QuickBooks: 4 načini za urejenost finančnih evidenc

Zanesljivost in uporabnost vaših podatkov QuickBooks 2014 je v veliki meri odvisna od tega, kako urejeno in urejeno vodite svoje finančne evidence. Da bi vam ali vašemu osebju pomagali pri tem bolje opraviti, razmislite o uporabi naslednjih štirih tehnik.

Tehnika #1: Redno usklajujte svoje bančne račune QuickBooks

Ko si vzamete čas za uskladitev bančnega računa, ne samo, da izboljšate natančnost evidence vašega bančnega računa (vključno s stanjem na računu); posredno pa preveriš tudi kup drugih transakcij, vključno z vsemi prihodki, ki se stekajo na določen bančni račun. In preverite stroške, plačane z določenega računa.

Torej, na koncu: redno usklajujte svoje bančne račune.

Tehnika št. 2: Posodobite stanja na kreditnem računu

Če ste si izposodili denar pri banki, morate dvakrat preveriti stanje na računu. Prav tako morate posodobiti stanje na računu, če se ne ujema z evidenco posojilodajalca ob koncu leta.

Stanja na posojilnih računih se sčasoma običajno "pokvarijo", ker je razčlenitev plačil na komponente glavnice in obresti nekoliko napačna. Ta napaka se sčasoma začne povečevati.

Stanja na računih posojila lahko pogosto popravite tako, da dodate vnos v dnevnik, ki "popravi" napačno stanje na računu in nato vrže zahtevano bremenitev ali dobropis v kategorijo stroškov posojila.

Tehnika št. 3: Preverite, ali obstajajo plačila sirote

Ljudem je presenetljivo enostavno vnesti plačila strank, vendar plačil nikoli ne uporabijo za račun. Ko pride do te napake pri opustitvi, podjetje izpusti prihodke iz izkaza poslovnega izida ter podcenjuje svoje prihodke in dobičke. Torej je to slaba napaka.

Katero koli od teh plačil sirot lahko najdete v datoteki QuickBooks, tako da izdelate bilanco stanja na podlagi gotovine. Če stanje na podlagi gotovine kaže negativno vrednost za terjatve, to pomeni, da ste vnesli plačila v QuickBooks, vendar plačila niste nikoli uporabili za račun.

Če želite odpraviti to napako (ali to napako odpraviti večkrat, če ste naredili več napak), morate prebrati plačila strank ali izdelati poročilo o transakcijah, da bo stranka poiskala tiste, ki jih niste uporabili.

Tehnika #4: Preglejte svojo bilanco stanja

Veste, kje se računovodske napake pogosto najbolj pokažejo? Na vaši bilanci stanja.

Iz tega razloga se navadite, da redno pripravljate bilanco stanja. Poiščite čudne številke, na primer nepoložena sredstva, ki skupaj znašajo 40.000 $ (kar pomeni, da QuickBooks misli, da imate 40 tisočakov gotovine, ki ležijo nekje v pisarni) ali stanje gotovine, ki znaša 11.000 $ (kar pomeni, da ste na tekočem računu prekoračili 11 tisočakov).

Zabavne številke bilance lahko raziščete tako, da dvokliknete liho vrednost v oknu poročila in nato pregledate podatke o transakcijah, ki seštevajo do neke očitno napačne vrednosti.

Še zadnja točka o tej tehniki preverjanja napak: pogosto napaka, ki povzroči noro vrednost bilance stanja, ni napačno vnesena transakcija, ampak transakcija, ki je bila izpuščena.