QuickBooks 2015: 10 finančnih nasvetov za lastnike podjetij

Lastniki podjetij bi morali igrati aktivno vlogo na finančni strani podjetja, da bi preprečili vse poskuse poneverbe ali ponarejanja. Preglejte svoje finančne izkaze QuickBooks, pozorno spremljajte, kam gre denar, in vedite, kdo upravlja s financami. Naj bo vaše podjetje varno in v dobrem stanju, tako da upoštevate teh deset finančnih nasvetov.

Podpišite vse svoje čeke

To ni napad na knjigovodje. V malem podjetju pa imajo ljudje (zlasti polni knjigovodje) priložnost, da vas zlahka zavedejo. Če sami podpišete vse čeke, imate prste na utripu vašega denarnega odliva. Da, ta praksa je lahko težavna – vsakič, ko podpišete kup čekov, se morate prebosti skozi dokumentacijo – vendar ne pozabite na alternativo.

Mimogrede, če ste v partnerstvu, bi morali imeti vsaj nekaj partnerjev, ki sopodpišejo čeke – ali vsaj velike čeke.

Ne podpisujte čeka na napačen način

Če podpišete veliko čekov, vas morda zamika, da uporabite hiter in drzen (neizogibno neberljiv) podpis. Čeprav je nečitljivo napisovanje svojega imena zelo smiselno, ko dajete avtogram za baseball, tega ne počnite, ko podpisujete čeke. Jasen podpis, zlasti tisti z občutkom za osebni slog, je značilen. Valovito črto s križem in nekaj pikami je enostavno kovati.

Preden to stori vaš knjigovodja, preglejte preklicane čeke

Prepričajte se, da pregledate svoje preklicane čeke (slika čeka, ki je prikazana na vašem bančnem izpisku), preden kdo drug vidi mesečni bančni izpisek.

Te informacije zagotovo ne govorijo o pretiravanju knjigovodjev. Kljub temu lahko lastnik podjetja ugotovi, ali nekdo ponareja podpise na čekih, le tako, da prvi odpre bančni izpisek in pregleda vsak podpis na preklicanih čekih.

Če čekov ne pregledate, lahko brezvestni zaposleni – zlasti knjigovodje, ki lahko posodabljajo evidenco bančnih računov – nekaznovano ponaredijo vaš podpis. In ne bodo ujeti, če nikoli ne bodo prekoračili računa.

Dvakrat preverite uskladitev banke

Hitra povezana točka: če niste oseba, ki izvaja usklajevanje banke, preverite usklajevalno delo, ki ga je opravil tisti, ki to delo opravlja. (Verjetno vaš knjigovodja?) Ta pregled ne pomeni le, da drugi pogledi vidijo delo in ujamejo napake. Ta pregled ponuja še eno priložnost, da se prepričate, da ne pride do smešnih poslov.

In, o, še ena nerodna točka: ne čutite nagnjenosti k upoštevanju prejšnjih dveh ali treh postopkov? Potem lahko vi – ne banka – pojeste kakršne koli izgube zaradi stvari, kot je ponarejanje.

Izberite knjigovodjo, ki pozna računalnike

Ne skrbite, pri najemu knjigovodje vam ni treba zahtevati preverjanja preteklosti FBI. Pravzaprav, če uporabljate QuickBooks, vam ni treba najeti ljudi, ki poznajo računovodske sisteme za mala podjetja. Najdite pa ljudi, ki znajo voditi čekovno knjižico in delati z računalnikom. Ne bi smeli imeti težav z razumevanjem QuickBooks.

Seveda ne želite nekoga, ki je pravkar padel s tovornjaka za repo. Toda tudi če najamete nekoga, ki se je v mesto pripeljal na enem, ne boste imeli veliko težav, da bi to osebo seznanili s QuickBooks.

Če lahko, poiščite knjigovodjo, ki pozna dvojno knjigovodstvo in obračun plač

Medtem ko gre za iskanje nekoga, ki bi pomagal pri delu QuickBooks, je tukaj nekaj komentarjev o tehničnih sposobnostih idealnega kandidata. … Knjigovodja, ki pozna dvostavno knjigovodstvo, je zelo koristen — čeprav po pravici povedano, takšno znanje verjetno ni nujno.

Prav tako, če lahko, poiščite nekoga, ki ve, kako se obračunava izplačane plače – in to ne samo zvezni davek na izplačane plače, ampak tudi opica z državnim davkom. (Če ne najdete takšne osebe, vedite, da lahko izplačane plače zlahka oddate v veliko storitev za obračun plač.)

