QuickBooks 2008 za LuckyTemplates Cheat Sheet

Vaša poslovna sredstva lahko vključujejo vašo sposobnost dela z računovodsko programsko opremo QuickBooks. Ta priročen Cheat Sheet vam pomaga zgraditi vaše knjigovodsko znanje – od upravljanja podatkovnih datotek do priprave plačilne liste, sestavljanja seznama artiklov do sledenja naročilom s QuickBooks 2008.

Kako nastaviti datum zaključka in geslo v QuickBooks

QuickBooks od vas ne zahteva ali vam celo pusti, da »zaprete« mesece in leta, kot so to počeli stari ročni računovodski sistemi. (Ko ste »zaprli« staro obračunsko obdobje, ste dejansko izničili račune prihodkov in odhodkov ter prenesli neto znesek na račune lastniškega kapitala lastnika.)

Vendar pa QuickBooks omogoča uporabo zaključnega datuma in gesla. Datum zaključka nekako preprečuje, da bi nekdo vnesel transakcije pred navedenim datumom. Če na primer nastavite geslo za zaključek, mora nekdo to geslo navesti pred vnosom transakcije ali spremembo transakcije, ki je bila pred datumom zaključka. Če ne nastavite zaključnega gesla, je nekdo, ki poskuša vnesti ali spremeniti transakcijo, ki je datum pred datumom zaključka, opozorjen, vendar lahko še vedno ustvari ali spremeni vnos.

Če želite nastaviti datum zaključka, izberite Uredi→ Nastavitve, kliknite ikono Računovodstvo, kliknite zavihek Nastavitve podjetja in nato vnesite datum zaključka (verjetno konec zadnjega zaključenega leta) v polje Datum, do katerega so knjige zaprte. Če želite uporabiti geslo za zapiranje, kliknite gumb Nastavi geslo in v pogovornem oknu, ki ga prikaže QuickBooks, ustvarite geslo za zapiranje.

Priprava na obračun plač s QuickBooks 2008

Če želite uporabiti eno od možnosti storitve QuickBooks Payroll, ker želite prihraniti denar, se ne bojite malo papirologije ali pa morda želite dodatno prilagodljivost, ki jo lahko opravite sami, se morate prijaviti za ustrezen okus storitve.

Če želite nastaviti možnost storitve plače, se pripravite na skočiti na internet. Sledite tem korakom:

V QuickBooks izberite Employees→Payroll→Order Payroll Service.

QuickBooks se poveže z internetom in prikaže prvo stran večstranskega spletnega obrazca, ki vam omogoča, da se prijavite in nastavite storitev QuickBooks Payroll.

Sledite navodilom na zaslonu.

Opomba: Nastavitev storitve QuickBooks Payroll zahteva, da imate točne podatke o plačilu za vse svoje zaposlene od leta do datuma in podatke o državni stopnji odtegljaja. Preden začnete, boste želeli zbrati vse te podatke. Postopek vzpostavitve plačilne liste – ob predpostavki, da imate informacije pri roki in da imate le peščico zaposlenih – ne bi smel trajati več kot pol ure.

Razporedite svojo plačilno listo.

Ko se prijavite za (in posredno nastavite) storitev QuickBooks Payroll, morate načrtovati svoje prihajajoče plačilne dejavnosti. To storite tako, da izberete ukaz Zaposleni →Dodaj ali uredi razporede plač.

Ko QuickBooks prikaže okno s seznamom plačilnih razporedov, kliknite gumb Razpored plač in nato Novo. Ko vas QuickBooks pozove, opišite plačilno listo, ki jo načrtujete. Na primer, če nastavljate tedensko plačilno listo, poimenujte plačilno listo tako kot petkovo plačilno listo. Poleg tega opišite pogostost kot tedensko, dvotedensko, polmesečno itd.

Opišite svoje zaposlene.

Opisati morate vsakega od svojih zaposlenih in določiti, kateri plačilni razpored pripada. Izberite Zaposleni→ Center za zaposlene. Kliknite gumb Nov zaposleni. Nato uporabite zavihke v oknu, ki ga prikaže QuickBooks, da navedete ime, naslov, številko socialnega zavarovanja in tako naprej. Upoštevajte, da uporabite zavihek Plače in nadomestila za določitev plače ali plače zaposlenega in za dodelitev zaposlenega na načrtovano plačilno listo.

Deaktiviranje elementov seznama v QuickBooks 2008

Ena od čednih funkcij QuickBooks je, da vam omogoča poenostavitev seznamov tako, da skrijete elemente, ki niso več aktivni, vključno s tistimi, za katere pričakujete, da bodo pozneje spet aktivni. Če imate sezonske zaposlene, jih lahko skrijete s seznama zaposlenih v letnih časih, ko ne delajo. Če pa spominske obeske za ključe prodajate le vsakih pet let, jih lahko preprečite, da bi v preteklih letih natrpali vaš seznam predmetov. Prav tako lahko deaktivirate stranke in prodajalce z njihovih ustreznih seznamov.

Če želite deaktivirati nekaj s seznama, morate samo odpreti seznam in dvoklikniti element. Ko QuickBooks odpre element, zaposlenega, stranko ali prodajalca, ki ga želite deaktivirati, izberite potrditveno polje Element je neaktiven. (Ime potrditvenega polja se spremeni, odvisno od tega, kaj poskušate deaktivirati.) Nato kliknite V redu. QuickBooks skrije tega člana z vašega seznama. Ko naslednjič prikažete seznam, se prikaže polje Vključi neaktivno.

Če si želite ogledati in urediti skrite člane svojega seznama, kliknite polje Vključi neaktivno. Vsi neaktivni člani se prikažejo z ikonami X poleg njih. Če želite ponovno aktivirati člana, morate samo klikniti ikono X in član se ponovno aktivira.

QuickBooks spremlja naročila

Naročilnice QuickBooks lahko ustvarite tudi, če blago naročate po telefonu ali prek svetovnega spleta – torej kadar koli blaga ne zahtevate pisno. Izpolnjevanje naročilnice vam omogoča, da ugotovite, katere artikle imate naročene in kdaj bodo artikli prispeli. Vse, kar boste morali storiti, je, da vprašate QuickBooks: "Kaj je naročeno in kdaj sploh pride?" Nikoli več vam ne bo treba obremenjevati možganov, da se spomnite, ali ste naročili tiste stvari amajigs in doohickey.

In ko pride račun, ga boste že imeli na seznamu naročilnice. Ko ste izpisali vse postavke na naročilnici, vam ni treba izpolniti zavihka Predmeti na čeku, ko plačate račun. Če pa račune plačujete z metodo plačljivih računov, vam ni treba izpolniti zavihka Predmeti v oknu Vnos računov. Ko predmeti prispejo, morate samo obvestiti QuickBooks; predmeti so takoj dodani na vaš seznam inventarja.

Uporabite naročilnice za izdelke, ki jih naročite – torej za predmete, ki jih boste prejeli in plačali v prihodnosti. Če kupujete izdelke na blagajni ali prejmete izdelke, ki jih niste naročili, očitno ne potrebujete naročilnice. Kar morate storiti, je samo plačati račun in popisati predmete, ki ste jih pravkar kupili.