Transakcije s kreditno kartico v QuickBooks 2021

QuickBooks lahko uporabite za sledenje vašim poslovnim kreditnim karticam na enak način, kot ga uporabljate za vodenje čekovne knjižice. Postopek je skoraj enak, z nekaj gubami.

Mimogrede, čeprav ta članek v resnici govori o tem, kako zaračunavate denar s kreditnih kartic, govorimo tudi o tem, kako ravnati z zapleteno težavo vaših strank, ki plačujejo s kreditnimi karticami.

Kako slediti poslovnim kreditnim karticam v QuickBooks 2021

Če želite s QuickBooks spremljati porabo in stanje na kreditnih karticah, morate nastaviti račun kreditne kartice – če tega še niste storili v nastavitvi QuickBooks. (Za primerjavo, bančne račune uporabljate za sledenje stvari, kot je denar, ki teče na čekovni, varčevalni ali denarni račun in iz njega.)

Nastavitev računa kreditne kartice

Če želite nastaviti račun kreditne kartice, sledite približno istim korakom, kot jih uporabljate za nastavitev bančnega računa:

1. Izberite Seznami→ Kontni načrt.

Ali pa kliknite ikono kontnega načrta na začetnem zaslonu. QuickBooks prikaže okno kontnega načrta, kot je prikazano.

Okno kontnega načrta

2. Kliknite gumb Račun v spodnjem levem kotu okna kontnega načrta in nato v spustnem meniju izberite Novo.

QuickBooks prikaže prvo okno Dodaj nov račun, ki preprosto prikaže seznam gumbov z možnostmi, ki ustrezajo različnim vrstam računov, ki jih QuickBooks omogoča.

3. Izberite možnost Kreditna kartica.

Če izberete Credit Card, QuickBooks pove, da želite nastaviti račun kreditne kartice. Prepričan sem, da ste presenečeni. Kliknite Nadaljuj. QuickBooks prikaže drugo okno Dodaj nov račun, kot je prikazano.

Drugo okno Dodaj nov račun

4. V besedilno polje Ime računa vnesite ime računa.

Zakaj ne bi naredili prav? Premaknite kazalec na besedilno polje Ime računa in nato vnesite ime vaše kreditne kartice.

5. Vnesite številko kartice v račun kreditne kartice. Št. besedilno polje.

Če ustvarjate splošni račun kreditne kartice za več kot eno kartico, pustite račun kreditne kartice. Št. besedilno polje je prazno. Medtem ko ste pri tem, lahko opišete tudi kartico. Morda boste želeli vnesti Oderuštvo! v besedilnem polju Opis, odvisno od obrestne mere vaše kartice.

6. Kliknite gumb Shrani in zapri.

QuickBooks znova prikaže okno kontnega načrta. Zdaj je v oknu naveden dodaten račun: račun kreditne kartice, ki ste ga pravkar ustvarili.

Izbira računa kreditne kartice, da jo lahko uporabljate

Če želite QuickBooks povedati, da želite sodelovati z računom kreditne kartice, uporabite okno Računski načrt. Izberite Seznami→ Kontni načrt. Ko prikažete okno, dvokliknite račun kreditne kartice, ki ga želite uporabiti. QuickBooks prikaže register kreditnih kartic, tako da lahko začnete beležiti transakcije.

Kot alternativo oknu kontnega načrta lahko kliknete ikono Vnos stroškov kreditne kartice v območju Bančništvo na začetnem zaslonu. Lahko pa izberete Bančništvo→ Vnesite stroške kreditne kartice.

Vnos transakcij s kreditno kartico

Če izberete ukaz Banking→Use Register in izberete račun kreditne kartice, QuickBooks prikaže register kreditnih kartic. Ta slika prikazuje register za račun kreditne kartice z imenom Frequent Flyer Card. Izgleda zelo podobno registru za preverjanje, kajne?

Register kreditnih kartic

Register kreditnih kartic deluje kot običajno okno registra, ki ga uporabljate za tekoči račun. Transakcije vpisujete v vrstice registra. Ko zabeležite bremenitev, QuickBooks posodobi stanje kreditne kartice in preostali kreditni limit.

