Spremljanje plačil strank v QuickBooks 2003

Če vam vaše stranke ne plačajo vedno vnaprej za svoje nakupe, morate zabeležiti drugo vrsto plačil – tista, ki jih stranke opravijo, da poplačajo ali plačajo tisto, kar ste jim zaračunali. Za evidentiranje plačil morate seveda najprej evidentirati račune za stranko. Če izdajate dobropise, ki jih stranke lahko uporabijo za zmanjšanje dolgovnih zneskov, morate tudi najprej zabeležiti dobropise za stranko. Ostalo je enostavno.

Za dostop do številnih informacij o strankah na eni strani izberite Kupci –> Center za stranke. Prikaže se Center za stranke, ki navaja neporavnana stanja, neobračunani čas in stroške ter stranke po dobičkonosnosti.

Če želite prikazati okno Prejemanje plačil, preprosto izberite Stranke –> Prejmite plačila. Ali pa na seznamu Navigatorji izberite Stranke in nato kliknite ikono Prejmi plačila. Nato opišite plačilo stranke in plačane račune. Za krvave podrobnosti preberite naslednje korake:

1. Izberite Stranke –> Prejmite plačila.

Prikaže se okno Prejemanje plačil.

2. Identificirajte stranko in po potrebi delo.

Aktivirajte spustni seznam Customer:Job in izberite stranko ali delo s klikom. QuickBooks navede odprte ali neplačane račune za stranko v velikem seznamskem polju Neplačani računi/Zaračunavanje izpiskov na dnu okna.

3. Navedite datum plačila.

Pritisnite tabulatorko, da premaknete kazalec na besedilno polje Datum in vnesite pravilen datum v obliki MM/DD/LL.

4. Vnesite znesek plačila.

Premaknite kazalec na vrstico Znesek in vnesite znesek plačila stranke.

5. (Neobvezno) Določite način plačila.

Aktivirajte Pmt. Spustni seznam Način in izberite način plačila.

6. (Neobvezno) Navedite številko čeka.

Premaknite kazalec na vrstico Ref./Check No. Nato vnesete številko čeka s čeka stranke. Ali morate dokončati ta korak? Ne. Toda ta del informacij je lahko koristen, če imate vi ali stranka pozneje vprašanja o tem, kateri čeki so plačali za katere račune.

7. (Neobvezno) Dodajte opis beležke.

Uporabite opis Memo za shranjevanje informacij, ki vam bodo na nek način pomagale. Upoštevajte, da je to polje natisnjeno na izjavo stranke.

8. Odločite se, kako želite ravnati s plačilom.

Gumbi z možnostmi v spodnjem levem kotu okna bi morali videti nekoliko znani, ker se pojavljajo tudi v oknu Vnos potrdil o prodaji. Te možnosti vam omogočajo, da določite, ali želite plačilo združiti z drugimi nenaloženimi sredstvi ali ga nakazati neposredno na račun.

9. Če ima stranka neporavnane kredite, se odločite, ali jih bo uporabila pri tem plačilu.

QuickBooks sešteje zneske katerega koli od strankinih obstoječih dobropisov. Lahko so kar koli, od preplačila na prejšnjem računu do vračila dobroimetja ali česar koli drugega.

Če želite uporabiti dobropis za določen odprt račun, izberite račun in kliknite gumb Nastavi dobroimetje. Ko QuickBooks prikaže zavihek Kredit v pogovornem oknu Popusti in krediti, kliknite dobropis, ki ga želite uporabiti.

10. Ugotovite, katere odprte račune plača stranka.

Dokler imate izbrano možnost Samodejna uporaba plačil, QuickBooks samodejno uporabi plačilo za odprte račune, začenši z najstarejšim odprtim računom. To aplikacijo lahko spremenite tako, da v stolpec Plačilo vnesete zneske. Preprosto kliknite znesek plačila odprtega računa in vnesite pravilen znesek.

Če želite, lahko del plačila pustite neuporabljen. S klikom na gumb Natisni dobropis lahko ustvarite tudi dobropis za neuporabljeni del plačila stranke.

Če želite uporabiti plačilo stranke za najstarejše odprte račune, kliknite gumb Samodejna uporaba. Če želite preklicati plačila, ki ste jih že uporabili za odprte račune, kliknite gumb Počisti izbire. Počisti izbor in Samodejna uporaba sta isti gumb. QuickBooks spremeni ime gumba glede na to, ali ste že uporabili plačila.

11. Po potrebi prilagodite popuste za zgodnje plačilo.

Če ponujate plačilne pogoje, ki vključujejo popust za zgodnje plačilo, QuickBooks zmanjša prvotni znesek odprtega računa (prikazano v stolpcu Orig. Znesek) za popust predčasno plačil, ki ga določite za izračun prilagojenega dolgovanega zneska (prikazano v stolpcu Znesek. ).

Če želite določiti popust, izberite odprt račun, ki ima popust za predčasno plačilo, ki ga želite spremeniti. Nato kliknite gumb Informacije o popustu. Z malo ali brez obotavljanja se prikaže zavihek Popusti v pogovornem oknu Popusti in krediti. V besedilno polje Znesek popusta vnesite znesek popusta v dolarjih. Nato določite račun stroškov, ki ga želite uporabiti za sledenje popustom za zgodnja plačila, tako da aktivirate spustni seznam Račun popusta in izberete enega od računov. (Odhodki za obresti so verjetno dober račun za uporabo, razen če želite vzpostaviti poseben račun stroškov za zgodnje popuste, ki se imenuje nekaj podobnega Discount Expense ali Discounts Given. Konec koncev, popusti za zgodnje plačilo znašajo obresti.)

Ko končate, kliknite V redu, da se vrnete v okno Prejemanje plačil.

12. Zapišite podatke o plačilu stranke.

Ko ugotovite, katere račune plača stranka – neuporabljeni znesek bi moral verjetno biti prikazan kot nič – ste pripravljeni zapisati podatke o plačilu stranke. To lahko storite tako, da kliknete Shrani & novo ali Shrani in zapri. QuickBooks shrani plačilo stranke, prikazano na zaslonu. Če kliknete Shrani & Novo, se QuickBooks prikaže prazno okno Prejmi plačila, tako da lahko vnesete drugo plačilo.

Na prej zabeležena plačila strank se lahko vrnete s klikom na gumb Prejšnje.