Upravljanje plače s QuickBooks 2003

Če želite uporabljati QuickBooks za obračun plač, ker želite prihraniti denar, se ne bojite malo papirologije ali morda želite dodatno prilagodljivost, ki jo prinaša, da to storite sami, se morate prijaviti za eno od storitev za obračun plač QuickBooks: Osnovna storitev obračunavanja plač ali storitev Deluxe Payroll Service.

Če se želite prijaviti za katero koli storitev, se pripravite na internet. Sledite tem korakom:

1. Izberite ukaz Zaposleni –> Nastavi obračun plač.

Ali pa izberite Employees na seznamu Navigatorji in nato kliknite ikono Set Up Payroll.

QuickBooks se poveže z internetom in prikaže prvo stran večstranskega spletnega obrazca, ki vam omogoča, da nastavite bodisi osnovno plačilno storitev bodisi storitev za obračun plač Deluxe.

2. Sledite navodilom na zaslonu.

Kako je to za popolnoma, neboleče preprosto?

Boj proti davkom

Potrebujete nekaj stvari, če želite izplačati plače na pravi način: identifikacijsko številko delodajalca, identifikacijsko številko delodajalca v državi, če odtegnete dohodnine države, identifikacijsko številko za primer brezposelnosti in nekatere davčne obrazce W-4.

Pridobitev identifikacijske številke delodajalca

Če želite pridobiti identifikacijsko številko delodajalca, morate pri Internal Revenue Service (IRS) vložiti obrazec SS-4 ali zahtevo za identifikacijsko številko delodajalca, da lahko dobite identifikacijsko številko delodajalca. Ta obrazec lahko dobite na davčni upravi ali tako, da pokličete davčno upravo in zahtevate.

Za identifikacijsko številko delodajalca se lahko prijavite in prejmete tudi po telefonu. Še vedno pa morate izpolniti obrazec SS-4, da boste lahko odgovorili na vprašanja, ki jih IRS zastavi med kratkim postopkom telefonske prijave. (Ko imate majhen telefonski pogovor, morate obrazec poslati po pošti ali faksu na davčno uslužbenko.)

Da zaposleni opravijo svoj del

Prav tako morate narediti nekaj drugega, preden boste vedeli, kako ravnati z vsemi temi davki – vsak od vaših zaposlenih mora izpolniti obrazec W-4, da vam pove, kakšen status prijave bo uporabil in koliko osebnih oprostitev bo imel. bom trdil. Uganete, kje dobite prazne W-4? Od vašega prijaznega agenta IRS ali spletnega mesta IRS .

Plačevanje zaposlenih

Ko se naročite na storitev za obračun plač QuickBooks, nastavite svoje plačilne račune in dobite identifikacijsko številko delodajalca, ste pripravljeni nekomu plačati. Ta razdelek vas bo presenetil, še posebej, če ste plače opravljali ročno. Zaradi tega se vaša odločitev o uporabi QuickBooks za izplačilo plač izplača. Takole:

1. Začnite postopek obračuna plač z izbiro Zaposleni –> Plačaj zaposleni.

Ali pa izberite Zaposleni na seznamu Navigatorji in kliknite ikono Plačaj zaposlenim. Prikaže se okno Izbira zaposlenih za plačilo. Če na tem seznamu ne vidite imena, ki ga iščete, uslužbenca niste nikoli dodali na svoj seznam zaposlenih.

2. Spremenite vse nastavitve, ki jih želite.

Ni vam treba uporabiti nobenega od polj in gumbov okna Izbira zaposlenih za plačilo, da spremenite način, kako QuickBooks izvaja obračun plač. Lahko pa naredite več sprememb:

• • Če čekov ne nameravate tiskati – morda jih napišete na roko ali samo za shranjevanje knjig uporabljate QuickBooks – pustite potrditveno polje Natisniti.

• V spustnem seznamu Bančni račun potrdite bančni račun, s katerega zaposleni prejemajo plačila.

• Običajno želite za vsak slučaj pustiti izbrano možnost Vnesite ure in preverite predogled pred ustvarjanjem. Če izberete to možnost, QuickBooks prikaže predogled povzetka za vsako plačo, ki jo ustvarite. Če izberete drugo možnost, Ustvari ček brez predogleda z uporabo spodnjih in zadnjih količin, vam QuickBooks ne dovoli, da najprej preverite njegovo delo – QuickBooks samo ustvari čeke.

• Ustrezno nastavite datum preverjanja in datuma konca plačilnega obdobja.

3. Izberite zaposlene, ki jih plačujete, in kliknite gumb Ustvari.

Če plačujete vse navedene zaposlene, kliknite gumb Označi vse na desni strani zaslona Izbira zaposlenih za plačilo. Če želite zaposlene označiti posebej, kliknite poleg vsakega v levem stolpcu – stolpec s kljukico v naslovu. Nato kliknite gumb Ustvari, da QuickBooks ustvari "osnutke" različice vsakega od plačilnih pregledov, ki jih potrebujete za zaposlene. QuickBooks nato prikaže okno Preview Paycheck, če ste v 2. koraku navedli, da želite predogled pregledov plač. Okno prikazuje tudi davek na izplačane plače in zneske odtegljaja, ki jih je QuickBooks izračunal za vas.

4. Po potrebi izpolnite podatke o plačilni listi.

V polje Zaslužek vnesite število ur, ki jih je oseba delala, in po potrebi te ure uporabite za stranko ali delovno mesto. V polje Druge postavke plače vnesite provizije, dodatke (kot so napitnine, bonusi in povračila stroškov), odbitke (kot so sindikalne članarine in prispevki 401(k)) in prispevke podjetja (kot so zavarovalnine ali 401(k) ustrezni zneski). Prav tako lahko spremenite postavko plačilne liste ali stopnjo ali dodate drugo postavko plače, če je potrebno.

Glejte to. QuickBooks izračuna davke za podjetja in zaposlene ter znesek neto čeka. Če so nekateri podatki netočni, preprosto kliknite znesek in ga spremenite tako, da ga izbrišete ali zamenjate s pravilnimi podatki.

Morda boste opazili tudi, da QuickBooks hrani vsote tako za trenutni ček kot za tekoče leto.

5. Kliknite gumb Ustvari, da zabeležite transakcijo na plačilnem čeku.

Ko preverite plače vseh zaposlenih, se QuickBooks vrne v pogovorno okno Izbira zaposlenih za plačilo.

6. Natisnite čeke.

Čeke lahko natisnete v oknu Izbira zaposlenih za plačilo s klikom na gumb Natisni plačne čeke. QuickBooks natisne plače tako kot redne čeke.