Redno pregledujte svoje računovodske izkaze

Redno pripravljajte in pregledujte izkaz poslovnega izida, ki ga QuickBooks brez težav ustvari. Navadite se, da pregledujete svojo bilanco stanja s seznami sredstev in obveznosti. Raziščite in poiščite še eno ali dve poročili, ki vam dajejo koristen vpogled v ritme in rime vašega podjetja. (Mimogrede, vse napake, ki jih naredite, bodo verjetno prikazane kot neumne številke v vaši bilanci.)

Verjetno lahko zelo trdno obvladate operacijo, če pogledate dva ali tri enostavno razumljiva poročila. Z rednim pokukanjem v te računovodske izkaze – recimo enkrat ali dvakrat na teden – spremenite svoj računovodski sistem v orodje, uporabno tako za odkrivanje mamljivih priložnosti kot za izogibanje nevarnim pastem.

Tukaj je način za vodenje svojih podjetij z ogledom treh poročil QuickBooks:

• Izkaz poslovnega izida, ki primerja podatke iz tekočega in preteklega leta do datuma (da lahko vidite, kako ste v tekočem letu v primerjavi s prejšnjim letom)

• Povzetek staranja terjatev (da lahko vidite, katere stranke in stranke so zapadle)

• Bilanca stanja (tako da lahko spremljate svoj denar in obratni kapital ter opazite vse smešne stvari)

Izberite ustrezen računovodski sistem

Ko uporabljate QuickBooks, uporabljate bodisi gotovinsko računovodstvo ali računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov. Računovodstvo na podlagi gotovine je v redu, če denarni pritok podjetja odraža njegovo prodajo in njegov odtok denarja odraža njegove stroške. Vendar pa ta situacija v mnogih podjetjih ne velja. Pogodbeni graditelj enodružinskih hiš, na primer, lahko dobi denar (z posojilom pri bankah), vendar ne more zaslužiti. Druga možnost je, da lastnik zastavljalnice, ki posoja denar z 22-odstotno obrestjo, lahko zasluži veliko denarja, tudi če denar dnevno odteka iz poslovanja.

Na splošno velja, da pri nakupu in prodaji zalog računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov deluje bolje kot računovodstvo na podlagi gotovine. Vendar pa računovodstvo na podlagi gotovine običajno odloži davke na dobiček.

Če QuickBooks ne deluje za vaše podjetje

QuickBooks je odličen računovodski program za mala podjetja. Če pa se zdi, da QuickBooks ne ustreza vašim potrebam – če na primer potrebujete program, ki deluje bolje za proizvajalca ali ki vključuje kakšno posebno funkcijo, specifično za industrijo – boste morda želeli enega od bolj zapletenih (a tudi zmogljivejših). ) računovodski paketi za mala podjetja.

Preden skočite s QuickBooks Pro ali QuickBooks Premier, si oglejte različico QuickBooks Enterprise Solutions, ki stane več, vendar deluje tudi za večja podjetja. Enterprise različica QuickBooks izgleda in deluje skoraj identično kot "navadne" različice. Če poznate QuickBooks Pro ali QuickBooks Premier, že poznate (ali večinoma poznate) QuickBooks Enterprise.

Če različica QuickBooks Enterprise ne deluje, se boste morda želeli pogovoriti s svojim računovodjo o paketih, specifičnih za panogo. (Na primer, če ste komercialni tiskalnik, je morda nek prodajalec razvil poseben računovodski paket samo za komercialne tiskalnike.)

Naj bodo stvari preproste

Pri upravljanju finančnih zadev malih podjetij naj bodo stvari čim bolj preproste. Pravzaprav naj bodo vaše poslovne zadeve dovolj preproste, da boste zlahka ugotovili, ali služite denar in ali je posel zdrav.

Ta nasvet o preprostosti se morda sliši čudno, toda včasih zelo bistri ljudje lahko zgradijo pošastno zapletene finančne strukture za svoja podjetja, vključno z zapletenimi dogovori o zakupu, labirintnimi partnerstvi in ​​korporativnimi strukturami ter prefinjenimi dogovori o delitvi dobička in stroškov z drugimi podjetji. Te super-sofisticirane finančne ureditve ne prinašajo dobička, če upoštevate vse stroške. Še več, tako zapleteni dogovori se skoraj vedno spremenijo v preglavice upravljanja in vodenja evidenc.