Zapis bremenitve kreditne kartice

Zapisovanje bremenitve kreditne kartice je podobno beleženju čeka ali dviga bančnega računa. Za ponazoritev, predpostavimo, da ste vaši najljubši mehiški restavraciji La Cantina zaračunali 75 $ burritos in margarite. To bremenitev zabeležite tako:

1. Izberite Bančništvo→ Vnesite stroške kreditne kartice.

Prikaže se okno Vnesite stroške kreditne kartice, kot je prikazano.

Okno Vnesite stroške kreditne kartice

2. V spustnem meniju Kreditna kartica izberite kreditno kartico, s katero ste bremenili stroške.

Kliknite puščico navzdol poleg polja Kreditna kartica in nato v spustnem meniju izberite kartico.

3. V polje Purchased From zapišite ime podjetja, ki ste ga plačali s kreditno kartico.

Premaknite kazalec na vrstico Purchased From in kliknite puščico navzdol. Vidite meni z imeni. Izberite eno v meniju.

Če še nikoli niste jedli v tej dobri restavraciji, izberite Dodaj novo; nato dodajte ime podjetja.

4. Izberite ustrezen gumb možnosti, da označite, ali je transakcija nakup ali kredit.

Izberite gumb za možnost Nakup/zaračunaj, če želite zabeležiti nakup (kar počnete večino časa in kar vam ta primer prikazuje). Izberite gumb Možnost vračila/kredita, če želite vpisati dobroimetje na svoj račun (če ste na primer kaj vrnili).

5. V polje Datum vnesite datum bremenitve.

Premaknite kazalec na vrstico z datumom (če kazalca še ni) in vnesite datum v obliki zapisa MM/DD/LLLL. Vnesite na primer 07012021 ali 7/1/21 za 1. julij 2021. Če to bremenitev vnesete dva ali tri dni po tem, ne vnašajte današnjega datuma; vnesite datum bremenitve. Uporaba tega datuma olajša uskladitev vaše evidence z evidenco izdajatelja kreditne kartice, ko prejmete mesečni izpisek.

6. Vnesite znesek bremenitve v polje Znesek.

Premaknite kazalec na vrstico Znesek in vnesite skupni znesek bremenitve. Opomba: Ne vnašajte znaka za dolar, ampak piko, ki označuje decimalno mesto.

7. (Neobvezno) Vnesite opis beležke v besedilno polje Beležka.

Premaknite kazalec na polje z besedilom Beležka in vnesite poseben razlog, zakaj polnite predmet. V tem primeru bi lahko vnesli »Attorney/CPA Lunch« ali kaj podobnega.

Počakaj. Veš kaj? Naj bom bolj resen. Brez heca za trenutek, prav? Ta opomba je dobro mesto za dokumentiranje poslovnega namena bremenitve, kar je obveznost davčne zakonodaje, če beležite bremenitev kreditne kartice za potovanja, obroke ali zabavo.

8. Izpolnite zavihek Stroški.

Zavihek Stroški uporabljate za beleženje poslovnih stroškov.

Pomaknite se na stolpec Račun na zavihku Stroški, kliknite puščico navzdol in v meniju izberite račun odhodkov (najverjetneje Potovanja in vnos: Prehrana za poslovno kosilo). Če tukaj vnesete ime, ki ga QuickBooks še ne pozna, vas pozove, da nastavite račun stroškov.

QuickBooks samodejno izpolni stolpec Znesek, ko vnesete vsoto v polje Znesek. Vnesite nekaj v stolpec Memo in ta strošek dodelite stranki: delo in razred, če želite. Če želite razredu dodeliti stroške, morate vklopiti sledenje razreda.

9. Izpolnite zavihek Predmeti.

Ker je ta cena za obrok v restavraciji, ne razvrščate stroškov. Če bi zaračunavali zaloge, kot so les, zaloge papirja in tako naprej, bi izpolnili zavihek Predmeti.

Če imate naročilo (PO) v evidenci pri prodajalcu, ki ste ga vnesli v vrstico Kupljeno od, vam QuickBooks to pove. Kliknite gumb Izberi naročilo, da si ogledate seznam vaših odprtih naročil naročil pri prodajalcu.

