QuickBooks 2012 Pro in Premier v večuporabniškem okolju

QuickBooks Pro in Premier 2012 vam omogočata nastavitev več gesel za podatkovno datoteko QuickBooks. Kar je res lepo pri tem, je, da lahko QuickBooks poveste, naj omeji določene uporabnike in gesla, da opravljajo samo določene stvari.

Lastnik podjetja ima lahko na primer geslo, ki ji omogoča, da naredi kar koli. Toda nov računovodski referent ima lahko na primer geslo, ki mu omogoča samo beleženje računov v sistem.

Če želite nastaviti dodatne uporabnike in gesla v izdajah QuickBooks Pro in QuickBooks Premier 2012, sledite tem korakom:

Izberite ukaz Podjetje→ Nastavi uporabnike in gesla→ Nastavi uporabnike.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Seznam uporabnikov, ki identificira vse uporabnike, za katere je bil nastavljen dostop do QuickBooks in ki so trenutno prijavljeni v sistem.

Povejte QuickBooks, da želite dodati uporabnika, tako da kliknete gumb Dodaj uporabnika.

QuickBooks prikaže prvo pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa.

Identificirajte uporabnika in vnesite geslo.

Vsakemu uporabniku, za katerega nastavljate geslo, dajte uporabniško ime, tako da v polje Uporabniško ime vnesete kratko ime – morda ime uporabnika. Ko identificirate uporabnika, vnesete uporabniško geslo v besedilno polje Geslo in Potrdi geslo.

Kliknite Naprej za nadaljevanje in nato označite, ali želite omejiti dostop za novega uporabnika.

Ko QuickBooks prikaže drugo pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, označite, ali želite omejiti dostop in pravice za uporabnika. Če želite omejiti dostop in pravice ( pravice so preprosto stvari, ki jih lahko naredi uporabnik), izberite izbirni gumb Izbrana področja QuickBooks.

Če želite, da uporabnik lahko naredi kar koli, izberite izbirni gumb Vsa področja QuickBooks. Če navedete, da bi moral imeti novi uporabnik dostop do vseh področij QuickBooks, ste končali z nastavitvijo uporabniškega gesla. Preostale korake lahko preskočite.

Kliknite Naprej za nadaljevanje in nato opišite dostop do informacij o prodaji in terjatvah ter nalog.

Ko dokončate 4. korak, QuickBooks prikaže tretje pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa. To je prvo od desetih pogovornih oken, ki vas vodijo skozi intervju s podrobnimi vprašanji o tem, kakšen dostop mora imeti vsak uporabnik do določenega področja.

Kliknite Naprej in nato opišite nakupe in pravice do obveznosti.

Ko dokončate 5. korak s klikom Naprej, QuickBooks prikaže četrto pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, ki vam omogoča, da določite, kakšen dostop ima ta novi uporabnik na področjih nakupov in obveznosti do računov. Izberete lahko izbirni gumb Brez dostopa, Poln dostop ali Selektivni dostop in enega od pomožnih gumbov Selektivni dostop.

Kliknite Naprej in nato opišite preostale uporabniške pravice in dostop.

Ko kliknete gumb Naprej, ki je prikazan na dnu vsake različice pogovornega okna Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, QuickBooks prikaže več drugih različic pogovornega okna, ki jih QuickBooks uporablja za poizvedovanje o uporabniških pravicah in dostopu.

Pravice na vsakem od teh drugih področij omejujete na enak način kot za področja prodaje in terjatev ter nakupov in obveznosti do računov. Ko greste skozi, bodite premišljeni in omejite zmožnosti uporabnika. Želite, da imajo uporabniki pravice, potrebne za opravljanje svojega dela, vendar jim ne želite dati več pravic, kot jih potrebujejo.

Določite, ali lahko uporabnik spreminja ali briše transakcije.

Ko ste prešli skozi približno pol ducata različic pogovornih oken Nastavitev uporabniškega gesla in Dostop, ki sprašujejo o določenih področjih računovodstva, QuickBooks prikaže različico Spreminjanje ali brisanje transakcij pogovornega okna Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa. Na splošno želite omejiti zmožnosti uporabnika za spreminjanje ali brisanje transakcij.

Kliknite Naprej in nato preglejte svoje odločitve o pravicah.

Ko kliknete Naprej, QuickBooks prikaže končno različico pogovornega okna Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa. Označuje uporabniške pravice, ki ste jih dodelili ali dovolili. To pogovorno okno lahko uporabite za pregled pravic, ki jih ima nekdo. Če ugotovite, da ste napačno dodelili pravice, kliknite gumb Nazaj, da se pomaknete nazaj skozi pogovorna okna do mesta, kjer ste naredili napako.

Ko končate s pregledom uporabniških pravic in dostopa, kliknite Dokončaj.

Od te točke naprej bo novi uporabnik lahko uporabljal QuickBooks; vendar so njegove ali njene pravice omejene na tisto, kar ste navedli.