Računovodstvo zalog v QuickBooks 2017

Na srečo večino računovodstva zalog, ki poteka v podjetju, samodejno vodi QuickBooks. Ko na primer kupite predmet zaloge tako, da napišete ček ali zabeležite račun za plačilo, QuickBooks samodejno prilagodi vaše račune zalog tako za dolarsko vrednost zaloge kot za količino predmetov. Ko stranki prodate predmet inventarja, QuickBooks znova samodejno prilagodi vrednost vašega inventarja v dolarju in prilagodi število predmetov, ki jih prodajate.

V bistvu vse to pomeni, da QuickBooks vzdržuje sistem trajnega inventarja – sistem zalog, ki vam kadar koli sporoča, kakšno količino predmetov imate na zalogi in kakšno vrednost znaša vaš zalog. (V preteklosti so manjša podjetja pogosto uporabljala sistem periodičnega inventarja , kar je pomenilo, da lastniki podjetij nikoli niso natančno vedeli dolarske vrednosti njihovega zalog ali količine, ki šteje za zaloge, ki so jih imeli.)

Čeprav vse v prejšnjem odstavku predstavlja dobro novico, je za več glavobolov, povezanih z inventarjem, potrebno malo računovodske magije. Natančneje, če vaše podjetje nosi zaloge, morate vedeti, kako ravnati z zastarelimi zalogami, odstranitvijo zastarelih zalog in krčenjem zalog.

Obravnava zastarelih zalog

Zastarel inventar se nanaša na predmete, ki ste jih kupili za prodajo, vendar se izkaže, da jih ni mogoče prodati. Morda ga kupci ne želijo več. Morda imate preveč zaloge in nikoli ne boste mogli prodati vsega, kar imate.

V obeh primerih zabeležite dejstvo, da je vrednost vašega zalog dejansko manjša od tiste, za katero ste jo kupili. In želite zabeležiti dejstvo, da je denar, ki ste ga porabili za zastareli predmet, res strošek. Recimo, da ste kupili nekaj za 100 $, za katerega se zdaj zavedate, da je zastarel. Kako zabeležite to zastarelost?

Vnos v dnevnik 7: Evidentiranje popravka za zastarele inventarje

Kot kaže 7. vnos v dnevniku, za beleženje zastarelosti zaloge za 100 $ najprej obremenite račun stroškov, ki se imenuje nekaj takega kot »Zastarelost zaloge« za 100 $. Nato kreditirate račun proti sredstvi, ki se imenuje nekaj takega kot »Dodatek za zastareli inventar« za 100 $.

Račun nasprotnega sredstva se poroča v bilanci stanja neposredno pod računom sredstev, na katerega se nanaša. Kontraaktivni račun z negativnim kreditnim stanjem zmanjšuje neto prikazano vrednost računa sredstev. Če je stanje na računu zalog 3.100 USD in imate dodatek za zastareli račun proti sredstvi zalog v višini 100 USD, je neto stanje zalog prikazano kot 3.000 USD. Z drugimi besedami, račun nasprotnega sredstva se odšteje od povezanega računa sredstev.

QuickBooks zahteva, da sami posnamete vnos v dnevnik 7 z ukazom Naredi vnose v dnevnik.

Odstranjevanje zastarelega inventarja

Ko na koncu odstranite zastareli inventar, zabeležite vnos v dnevnik, kot je ta. Ta vnos v dnevnik bremeni račun nasprotnega sredstva za 100 USD in kreditira inventar za 100 USD. Z drugimi besedami, ta temeljniška knjižica odstrani vrednost zastarele zaloge tako iz popravka vrednosti konta zastarelih zalog kot iz samega konta zalog. Ta zapis v dnevniku zabeležite, ko dejansko fizično odstranite inventar – ko plačate odpadniku, da odpelje zalogo, na primer, ali ko zalogo vržete v velik smetnjak za vašo pisarno ali tovarno.

