Uporaba QuickBooks za upravljanje zalog v proizvodnem podjetju

Sledenje zalogam v proizvodnem podjetju je težje kot v drugih vrstah podjetij. Ko v QuickBooks vse strnete v njegovo bistvo, težava izvira iz nekaj zapletenih računovodskih zahtev:

• V proizvodnem okolju proizvajalec združuje surovine v končne izdelke. To pomeni – in to je izziv –, da proizvodni proces zmanjša število in vrednost zalog za nekatere predmete (surovine ali komponente) in hkrati poveča število in vrednost drugih, končnih izdelkov.
• V proizvodnem okolju pravila pravijo, da vrednosti artiklov ne štejete le v vrednosti zalog končnega blaga. Prav tako štejete stroške dela in tovarniške režijske stroške, uporabljene pri izdelavi predmetov.

QuickBooks rešuje prvo težavo, povezano s proizvodnim inventarjem, vendar ne rešuje ali obravnava druge težave. Na srečo, dokler ste majhen proizvajalec, vam verjetno ni treba preveč skrbeti za drugo težavo. O tem bi morali vprašati svojega CPA. Ampak ne skrbite - Kongres in davčna služba sta zagotovila kup vrzeli, ki majhnim fantom olajšajo računovodstvo.

Ravnanje z inventarjem na preprost način

Če uporabljate QuickBooks Pro ali nekatere starejše različice QuickBooks Premier, nimate možnosti obračunavanja izdelave zalog v QuickBooks. Najboljše, kar lahko storite, je združiti elemente, da jih združite v posamezne postavke na računu stranke.

Ta pristop se sliši površno, vendar ni tako slab, kot si morda mislite na prvi pogled. Izberete lahko, da na računu stranke prikažete samo skupinsko postavko. To pomeni – če se vrnemo k primeru cvetličarne, ki prodaja rdeče vrtnice in vaze –, da lahko cvetličar »izdela« kristalno vazo z ducatom rdečih vrtnic in nato izdelan artikel prikaže kot skupinski artikel na kupčevem računu.

Ena stvar, ki je problematična pri pristopu »samo uporabljaj skupinski predmet«, je ta, da vam ne omogoča sledenja vrednosti zalog končnega blaga.

Izvajanje obračuna zalog v QuickBooks

Za upoštevanje izdelave inventarja v rešitvah QuickBooks Premier ali QuickBooks Enterprise Solutions dodate elemente sklopa inventarja na seznam elementov za tiste predmete, ki jih izdelate. Prav tako beležite izdelavo predmetov, ko jih ... no, izdelujete .

Recimo, da Pine Lake Porcelain večinoma samo kupuje in preprodaja skodelice za kavo in druge porcelanaste dodatke. Predpostavimo pa tudi, da podjetje Pine Lake Porcelain enkrat letno sestavi zbirko skodelic za rdečo kavo v darilni set za valentinovo. V tem primeru lahko QuickBooks posname sestavljanje darilnega kompleta v škatli, ki združuje na primer štiri skodelice za rdeče kavo, kartonsko škatlo in nekaj ovoja v papirnati papir.

Dodajanje elementov sestavljanja inventarja

Če želite opisati izdelane izdelke, sledite tem korakom:

Izberite Seznami → Seznam predmetov.\

QuickBooks prikaže okno Seznam elementov.

Kliknite gumb Element v oknu Seznam elementov in na spustnem seznamu izberite Novo.

QuickBooks prikaže okno New Item.

Na spustnem seznamu Vrsta izberite element Inventar Assembly.

QuickBooks prikaže različico Inventory Assembly v oknu New Item.

Določite račun, ki ga želite uporabiti za sledenje stroškom tega artikla, ko ga prodajate.

QuickBooks predlaga račun za stroške prodanega blaga. Če ste za svoj COGS ustvarili druge račune, izberite drug ustrezen račun.

Opišite izdelan izdelek.

Vnesite opis artikla, ki ga želite prikazati v dokumentih, ki jih vidijo vaše stranke, kot so računi. (QuickBooks kot privzeto predlaga isti opis, ki ste ga uporabili v besedilnem polju Opis nakupnih transakcij.)

V polje Prodajna cena vnesite znesek, ki ga zaračunavate za artikel.

S spustnim seznamom Davčna številka označite, ali je proizvedeni izdelek zavezan prometnemu davku.

