Rešitve za podjetja QuickBooks 2012 v večuporabniškem okolju

QuickBooks 2012 vam omogoča, da nastavite več gesel za podatkovno datoteko QuickBooks 2012. Kar je res lepo pri tem, je, da lahko QuickBooks 2012 poveste, da omeji določene uporabnike in gesla, da opravljajo samo določene stvari.

Lastnik podjetja ima lahko na primer geslo, ki ji omogoča, da naredi kar koli. Toda nov računovodski referent ima lahko na primer geslo, ki mu omogoča samo beleženje računov v sistem.

Če bo QuickBooks 2012 uporabljalo več oseb, želite nastaviti dodatna gesla. Če želite to narediti v QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, sledite tem korakom:

Izberite ukaz Podjetje→ Uporabniki→ Nastavi uporabnike in vloge.

QuickBooks 2012 prikaže pogovorno okno Seznam uporabnikov, kot je prikazano na spodnji sliki. V pogovornem oknu Uporabniki in vloge so navedeni vsi uporabniki, za katere je bil nastavljen dostop do QuickBooks, in vloge, ki jih QuickBooks lahko izpolni pri uporabi QuickBooks. Seznam uporabnikov, ki je prikazan na zavihku Seznam uporabnikov v pogovornem oknu, prav tako določa, kdo je trenutno prijavljen v sistem.

Povejte QuickBooks 2012, da želite dodati uporabnika, tako da kliknete gumb Novo.

Ko kliknete ta gumb, QuickBooks prikaže pogovorno okno Nov uporabnik, kot je prikazano.

Identificirajte uporabnika in vnesite geslo.

Vsakemu uporabniku, za katerega postavljate geslo, morate dati uporabniško ime. To naredite tako, da v polje Uporabniško ime vnesete kratko ime – morda ime uporabnika. Ko identificirate uporabnika, vnesete uporabniško geslo v besedilno polje Geslo in Potrdi geslo.

Določite vlogo(-e) uporabnika.

V seznamskem polju Razpoložljive vloge izberite vloge (ali dolžnosti), ki jih uporabnik izpolnjuje. Nato izbrano vlogo dodajte na uporabnikov seznam dodeljenih vlog s klikom na gumb Dodaj. Naslednja slika prikazuje uporabnico Susan z računovodjo, ki je navedena kot dodeljena vloga. Če želite odstraniti vlogo uporabniku, izberite vlogo s seznama Dodeljene vloge in kliknite Odstrani.

(Neobvezno) Po potrebi spremenite vloge.

Vloge, ki jih dodelite s pomočjo QuickBooks, lahko natančno prilagodite. To storite tako, da v pogovornem oknu Uporabniki in vloge izberete zavihek Vloge in nato kliknete vlogo, ki jo želite spremeniti, in gumb Uredi.

Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Urejanje vloge (glejte spodnjo sliko), izberite računovodsko dejavnost ali področje s seznama Območje in dejavnosti in nato uporabite gumbe Raven dostopa do območja, da določite, kaj lahko stori uporabnik z izbrano vlogo.

Lahko označite, da uporabnik ne bi smel imeti dostopa, tako da z ustreznim izbirnim gumbom izberete Brez, Polni ali Delni dostop. Če bi uporabnik moral imeti delni dostop, izberete gumb Delni in nato potrdite ali počistite, kot je primerno, polja Ustvari, Spremeni, Izbriši, Natisni in Ogled stanja. Kliknite V redu, da shranite vse spremembe vlog in se vrnete v pogovorno okno Uporabniki in vloge.

Splošno pravilo je, da ko gre za računovodske kontrole, želite zagotoviti minimalno količino dostopa. Če nekdo ne potrebuje dostopa do podatkovne datoteke QuickBooks za vsakodnevne naloge, izberite gumb Brez.

Več zmožnosti, ko dajete rezanci v vašem računovodskem sistemu, večje je tveganje, da lahko nekdo vnese napake v sistem in lažje vam omogočite, da vam nekdo ukrade.

(Izbirno) Preglejte svoja uporabniška dovoljenja.

Ko nastavite uporabnika, morate (samo da bodite previdni) pregledati dovoljenja, ki ste jih dali uporabniku. Če želite to narediti, kliknite zavihek Seznam uporabnikov v pogovornem oknu Uporabniki in vloge, izberite uporabnika in nato kliknite gumb Ogled dovoljenj.

Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Dovoljenja za ogled, izberite uporabnika in kliknite gumb Prikaži. Naslednja ilustracija prikazuje okno z dovoljenji za ogled, ki prikazuje zelo podroben seznam tega, kaj uporabnik lahko in česa ne.