10. Zabeležite bremenitev s klikom na gumb Shrani & novo ali gumb Shrani in zapri.

Strošek je zabeležen v registru kreditnih kartic. Ta slika prikazuje, kako izgleda register kreditnih kartic, ko vnesete nekaj stroškov.

Register kreditnih kartic z nekaterimi transakcijami

Spreminjanje stroškov, ki ste jih že vnesli

Morda zabeležite bremenitev kreditne kartice in nato ugotovite, da ste jo zapisali napačno. Ali pa ga morda sploh ne bi smeli posneti, ker niste plačali poslovnega kosila. (Nekdo drug je za to plačal po enem od tistih prijateljskih prepirov o tem, kdo bi moral plačati račun. Saj poznate vrsto argumenta, ki ga mislim: »Ne, vztrajam.« »Nasprotno, vztrajam.« Dobiš sliko.)

Morate iti v register kreditnih kartic in urediti ali izbrisati bremenitev, tako da sledite tem korakom:

1. Izberite Seznami→ Kontni načrt.

Videli boste okno kontnega načrta.

2. Dvokliknite račun kreditne kartice, kjer je napačna bremenitev.

Kot magija se na zaslonu prikaže register kreditnih kartic.

3. Izberite transakcijo s kreditno kartico, ki jo želite izbrisati ali spremeniti.

To je lahko. Preprosto premaknite kazalec na transakcijo.

4. Razveljavite, izbrišite ali uredite transakcijo, kot sledi:

• • Če želite razveljaviti transakcijo s kreditno kartico, izberite Uredi→ Razveljavi bremenitev kreditne kartice in kliknite V redu.
  • Če želite izbrisati transakcijo, izberite Uredi→ Izbriši bremenitev kreditne kartice. QuickBooks prikaže okno s sporočilom, ki vas vpraša, ali res želite izbrisati transakcijo. Kliknite V redu.
  • Če želite urediti transakcijo, kliknite gumb Uredi transakcijo na traku na vrhu okna. Vrnete se v okno Vnesite stroške kreditne kartice. Tam naredite spremembe in nato kliknite Shrani & novo ali Shrani in zapri. Spremembe lahko izvedete tudi v registru kreditnih kartic in kliknete Zapiši, ko končate.

Kako uskladiti izpisek kreditne kartice in plačati račun

Račun kreditne kartice uskladite ali izravnate na enak način, kot izravnate bančni račun. Ko zagotovite stanje računa in kliknete Poravnaj zdaj, QuickBooks prikaže pogovorno okno Izvedi plačilo, v katerem vas vpraša, kako želite plačati račun. Plačate lahko s čekom ali vnesete račun, ki ga želite plačati pozneje. (Druga možnost je metoda obračuna obveznosti.)

Če se odločite za plačilo računa s pisanjem čeka, greste naravnost v okno Write Checks in zavihek Stroški se izpolni namesto vas. Izpolnite ime izdajatelja kartice, datum in tako naprej. Ko končate, kliknite Shrani in novo ali Shrani in zapri. Plačilo je zabeleženo tako v registru čekov kot v registru kreditnih kartic, ker bremenite račun obveznosti kreditne kartice s celotnim čekom.

Če se odločite, da plačilo vnesete kot račun, ki ga želite plačati pozneje, greste v okno Vnos računov. Vse izpolnite tako, kot bi, če bi bili v oknu Write Checks. Ko kliknete Shrani & Novo, se transakcija zapiše v register obveznosti do računov in register kreditnih kartic.

Kaj pa debetne in bankomatske kartice?

Debetne in bankomatske kartice, ko se lotite tega, sploh niso kreditne kartice. Uporaba debetne kartice ali kartice na bankomatu je bolj podobna pisanju čeka kot karkoli drugega. Namesto da dvignete denar s pisanjem čeka, dvignete denar z uporabo debetne kartice (ki jo od tu naprej imenujem tej vrsti kartice).

