QuickBooks 2013 Pro in Premier v večuporabniškem okolju

QuickBooks Pro in Premier 2013 vam omogočata nastavitev več gesel za podatkovno datoteko QuickBooks. Kar je res lepo pri tem, je, da lahko QuickBooks poveste, naj določenim uporabnikom in geslom dovolijo samo določene stvari.

Lastnik podjetja ima lahko na primer geslo, ki ji omogoča, da naredi kar koli. Toda nov računovodski referent ima lahko na primer geslo, ki mu omogoča samo beleženje računov v sistem.

Če želite nastaviti dodatne uporabnike in gesla v izdajah QuickBooks Pro in QuickBooks Premier 2013, sledite tem korakom:

Izberite ukaz Podjetje→ Nastavi uporabnike in gesla→ Nastavi uporabnike.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Seznam uporabnikov. V pogovornem oknu Uporabniki in vloge so navedeni vsi uporabniki, za katere je bil nastavljen dostop do QuickBooks, in vloge, ki jih QuickBooks lahko izpolni pri uporabi QuickBooks. Seznam uporabnikov na zavihku Seznam uporabnikov v pogovornem oknu prav tako določa, kdo je trenutno prijavljen v sistem.

Povejte QuickBooks, da želite dodati uporabnika, tako da kliknete gumb Dodaj uporabnika.

QuickBooks prikaže prvo pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa.

Identificirajte uporabnika in vnesite geslo.

Vsakemu uporabniku, za katerega postavljate geslo, dajte uporabniško ime. To naredite tako, da v polje Uporabniško ime vnesete kratko ime – morda ime uporabnika. Ko identificirate uporabnika, vnesite uporabniško geslo v besedilno polje Geslo in Potrdi geslo.

Določite vlogo(-e) uporabnika.

V seznamskem polju Razpoložljive vloge izberite vloge (ali dolžnosti), ki jih uporabnik izpolnjuje. Nato izbrano vlogo dodajte na uporabnikov seznam dodeljenih vlog s klikom na gumb Dodaj. Če želite premakniti vlogo od uporabnika, izberite vlogo s seznama Dodeljene vloge in nato kliknite Odstrani.

Polje Opis na dnu pogovornega okna Nov uporabnik podrobneje opisuje vlogo, vključno z vrsto uporabnika QuickBooks, ki mu je običajno dodeljena izbrana vloga.

(Neobvezno) Po potrebi spremenite vloge.

Vloge, ki jih dodelite s pomočjo QuickBooks, lahko natančno prilagodite. Če želite to narediti, izberite zavihek Vloge v pogovornem oknu Uporabniki in vloge, kliknite vlogo, ki jo želite spremeniti, in kliknite gumb Uredi. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Urejanje vloge, izberite računovodsko dejavnost ali področje s seznama Območje in dejavnosti in nato uporabite gumbe Raven dostopa do območja, da določite, kaj lahko stori uporabnik z izbrano vlogo.

Lahko označite, da uporabnik ne bi smel imeti dostopa, tako da izberete izbirni gumb Brez. Z izbiro izbirnega gumba Popoln lahko označite, da mora imeti uporabnik popoln dostop. Če bi uporabnik moral imeti delni dostop, izberete gumb Delni in nato potrdite ali počistite, kot je primerno, polja Ustvari, Spremeni, Izbriši, Natisni in Ogled stanja. Kliknite V redu, da shranite vse spremembe in se vrnete v pogovorno okno Uporabniki in vloge.

Ogledate si lahko, kakšen dostop ima katera koli vloga na začetku, tako da izberete enega od vnosov na seznamu Območje in dejavnosti. QuickBooks uporablja gumbe in polja Raven dostopa do območja za prikaz trenutnih nastavitev za vlogo.

(Izbirno) Preglejte svoja uporabniška dovoljenja.

Ko nastavite uporabnika, morate (samo da bodite previdni) pregledati dovoljenja, ki ste jih dali uporabniku. Če želite to narediti, kliknite zavihek Seznam uporabnikov v pogovornem oknu Uporabniki in vloge, izberite uporabnika in nato kliknite gumb Ogled dovoljenj.

Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno z dovoljenji za ogled (ni prikazano), izberite uporabnika in nato kliknite gumb Prikaži, da vidite okno z dovoljenji za ogled, ki prikazuje zelo podroben seznam tega, kaj uporabnik lahko in česa ne.

(Izbirno) Preglejte spremembe vlog.

Če spremenite dovoljenja vloge, boste verjetno želeli tudi pregledati te spremembe. Če želite to narediti, kliknite zavihek Seznam vlog v pogovornem oknu Uporabniki in vloge, izberite vlogo in kliknite gumb Ogled dovoljenj. QuickBooks prikaže drugo različico pogovornega okna Dovoljenja za ogled, v katerem so navedene vloge, ki ste jih nastavili vi in ​​QuickBooks.

Izberite vlogo, ki jo želite pregledati, in kliknite gumb Ogled dovoljenj. QuickBooks prikaže drugo različico okna z dovoljenji za ogled s podrobnim seznamom, kaj lahko nekdo z vlogo lahko in ne.

Ko končate s pregledom dovoljenj uporabnikov in vlog, kliknite Zapri, da zaprete vsa odprta okna, nato pa kliknite gumb Prekliči ali Zapri, da zaprete vsa odprta pogovorna okna.

Od te točke naprej lahko novi uporabnik uporablja QuickBooks; vendar so njegove ali njene pravice omejene na tisto, kar ste navedli.

Računovodje pogosto želijo videti pravice, ki jih imajo določeni uporabniki. To še posebej velja, če vas vaš CPA revidira kot del letnih zaključkov. (Morda ste revidirani, če banka želi na primer revidirane finančne izkaze.) Okno z dovoljenji za ogled QuickBooks je gladek način za ogled teh podatkov na spletu, in če želite natisniti kopijo informacij o dovoljenjih, morate samo kliknite gumb Natisni v oknu.