S spustnim seznamom Račun dohodka določite račun, ki ga želite, da QuickBooks uporablja za sledenje dohodka od prodaje predmeta.

Določite komponente, ki so vključene v končni predmet.

Uporabite seznam blagajne za identifikacijo posameznih sestavnih elementov in količine, potrebne za sestavo inventarja. Vsak element komponente je v ločeni vrstici na seznamu. Da ne bo preveč odveč, vendar upoštevajte, da identificirate tako element komponente kot tudi število potrebnih elementov komponent.

Identificirajte račun sredstev.

Določite drugi račun trenutnega sredstva, ki ga želite, da QuickBooks uporablja za sledenje vrednosti tega elementa inventarja.

Izberite točko gradnje.

Uporabite polja Točka gradnje, da določite najnižjo količino zalog tega predmeta, ki lahko ostane, preden izdelate več. Ko raven zalog pade na to količino, QuickBooks doda opomnik na seznam opomnikov, ki vas obvesti, da morate izdelek narediti več.

Ignorirajte polja Na voljo in Skupna vrednost.

Vidite tisto Pri roki škatlo? Pustite nastavljeno na nič. Če zdaj vnesete številko, to pomeni, da zabeležite nekategorizirano transakcijo, tega pa ne želite storiti. Nadaljujte in pustite tudi polje Skupna vrednost nastavljeno na nič.

Pustite polje Od začetka prazno ali vnesite trenutni datum.

Ni pomembno.

Različica za sestavljanje inventarja okna Nov predmet.

Snemanje izdelave ali montaže predmetov

Če želite zgraditi nekaj sklopov, izberite ukaz Prodajalci → Dejavnosti inventarja → Zgradite sklope. QuickBooks prikaže okno Build Assemblies. Vse, kar naredite, je, da na spustnem seznamu Montažni element izberete stvar, ki jo želite zgraditi, in nato vnesite količino, ki ste jo vi (ali kakšen nesrečni sodelavec) zgradili v polju Količina za gradnjo v spodnjem desnem kotu. Nato kliknete gumb Zgradi in zapri ali Zgradi in novo. (Kliknite gumb Zgradi & Novo, če želite posneti sestavo nekaterih drugih elementov.)

Različica Build Assemblies okna New Item.

Tukaj je nekaj stvari, ki si jih morate zapomniti o ukazu Build Assemblies:

• V zgornjem desnem kotu okna QuickBooks prikazuje količino sklopa, ki ga imate pri roki, in število strank, ki so oddale naročila. To so zelo koristne informacije, zato ne pozabite, da so tam.
• Tabela v oknu Build Assemblies vam prikazuje, kaj je vključeno v vaš izdelek. Ni vas briga, ampak to je seznam materialov.
• Na dnu seznama seznama materialov vam QuickBooks prikaže največje število sklopov, ki jih lahko naredite glede na vaš trenutni zalog.
• Ko zgradite predmet, QuickBooks prilagodi število predmetov v zalogi. Če izdelujete darilne komplete v škatlah, vsak s štirimi rdečimi skodelicami in dvema robčkoma za zavijanje, QuickBooks zmanjša število elementov rdečih skodelic in robčkov za zavijanje ter poveča število darilnih kompletov v škatlah, ko snemate izdelavo sklopa.

Nekatere komponente, uporabljene v sklopu, morda niso predmeti inventarja. V sklopu lahko uporabite dele, ki niso na zalogi.

Upravljanje več lokacij zalog

QuickBooks Enterprise Solutions vam omogoča, da se spopadete z izzivom vodenja evidence shranjevanja zalog na več lokacijah. Če želite vklopiti to zmožnost, imenovano Napredno sledenje zalog, izberite ukaz Uredi → Nastavitve, kliknite Predmeti in inventar, kliknite zavihek Nastavitve podjetja in nato kliknite gumb Napredne nastavitve zalog.

Če uporabljate različico QuickBooks Enterprise Solutions, QuickBooks prikaže pogovorna okna, ki vam omogočajo sestavljanje seznama inventarnih mest, poleg tega pa doda polja v ustrezna okna in pogovorna okna, tako da lahko sledite postavkam zalog po mestu. Če ne uporabljate različice QuickBooks Enterprise Solutions, QuickBooks prikaže informacije o tem, kako lahko nadgradite na Enterprise Solutions.