QuickBooks Pro in Premier v večuporabniškem okolju

Niste omejeni na uporabo samo enega gesla za nadzor dostopa do vaše podatkovne datoteke QuickBooks. Če želite nastaviti dodatne uporabnike v QuickBooks Pro in QuickBooks Premier, sledite tem korakom:

1Izberite ukaz Podjetje→Nastavi uporabnike in gesla→Nastavi uporabnike.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Seznam uporabnikov, ki identificira vse uporabnike, za katere je bil nastavljen dostop do QuickBooks in so trenutno prijavljeni v sistem.

2 Povejte QuickBooks, da želite dodati uporabnika, tako da kliknete gumb Dodaj uporabnika.

QuickBooks prikaže prvo pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa.

3 Identificirajte uporabnika in vnesite geslo.

Vsakemu uporabniku, za katerega nastavljate geslo, dajte uporabniško ime, tako da v polje Uporabniško ime vnesete kratko ime – morda ime uporabnika. Ko identificirate uporabnika, vnesete uporabniško geslo v besedilno polje Geslo in Potrdi geslo.

4 Za nadaljevanje kliknite Naprej in nato označite, ali želite omejiti dostop za novega uporabnika.

Ko QuickBooks prikaže drugo pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, označite, ali želite omejiti dostop in pravice za uporabnika. Če želite omejiti dostop in pravice (pravice so preprosto stvari, ki jih lahko naredi uporabnik), izberite izbirni gumb Izbrana področja QuickBooks.

Če želite, da uporabnik lahko naredi kar koli, izberite izbirni gumb Vsa področja QuickBooks. Če navedete, da bi moral imeti novi uporabnik dostop do vseh področij QuickBooks, ste končali z nastavitvijo uporabniškega gesla. Preostale korake lahko preskočite.

5Kliknite Naprej za nadaljevanje in nato opišite dostop do informacij o prodaji in terjatvah ter nalog.

Ko dokončate 4. korak, QuickBooks prikaže tretje pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa. To je prvo v nizu pogovornih oken, ki vas vodijo skozi intervju in zastavljajo podrobna vprašanja o tem, kakšen dostop mora imeti vsak uporabnik do določenega področja.

Na primer, v zvezi s prodajno dejavnostjo QuickBooks sprašuje o dostopu do transakcij (kot so računi, dobropisi in informacije o terjatvah). Lahko označite, da uporabnik ne bi smel imeti dostopa, tako da izberete izbirni gumb Brez dostopa.

Z izbiro izbirnega gumba Poln dostop lahko označite, da mora imeti uporabnik popoln dostop. Če bi uporabnik moral imeti delni dostop, izberete izbirni gumb za selektivni dostop in nato izberete enega od podrejenih gumbov selektivnega dostopa: Ustvari samo transakcije, Ustvari in natisni transakcije ali Ustvari transakcije in ustvari poročila.

6Kliknite Naprej in nato opišite nakupe in pravice do obveznosti.

Ko dokončate 5. korak s klikom Naprej, QuickBooks prikaže četrto pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, ki vam omogoča, da določite, kakšen dostop ima ta novi uporabnik na področjih nakupov in obveznosti do računov. Izberete lahko izbirni gumb Brez dostopa. Izberete lahko izbirni gumb Poln dostop.

Lahko pa izberete vmesno pot, tako da izberete izbirni gumb Selektivni dostop in enega od pomožnih gumbov Selektivni dostop. Ista pravila za določanje pravic in dostopa, ki veljajo za področje nakupov in obveznosti do kupcev, veljajo za področje prodaje in terjatev.

7 Kliknite Naprej in nato opišite preostale uporabniške pravice in dostop.

Ko kliknete gumb Naprej, ki je prikazan na dnu vsake različice pogovornega okna Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, QuickBooks prikaže več drugih različic pogovornega okna, ki jih uporablja za poizvedovanje o uporabniških pravicah in dostopu.

Ko na primer opišete, katere pravice so primerne za uporabnika na področju nakupov in obveznosti do računov, QuickBooks vpraša za področje preverjanja in kreditne kartice. Nato vpraša o območju inventarja. Nato sprašuje o plačilni listi. Nato sprašuje o splošnih, občutljivih računovodskih dejavnostih. Nazadnje QuickBooks sprašuje o dostopu do zmogljivosti finančnega poročanja.

8Določite, ali lahko uporabnik spreminja ali briše transakcije.

Ko ste prešli skozi približno pol ducata različic pogovornih oken Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, ki sprašujejo o določenih področjih računovodstva, QuickBooks prikaže stran Spreminjanje ali brisanje transakcij v pogovornem oknu Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa.

Stran za spreminjanje ali brisanje transakcij vam omogoča, da označite, da lahko uporabnik ali ne more spremeniti transakcije, zabeležene pred datumom zapiranja. Na splošno želite omejiti zmožnosti uporabnika za spreminjanje ali brisanje transakcij.

9 Kliknite Naprej in nato preglejte svoje odločitve o pravicah.

Ko kliknete Naprej, QuickBooks prikaže končno različico pogovornega okna Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, ki identificira uporabniške pravice, ki ste jih dodelili ali dovolili. To pogovorno okno lahko uporabite za pregled pravic, ki jih ima nekdo.

Če ugotovite, da ste napačno dodelili pravice, kliknite gumb Nazaj, da se pomaknete nazaj skozi pogovorna okna do tistega, kjer ste naredili napako. Spremenite dodelitev pravic in kliknite gumb Naprej, da se vrnete v zadnje okno pogovornega okna Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa.

10Ko končate s pregledom uporabniških pravic in dostopa, kliknite Dokončaj.

Od te točke naprej bo novi uporabnik lahko uporabljal QuickBooks; vendar so njegove ali njene pravice omejene na tisto, kar ste navedli.