Čeprav je transakcija z debetno kartico včasih videti (vsaj vašim prijateljem in trgovcem, pri katerih nakupujete) kot transakcija s kreditno kartico, morate transakcijo z debetno kartico obravnavati tako, kot ravnate s čekom. Na kratko, to morate storiti:

• Ko nekaj bremenite z debetno kartico, zabeležite transakcijo tako kot beležite redni ček. Morda boste želeli vnesti številko transakcije kot številko čeka ali v vrstico Memo, da boste lahko spremljali transakcijo.
• Ko dvigujete gotovino z debetno kartico, zabeležite transakcijo kot redni dvig (ali nakazilo na gotovinski račun), kot da bi šli na banko s položnico za dvig.
• Ko opravite polog prek bankomata z uporabo debetne kartice, zabeležite transakcijo tako, kot beležite navaden depozit.

Kaj pa kreditne kartice strank?

Pred vami bi rad spregovoril o neprijetni temi in zaključil najino razpravo o tem, kako delati s kreditnimi karticami. Tukaj govorim o – gulp – kako ravnati s plačili strank s kreditno kartico.

V redu, če tega še ne veste, čeprav vam vaše stranke verjetno radi plačujejo s kreditnimi karticami, vam kreditne kartice strank povzročajo glavobol. Razlog je v tem, da vaša trgovska banka ali obdelovalec kreditnih kartic združuje stroške kreditnih kartic strank in nato – morda na dnevni osnovi ali morda vsakih nekaj dni – na vaš bančni račun nakaže velik kup gotovine. Gotovina predstavlja vsoto nedavnih bremenitev kreditne kartice minus provizijo (upam, da je skromna).

Vse to zveni dovolj neškodljivo, a tukaj je primer, kako deluje. Stranke A, B in C pridejo v ponedeljek in porabijo 5, 10 oziroma 15 USD. Nato v torek pridejo stranke D, E in F in porabijo 10 $, 50 $ oziroma 30 $. V sredo ne prodate ničesar nekomu, ki uporablja kreditno kartico, vendar vidite nakazilo v višini 105 USD na vašem bančnem računu s strani izdajatelja kreditne kartice.

Težava je v tem, da gledate transakcije s kreditnimi karticami v zadnjih dveh dneh in veste, da skupaj znašajo 120 $, ker je to skupni znesek, ki ste ga prodali strankam A, B, C, D, E in F. Kaj je torej s 105 $? Ali je manjkajočih 15 $ pristojbina za storitev? Oh, ne, počakaj. Morda je stranka A poklicala izdajatelja kreditne kartice in blokirala prvo bremenitev za 5 $. Ali pa je bila morda stranka B?

Če sprejmete kreditno kartico, veste, kako to deluje, kajne? To je kraljevski glavobol.

Mislim, da imate verjetno dva razumna pristopa za spopadanje s to norostjo:

• Način dobrega računovodje: plačila s kreditnimi karticami strank lahko beležite na običajen način – tako, kot pričakuje QuickBooks. The Good Accountant's Way ustvarja lepe in natančne evidence, vendar za ceno ogromnih knjigovodskih težav. Vas zanima več informacij? Super! Z ukazom QuickBooks Help poiščite spletno pomoč QuickBooks za temo o zapisovanju plačila s kreditno kartico.
• Način slabega računovodstva: Transakcije s potrdili o prodaji lahko samo zabeležite, ko izdajatelj kreditne kartice na vaš bančni račun položi zneske neto stroškov. Z drugimi besedami, z uporabo primerov številk, navedenih v prejšnjem odstavku, namesto da beležite posamezne transakcije za stranke A, B, C, D, E in F, ko pride do prodaje, lahko zabeležite transakcijo v vrednosti 105 USD, ko izdajatelj kreditne kartice deponira 105 $ na vaš bančni račun. Če poznate stroške storitev izdajatelja kreditne kartice, lahko to zabeležite tudi z uporabo dnevnika. (Verjetno boste za pomoč prosili svojega računovodjo.)

Moral bi ti povedati nekaj drugega. Pot slabega računovodje verjetno ni upravičena, razen če ste v situaciji velikega obsega – kot je trgovina na drobno – in ko uporabljate sistem periodičnega inventarja ali če ne prodajate zalog. Če imate le nekaj transakcij s kreditnimi karticami – recimo eno vsakih nekaj dni – ali če poskušate uporabiti sistem trajnega inventarja, uporabite način dobrega računovodje.