Snemanje računov s QuickBooks 2003

Ko prispe račun, ga najprej zabeležite. Račune lahko zabeležite v oknu Vnos računov ali v registru Plačljivih računov. Če nameravate slediti računom po stroških in postavkah, morate uporabiti okno Vnos računov.

Če želite račun zabeležiti v pogovornem oknu Enter Bills, sledite tem korakom:

1. Izberite Prodajalci –> Vnesi račune.

Ali pa izberite Prodajalci s seznama Navigatorji in nato kliknite ikono Vnesi račune. Nedvomno opazite, da je zgornja polovica tega okna zelo videti kot ček – to je zato, ker se večina informacij, ki jih tukaj vnesete, konča na čeku, ki ga napišete za plačilo računa. (Če vidite besedo Kredit na vrhu obrazca in ne Račun, kliknite gumb možnosti Račun v zgornjem levem kotu. Ta zaslon lahko uporabite tudi za vnos dobroimetja od prodajalcev.)

2. Izberite ime prodajalca, ki ga plačujete.

Če želite ta račun plačati prodajalcu, ki je že na seznamu dobaviteljev, preprosto kliknite puščico navzdol na koncu vrstice Prodajalec in izberite prodajalca. (QuickBooks nato samodejno napolni okno Vnesite račune s toliko informacijami, kot si jih lahko zapomni.) Če pa je ta prodajalec nov, vas QuickBooks pozove, da hitro dodate ali nastavite nekaj informacij o prodajalcu – naslov, kreditno omejitev, plačilni pogoji, in tako naprej. Te podatke navedete v oknu Nov prodajalec.

Če imate pri izbranem prodajalcu eno ali več neizpolnjenih naročil, vas QuickBooks vpraša, ali želite prejeti proti naročilu. Kliknite Da, če to storite, ali Ne, če ne. Če se odločite za prejemanje po naročilu, QuickBooks prikaže pogovorno okno Odpri naročilnice. Preprosto navaja odprta naročila, ki ste jih zabeležili. Ko izberete eno ali več naročilnic za prejemanje, QuickBooks namesto vas izpolni postavke in zneske iz teh naročil, ki jih lahko po potrebi spremenite.

Če želite ustvariti naročilo, ki je le zapis artiklov, ki jih naročite pri prodajalcih, izberite Prodajalci –> Ustvari naročilnice. Ko QuickBooks prikaže okno Ustvari naročilnice, opišite svoje naročilo. Naročilnice tiskate in urejate na enak način kot tiskate račune in dobropise.

3. Izberite plačilne pogoje, ki opisujejo, kdaj zapade račun.

V vrstici Pogoji odprite spustni seznam in izberite plačilne pogoje (če podatki še niso na voljo, ko ste nastavili prodajalca).

4. (Neobvezno) Vnesite beležko, da opišete račun.

V polje Beležka lahko vnesete opombo. Opomba, ki jo vnesete, se prikaže v registru A/P.

5. Premaknite kazalec navzdol do stolpca Račun na kartici Stroški in vnesite ime računa stroškov.

Verjetno je, da želite vnesti ime odhodkovnega računa, ki je že na kontnem načrtu. Če je temu tako, kliknite puščico navzdol, da si ogledate seznam vseh svojih računov. Verjetno se boste morali pomakniti navzdol po seznamu, da pridete do računov stroškov (hiter način, da se premaknete navzdol po seznamu, je, da začnete vnašati ime računa – greste naravnost navzdol po seznamu). Kliknite račun, ki ga predstavlja ta račun (najverjetneje je to Zaloge ali kaj podobnega).

Če morate za ta račun ustvariti novo kategorijo računa stroškov, izberite na vrhu seznama. Videli boste pogovorno okno Nov račun. Izpolnite podatke in kliknite V redu.

Kaj pa, če je denar, ki ga plačujete zaradi tega računa, mogoče razdeliti na dva, tri ali štiri račune stroškov? Preprosto kliknite pod računom, ki ste ga pravkar vnesli. Prikaže se puščica navzdol. Kliknite ga, da vnesete drug račun stroškov, in še enega, in drugega, če želite.

6. Po potrebi se pomaknite na stolpec Znesek in spremenite številke.

Če ta račun razdelite na več računov, se prepričajte, da se številke v stolpcu Znesek seštejejo k skupnemu znesku računa.

7. (Neobvezno) V stolpec Memo vnesite besede razlage ali modrosti.

8. (Neobvezno) Dodelite stroške stranki:Job.

Če nameravate dobiti povračilo teh stroškov ali če želite samo spremljati svoje stroške po delu, vnesite stranko, ki vam bo povrnila stroške. Po potrebi vnesite znesek za vsak račun. S puščico navzdol lahko poiščete stranke in jih nato kliknete.

9. (Neobvezno) Dodeli strošek razredu.

Stroške lahko spremljate tudi po razredih, tako da vnesete v stolpec Razred. Opazite običajno puščico navzdol in jo kliknite, da si ogledate seznam razredov. (Stolpca Razred ne vidite, razen če ste QuickBooks povedali, da želite uporabljati razrede.)

Če želite, da QuickBooks spremlja stroške po razredih, ga lahko nastavite tako. Če želite QuickBooks nastaviti za spremljanje stroškov, izberite Uredi –> Nastavitve. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Nastavitve, kliknite ikono Računovodstvo, kliknite zavihek Nastavitve podjetja in nato označite potrditveno polje Uporabi sledenje razreda.

Če želite, kliknite gumb Preračunaj, da seštejete stroške.

10. Uporabite zavihek Predmeti, da zabeležite različne postavke, ki jih predstavlja račun.

Kliknite zavihek Predmeti. Vnesite predmete, ki ste jih kupili, in cene, ki ste jih plačali zanje.

Če po delnem zaključku računa ugotovite, da račun dejansko plača naročilnico, kliknite gumb Izberi naročilo, ki se prikaže na zavihku Predmeti v oknu Vnos računa.

Na spustnem seznamu Prodajalec kliknite ime prodajalca, ki vam je poslal račun. Na seznamu odprtih naročil kliknite v stolpcu na levi, da označite ček poleg naročila (ali naročil), ki ga plačujete. Dovolj enostavno? Ko končate, kliknite V redu in QuickBooks samodejno izpolni zavihek Predmeti.

11. Premaknite se na stolpec Element in vnesite ime za predmet.

Bodite pozorni na puščico navzdol v tem stolpcu. Kliknite ga, da si ogledate seznam predmetov. Ali je predmet, ki ga plačujete, prikazan na tem seznamu? Če je tako, kliknite ta element. Če ne, izberite na vrhu seznama in izpolnite okno Nov element.

12. Izpolnite preostale vrstice elementov na kartici Predmeti.

Tukaj lahko vnesete vse artikle, ki jih kupujete. Prepričajte se, da zavihek Predmeti natančno prikazuje izdelke, ki jih kupujete, njihove stroške in količine. Če želite, kliknite gumb Preračunaj, da seštejete elemente.

13. Shranite račun.

Kliknite Shrani & Novo, da shranite svoj zapis računa in nato vnesite drug račun. Ali pa kliknite Shrani in zapri, da zabeležite svoj račun, vendar ne plačate drugega.