po e-pošti) ali tisto Intuit, proizvajalec QuickBooks, vam pošlje.

Tukaj je tisto, kar mora vaša stranka storiti, če bo stranka poskrbela za pošiljanje datoteke:

Izberite ukaz Datoteka→ Računovodjeva kopija→ Dejavnosti stranke→ Shrani datoteko.

QuickBooks najprej prikaže sporočilo, v katerem odjemalca vpraša, ali želi tudi to

• An računovodja je kopija datoteke

• Prenosni ali backup kopijo datoteke

Računovodjevo kopijo lahko ustvarite tudi tako, da izberete Datoteka→ Ustvari kopijo in nato izberete gumb Računovodjeva kopija.

Prenosni datoteka je resnično, živo kopijo datoteke podatkov QuickBooks, ki je bila nekoliko scrunched po velikosti, tako da je lažje premikanje (na primer z e-poštni datoteko kot priponko). Backup datoteka je backup, drugi izvod QuickBooks datoteko, ki jo ustvarjajo (ponavadi), tako da imate kopijo podatkov datoteke QuickBooks v zadevi kaj slabega zgodi, da prvotni QuickBooks podatkov datoteke.

Izberite Kopija računovodje in nato kliknite Naprej za nadaljevanje.

Določite datum ločitve.

Ko stranka klikne gumb Naprej, da nadaljuje z ustvarjanjem kopije računovodje, ga QuickBooks vpraša za datum delitve. Transakcije, ki padejo pred tem datumom, je mogoče urejati samo v računovodski kopiji. Posli, ki sodijo po teh podatkov je mogoče urejati znotraj tako računovodje za kopiranje in stranke kopijo.

Kliknite Naprej za nadaljevanje.

Prikaže se drugo sporočilo, ki stranki pove, da mora QuickBooks zapreti vsa okna, da ustvari kopijo računovodje. QuickBooks lahko odjemalcu tudi pove, naj vstavi disk.

Kliknite V redu in vstavite disk (če je potrebno).

QuickBooks prikaže pogovorno okno Shrani knjigovodjevo kopijo.

Poimenujte knjigovodjevo kopijo.

Uporabite polje Ime datoteke v pogovornem oknu Shrani knjigovodjevo kopijo, da poimenujete knjigovodjevo kopijo podatkovne datoteke QuickBooks. Po potrebi lahko stranka uporabi tudi spustni seznam Shrani v, da določi, kam naj se shrani računovodjeva kopija podatkovne datoteke QuickBooks.

Stranka si mora zapomniti, kje je shranjena računovodska kopija datoteke. To datoteko dobi računovodja – prek e-pošte, polževe pošte ali shranjena na disk –, da jo računovodja lahko uporablja.

Ustvarite datoteko.

Ko naročnik poimenuje knjigovodjevo kopijo podatkovne datoteke in po potrebi navede, kam naj se shrani računovodska kopija, stranka klikne Shrani. QuickBooks nato shrani knjigovodjevo kopijo podatkovne datoteke QuickBooks.

To podatkovno datoteko nato stranka posreduje računovodji . Z drugimi besedami, odjemalec mora datoteko poslati po pošti ali po e-pošti.

Vaš ponudnik e-pošte lahko omeji velikost prilog (vključno z datotekami QuickBooks), ki jih lahko pošljete po e-pošti. Če vas moti velikost, lahko datoteko QuickBooks naložite na spletno mesto Intuit tako, da izberete Datoteka→ Računovodjeva kopija→ Dejavnosti strank→ Pošlji računovodji. Intuit nato vaši računovodji pošlje sporočilo s povezavo, ki jo je mogoče klikniti, s katero lahko prevzame datoteko.

Računovodske kopije uporabljajo tri vrste datotek. Datoteka za prenos računovodstva (s pripono datoteke .qbx) je tisto, kar stranka ustvari in da računovodji. Dejanski izvod računovodje (s pripono datoteke .qba) je tisto, s čimer računovodja dela, potem ko odpre datoteko za prenos računovodstva. In končno, tu je izvozna datoteka računovodje (s pripono datoteke .qby).