Snemanje prodajnega računa z QuickBooks Simple Start

Potrdilo o prodaji zabeležite, ko vam stranka v celoti plača blago ali storitev na prodajnem mestu. Potrdila o prodaji delujejo podobno kot pri redni fakturirani prodaji (za katero najprej zaračunate stranki in nato na računu prejmete plačilo). Pravzaprav je velika razlika med obema vrstama prodaj v tem, da so prejemki o prodaji zabeleženi na način, ki spremeni vaše stanje gotovine in ne stanje terjatev na računih.

Naslednji koraki vam pokažejo, kako evidentirati prodajne račune za izdelke, ki so najbolj zapletena vrsta prodaje z gotovino. Vendar pa beleženje računov o prodaji storitev deluje v bistvu na enak način. Preprosto izpolnite manj polj.

1. Kliknite hiperpovezavo Novo potrdila o prodaji.

Lahko pa kliknete ikono prodajnih potrdil in izberete Novo.

Prikaže se okno Vnesite potrdila o prodaji.

Vaše okno Vnesite potrdila o prodaji morda ne bo videti tako kot moje iz nekaj razlogov. QuickBooks Simple Start nekoliko prilagodi svoje obrazce, da ustrezajo vaši posebni vrsti poslovanja.

Prilagajanje obrazcev za potrdila o prodaji deluje na podoben način kot prilagajanje računov in dobropisov. Dodate lahko na primer logotip ali naredite druge skromne spremembe.

2. Identificirajte stranko.

Kliknite puščico navzdol na desni strani spustnega seznama Stranka. Pomikajte se po seznamu strank, dokler ne vidite želenega imena stranke, nato pa ga kliknite. Upoštevajte, da za razliko od računov polje Stranka ni obvezno za prodajo z gotovino.

3. Datum na prodajnem računu.

Pritisnite Tab, da premaknete kazalec na besedilno polje Datum. Nato vnesite pravilen datum v obliki MM/DD/LL. Datum lahko spremenite s katero koli kodo za urejanje datuma.

4. (Neobvezno) Vnesite prodajno številko.

QuickBooks Simple Start predlaga številko gotovinske prodaje z dodajanjem 1 zadnji številki gotovinske prodaje, ki ste jo uporabili. Uporabite to številko ali zavihek na besedilno polje Prodajna številka in spremenite številko v poljubno.

5. Po potrebi popravite naslov Prodano za.

QuickBooks Simple Start zgrabi naslov za izstavitev računa s seznama strank in uporabi naslov za izstavitev računa kot naslov Prodano. Naslov za gotovinsko prodajo pa lahko spremenite tako, da zamenjate ustrezen del običajnega naslova za izstavitev računa.

6. Zapišite številko preverjanja.

V besedilno polje Check No. vnesite številko preverjanja stranke. Če vam stranka plačuje s hladno gotovino, lahko pustite besedilno polje Check No. prazno.

7. Določite način plačila.

Če želite določiti način plačila, kliknite spustni seznam Način plačila in z njega izberite nekaj: gotovina, ček, VISA, MasterCard ali kar koli drugega. Če ne vidite plačilnega sredstva, ki ga želite uporabiti, ga lahko dodate na seznam plačilnih sredstev. Izberite Dodaj novo, da prikažete pogovorno okno Nov način plačila. V besedilno polje vnesite opis načina plačila in kliknite V redu.

8. Opišite vsak predmet, ki ga prodajate.

Premaknite kazalec v prvo vrstico v seznamskem polju Postavka/Opis/Količino/Stopnja/Znesek/Davek. Ko to storite, QuickBooks Simple Start spremeni polje Element v polje s spustnim seznamom. Kliknite spustni seznam Element v prvi prazni vrstici v polju s seznamom in nato izberite element. Ko to storite, QuickBooks Simple Start izpolni besedilna polja Opis in Oceni s katerim koli prodajnim opisom in prodajno ceno, ki ste jo vnesli na seznam artiklov. (Te informacije lahko uredite, če želite, vendar to verjetno ni potrebno.) V besedilno polje Količina vnesite število prodanih artiklov. (QuickBooks Simple Start nato izračuna znesek tako, da količino pomnoži s tečajem.) Opišite vse druge artikle, ki jih prodajate, tako da izpolnite naslednje prazne vrstice v polju s seznamom.