Dnevnik 8: Evidentiranje odtujitve zalog

Na splošno je ena od stvari, ki bi jo morali vsako leto narediti zaradi davčnega računovodstva, obravnavati vaš zastarel inventar. Davčni predpisi na splošno določajo, da ne morete odpisati zastarelih zalog, razen če jih dejansko odtujite za namene dohodka. Običajno pa lahko zalogo zapišete na njeno likvidacijsko vrednost. Takšen odpis deluje na enak način kot odpis zastarele zaloge. Odpis je lahko nekoliko težaven, če tega še nikoli niste storili, zato se boste morda želeli posvetovati s svojim davčnim svetovalcem.

Še ena zares pomembna točka pri beleženju odstranitve zastarelega inventarja: V QuickBooks beležite odstranitev inventarja tako, da prilagodite fizično število predmetov zalog. Dejansko ne vnesete vnosa v dnevnik, kot je prikazano v Dnevnik 8. Račune inventarja prilagodite za zastareli inventar. Ta prilagoditev bi samodejno zmanjšala stanje na računu zalog. Ko vas QuickBooks vpraša, kateri račun bremeniti, določite popravek za zastareli račun zalog.

Soočanje s krčenjem zalog

Drugi kronični glavobol, s katerim se soočajo številni lastniki podjetij in vodje podjetij, je krčenje zalog. Zelo verjetno je, včasih iz najbolj nedolžnih razlogov, da vaši zapisi o inventarju pretiravajo število predmetov. Ko se to zgodi, morate prilagoditi svoje zapise. V bistvu želite zmanjšati tako vrednost zalog v dolarju kot tudi količino zalog.

QuickBooks naredi ta vnos v dnevnik, da zabeležite ta dogodek. Ta vpis v dnevnik bremeni ustrezen račun stroškov - v vnosu dnevnika 9 se račun stroškov imenuje "Stroški krčenja" - za 100 USD. Vnos v dnevnik mora pripisati tudi račun zalog za 100 USD.

Dnevnik 9: Beleženje krčenja zalog

V QuickBooks dejansko ne beležite uradnega vnosa v dnevnik, kot je prikazano tukaj. Uporabite nekaj, kar se imenuje delovni list za fizično štetje, da prilagodite količine štetja elementov v inventarju ne glede na to, kar dejansko so. Ko naredite to prilagoditev, QuickBooks samodejno pripiše stanje na računu zalog in prilagodi štetje količine. QuickBooks tudi zahteva, da predložite račun stroškov, ki bi ga moral bremeniti za krčenje.

V starih časih so podjetja primerjala svoje računovodske evidence s fizičnimi štetji zalog le enkrat letno. Dejansko je bilo letno fizično štetje zalog boleč ritual, skozi katerega so se podali številni distributerji in trgovci na drobno. Danes je večina podjetij ugotovila, da je veliko bolje izvajati štetje fizičnih zalog skozi vse leto. Ta pristop, imenovan štetje ciklov, pomeni, da verjetno večkrat na leto primerjate svoje računovodske evidence s fizičnimi štetji vaših najbolj vrednih predmetov.

Za vaše srednje vredne predmete verjetno enkrat ali dvakrat letno primerjate svoje evidence o zalogi s fizičnimi štetji. Z najmanj vrednimi inventarnimi predmeti verjetno le neredno primerjate evidence inventarja s fizičnimi štetji in morda sprejmete določeno stopnjo nenatančnosti. Namesto štetja vijakov v nekem zabojniku, na primer, lahko stehtate zaboj in nato ocenite število vijakov.

V vsakem primeru želite sistem, ki vam omogoča primerjavo vaših računovodskih evidenc z vašimi fizičnimi štetji. Krčenje zalog in zastarelost zalog predstavljata resnične stroške poslovanja, ki se v vaših računovodskih evidencah ne bodo evidentirali na noben drug način.