Upravljanje s proračunom v QuickBooks 2018

Ko zapišete svoj proračun v QuickBooks, lahko svoje dejanske finančne rezultate primerjate s proračunskimi zneski, tako da izberete ukaze v podmeniju Proračuni in napovedi, ki ga prikaže QuickBooks. Ko izberete ukaz Poročila → Proračuni in napovedi, QuickBooks ponuja več proračunskih poročil, opisanih na naslednjem seznamu:

• Pregled proračuna: to poročilo povzema vaše proračunske zneske. Uporabite ga lahko za pregled in preverjanje napak vašega proračuna.
• Proračun v primerjavi z dejanskim: to poročilo vam omogoča primerjavo predvidenih podatkov iz izkaza poslovnega izida z dejanskimi informacijami iz izkaza poslovnega izida. Poročilo vam torej omogoča primerjavo pričakovanih prihodkov in odhodkov z dejanskimi prihodki in odhodki.
• Uspešnost proračuna dobička in izgube: to poročilo vam omogoča primerjavo vaših dejanskih prihodkov, odhodkov in dobičkov s predvidenimi prihodki, odhodki in dobički.
• Graf proračuna v primerjavi z dejanskim: ta graf ni poročilo. To je grafikon, ki prikazuje predvidene in dejanske informacije.
• Pregled napovedi: To poročilo povzema napoved QuickBooks. Napoved je v bistvu napoved o svojem prihodnjem prihodkov in denarnega toka. Napovedi uporabljate za načrtovanje "kaj če".
• Napoved v primerjavi z dejanskim: to poročilo primerja napoved s tem, kar se je dejansko zgodilo.

Način, kako uporabljate informacije iz poročila o proračunu, je ključnega pomena – in tudi skrivnost pridobivanja vrednosti vaših prizadevanj za pripravo proračuna. Z dobro sestavljenim, zdravorazumskim proračunom lahko iščete odstopanja med vašim proračunom in dejanskimi finančnimi rezultati. Svoj proračun želite uporabiti za odkrivanje situacij, v katerih je na primer odhodkovna postavka prenizka, postavka sredstev previsoka ali neka številka prihodka zaostaja za pričakovanim. Razlike med pričakovanimi in dejanskimi rezultati kažejo na nepričakovane rezultate. Nepričakovani rezultati pogosto kažejo na težave. . . ali priložnosti. Razmislite o naslednjih primerih variance in kaj lahko kažejo odstopanja:

• Mesečni prihodek je 40.000 $ namesto 50.000 $. Mesečni prihodek, ki je 20 odstotkov nižji od pričakovanega, lahko kaže na težave z vašim izdelkom, težave s prodajno silo ali težave s strankami. V vsakem primeru, če prodaja predstavlja le 80 odstotkov pričakovanega, boste verjetno morali izvesti takojšnje korektivne ukrepe.
• Stanja zalog so v povprečju 50.000 $ na koncu meseca in ne 100.000 $ na koncu meseca. Nižje stanje zalog od pričakovanega je lahko dobro ali slabo. Končno stanje zalog, ki je polovica tega, kar pričakujete, lahko pomeni, da prodajate izdelke veliko hitreje, kot ste pričakovali (in zato bi morali povečati naložbo v zaloge in nakup zalog). Nizka naložba v zaloge pa lahko pomeni tudi, da preprosto ne dobite materialov od svojih prodajalcev tako hitro, kot jih potrebujete, in posledično obstaja veliko tveganje, da boste izgubili prodajo zaradi neustreznih ravni zalog.
• Stroški raziskav in razvoja znašajo 50.000 $ na leto namesto 25.000 $ na leto. Stroški raziskav in razvoja, ki so dvakrat višji od pričakovanega, se zdijo slabi. Kako je lahko dobro za stroške porabiti dvakrat več, kot pričakujete? Podvojitev izdatkov za raziskave in razvoj je lahko dobra, če nepričakovano vlagate v kakšen obetaven nov izdelek, idejo ali tehnologijo.
• Prodaja določenemu razredu kupcev je 50 odstotkov višja. Recimo, da ste uporabili razrede za sledenje prodaji strankam znotraj in zunaj države. Če opazite, da je precej nepričakovano prodaja strankam zunaj države 50 odstotkov večja od pričakovane, lahko to odstopanje kaže na priložnost, da prodate še več zunaj države. Morda lahko z več truda in energije stranke iz tujine postanejo še večji del vašega podjetja. Včasih odstopanja prepoznajo priložnosti, ki bi jih sicer zamudili.