Na prodajni račun lahko vnesete toliko artiklov, kot želite. Če na eni strani nimate dovolj prostora, QuickBooks Simple Start doda potrdilu toliko strani, kot jih potrebujete. Seštevek prodajnih računov je seveda na zadnji strani.

9. Opišite vse posebne postavke, ki jih mora vsebovati prodajni račun.

QuickBooks Simple Start meni, da je vse, kar nalepite na potrdilo (ali račun, v tem primeru) nekaj, kar prodajate. Če prodajate modre, rumene in rdeče stvari, morate očitno vsakega od teh elementov dodati na seznam predmetov. Če pa svojemu računu dodate vmesni seštevek, QuickBooks Simple Start meni, da je vmesni seštevek le še ena stvar in zahteva, da na seznam vnesete še en element. Enako velja za količinski popust, ki ga želite nalepiti na račun. In če svojemu računu dodate prometni davek, uganite kaj? QuickBooks Simple Start meni, da je prometni davek le še ena postavka, ki jo je treba vključiti na seznam artiklov.

Če želite vključiti enega od teh posebnih popustov ali vmesnih seštevkov, premaknite kazalec na naslednjo prazno vrstico v polju Predmet, kliknite puščico na desni strani spustnega menija in nato izberite poseben element. Ko QuickBooks Simple Start izpolni besedilna polja Opis in Oceni, boste morda morali urediti te podatke. Vnesite vsako posebno postavko – vmesne vsote ali popuste –, ki jo razvrščate na potrdilu, tako da izpolnite naslednje prazne vrstice v polju s seznamom.

Če ste izbrali potrditveno polje Obdavčljiva, ko ste element dodali na seznam elementov, se v stolpcu Davek prikaže beseda Davek, ki označuje, da bo postavka obdavčena.

Če želite vključiti artikel s popustom (da so vsi našteti artikli znižani), morate na račun prilepiti vmesno postavko za artikle inventarja ali druge artikle, ki jih želite znižati. Nato postavko s popustom prilepite neposredno za postavko vmesnega seštevka. Na ta način QuickBooks Simple Start izračuna popust kot odstotek vmesne vsote.

10. Določite prometni davek.

Če ste med intervjujem EasyStep navedli davčne podatke, ko ste ustvarili datoteko podjetja, se spomnite, kako je QuickBooks Simple Start vprašal, ali zaračunavate prometni davek? QuickBooks Simple Start izpolni privzete davčne podatke tako, da sešteje obdavčljive postavke (ki so označene z besedo Davek v stolpcu Davek) in pomnoži z odstotkom, ki ste ga navedli, ko ste ustvarili datoteko podjetja. Če so informacije v redu, pojdite na 13. korak. Če ne, premaknite kazalec na polje Davek, ki je desno od polja Sporočilo stranke, aktivirajte spustni seznam in izberite pravilen prometni davek.

11. (Resnično neobvezno in verjetno nepotrebno za gotovinsko prodajo) Dodajte beležko v besedilno polje Zabeležka.

Z informacijami o gotovinski prodaji lahko vključite opis beležke. Ta beležka ni za vašo stranko. Ne natisne se niti na gotovinskem računu, če se odločite za tiskanje. Beležka je samo za vaše oči. Opisi beležk vam omogočajo shranjevanje informacij, ki so povezane s prodajo, s podatki o prodajnem potrdilu.

12. Odločite se, ali boste natisnili potrdilo.

Če potrdila ne nameravate natisniti, se prepričajte, da je potrditveno polje Natisni pozneje prazno – če ne, ga počistite.

13. Kliknite Shrani in zapri, da shranite potrdilo o prodaji.

QuickBooks Simple Start shrani potrdilo o prodaji, ki je na zaslonu.