Upravljanje projektov v QuickBooks Online

Funkcija QuickBooks Online Projects vam pomaga organizirati na enem centraliziranem mestu vse dele – torej povezane transakcije, porabljen čas in potrebna poročila –, ki sestavljajo … no, projekt. Poročila, vključena v funkcijo Projekti, vam pomagajo določiti dobičkonosnost vsakega projekta in spremljati neobračunani čas in stroške ter čas, ki ni zaračunan.

Če uporabljate QBO Plus v Kanadi, Združenem kraljestvu, ZDA ali Avstraliji, lahko izkoristite funkcijo Projekti. Trenutno je funkcija v načinu »predogleda« – kar pomeni, da je na voljo samo v QuickBooks Online Labs. Če želite vklopiti funkcijo, sledite tem korakom:

Kliknite Gear in nato QuickBooks Labs.
Na dnu stolpca Vaše podjetje boste našli QuickBooks Labs.

QBO prikaže to stran.

Stran QuickBooks Labs.

Kliknite gumb Izklop poleg Sledi svojim projektom, da vklopite funkcijo Projekti.

Gumb za izklop se spremeni v On in prikaže se sporočilo, ki vam pove, da je QBO aktiviral vtičnik Projects.

Kliknite Končano, da se vrnete v svoje podjetje QBO.

V podoknu za krmarjenje se prikaže nova možnost Projekti. Ko kliknete to možnost, vas QBO pozove, da nastavite svoj prvi projekt.

Nova stran Projekti v QBO.

Kliknite Dodaj svoj prvi projekt, da začnete uporabljati funkcijo Projekti. Na desni strani zaslona se prikaže plošča; na plošči navedite ime projekta, ki je lahko poljubno in mora biti nekaj, kar boste zlahka prepoznali. Posredujte tudi stranko, povezano s projektom, in, če želite, morebitne opombe o projektu. Ko končate, kliknite Shrani in QBO prikaže sporočilo, da vas obvesti, da je nastavil projekt. Ko kliknete V redu, da opustite sporočilo, se prikaže stran, kot je ta.

Stran Pregled za podrobnosti projekta.

Terminologija tukaj lahko postane nekoliko zmedena; zgoraj, si ogledujete stran Pregled za podrobnosti projekta. Na tej strani je prikazan seznam poročil, povezanih z informacijami o projektu, ki si jih lahko ogledate in bi se morda bolje imenovala »Poročila o projektu« namesto »Pregled«. Na strani Transakcije (kliknite povezavo poleg Pregled) so navedene vse transakcije, povezane s projektom. Če na tej točki kliknete Projekti v vrstici za krmarjenje, se na strani prikaže seznam projektov, ki ste jih vzpostavili; lahko kliknete kateri koli projekt, da prikažete stran, prikazano spodaj.

Čeprav izberete stranko, ko ustvarite projekt, QBO ne potegne obstoječih transakcij za stranko na stran Projekti. Novoustvarjeni projekti nimajo transakcij — zato je logično, da je stran Transakcije prazna in poročila ne vsebujejo nobenih informacij.

Če razmišljate o spremembi imena stranke v obstoječih transakcijah, da bi te transakcije potegnili v projekt, bodite previdni. Sprememba stranke ima lahko posledice prek QBO. Če na primer poskušate spremeniti stranko, dodeljeno plačilni transakciji, ki ste jo naložili, vas bo QBO opozoril, da morate odstraniti transakcijo iz depozita, preden lahko spremenite ime stranke. In to bo pokvarilo vaš depozit, razen če se ne spomnite, da boste plačila ponovno prišteli depozitu. Stvari se lahko zelo hitro zapletejo.

Poskrbite, da boste med ustvarjanjem transakcije namesto stranke izbrali projekt s spustnega seznama Stranka.

Na spodnji sliki se ustvarja transakcija računa za projekt. In imate novo mesto za začetek, ko želite projektu dodati transakcijo; čeprav lahko začnete iz menija Ustvari ali od Prodaja v navigacijski vrstici, lahko kliknete tudi gumb Dodaj v projekt, ko kliknete Projekti v vrstici za krmarjenje. Upoštevajte, da ne morete ustvariti potrdila o prodaji na strani Projekti; uporabite meni Ustvari ali stran Prodaja.

Izdelava računa za projekt.

Ko vaš projekt zbere transakcije, postanejo poročila smiselna. Poročilo o seznamu transakcij privzeto prikazuje točno tisto, kar bi pričakovali: vse transakcije, dodeljene projektu.

Poročilo o dobičkonosnosti projekta je v bistvu poročilo o dobičku in izgubi projekta; spodaj vidite vzorec.

Vzorčno poročilo o dobičkonosnosti projekta.

Poročilo Neobračunani čas in stroški prikazuje čas, ki je bil dodeljen projektu, vendar še ni zaračunan, poročilo Neobračunani čas pa prikazuje čas, zabeležen v projektu, ki ga ne morete zaračunati projektu.

Funkcija Projekt vam ponuja tudi načine za "odlaganje" projekta. Če označite Projekt v vrstici za krmarjenje in nato kliknete gumb Možnosti za določen projekt, se lahko odločite, da projekt označite kot zaključen, označite projekt kot preklican ali izbrišete projekt. Upoštevajte, da ne morete izbrisati nobenega projekta, ki ima povezane transakcije; projekt morate označiti kot dokončan ali preklican.