Posamezne dejavnosti za obračunavanje časa v QuickBooks 2014

Večino časa so postavke vrstic, ki so prikazane na računu, postavke, ki jih opišete na seznamu artiklov in nato količinsko določite neposredno na računu. Vendar pa lahko v nekaterih storitvenih podjetjih dejansko prodate več enot istega predmeta. Če želite beležiti storitvene dejavnosti, ko se pojavijo, izberite ukaz Stranke→Vnesi čas→Čas/Vnesi posamezno dejavnost.

QuickBooks prikaže okno Time/Enter Single Activity.

Če želite časovno ali zabeležiti posamezno dejavnost, zabeležite datum dejavnosti v polje Datum. Uporabite polje Ime za identifikacijo osebe, ki izvaja storitev. V polju Stranka:Delo določite stranko ali delo, za katerega se storitev izvaja.

Na spustnem seznamu Postavka storitve izberite ustrezno postavko storitve in (če sledite zaposlenemu) ustrezno postavko plačilne liste s spustnega seznama Postavka plače. Če sledite razredom, lahko predvidljivo uporabite tudi spustni seznam Razred, da razvrstite dejavnost.

Uporabite polje Opombe, da zabeležite kratek in ustrezen opis storitve. Ta opis je prikazan na računu, zato bodite premišljeni glede tega, kar pišete.

Ko opišete ali zagotovite te splošne informacije o storitvi, imate na voljo dva načina za beleženje časa, porabljenega za storitev:

• Ročno beležite čas: čas, porabljen za dejavnost, lahko ročno zabeležite tako, da uporabite polje Trajanje, da vnesete čas. Če ste na primer porabili 10 minut, vnesite 0:10 v polje Trajanje. Če ste porabili 3 ure in 40 minut, vnesite 3:40 v polje Trajanje.

• Naj QuickBooks zabeleži čas: QuickBooks lahko zabeleži tudi čas, ki ste ga porabili za dejavnost. Preprosto kliknite gumb Začni v polju Trajanje, ko začnete dejavnost, in kliknite gumb Ustavi, ko ustavite dejavnost. Če želite časovnik začasno zaustaviti (medtem, ko na primer sprejmete telefonski klic), kliknite gumb Pause.

Ko opišete dejavnost, ki jo izvajate v oknu Čas/Vnos posamezne dejavnosti, kliknite gumb Shrani & novo ali Shrani in zapri, da shranite informacije o dejavnosti.

Preverite, ali je izbrano potrditveno polje Plačljivo (v zgornjem desnem kotu okna Čas/Vnos posamezne dejavnosti). Če izberete polje Plačljivo, QuickBooks sporočite, da mora hraniti to evidenco plačljive dejavnosti za kasnejšo vključitev v račun.

Uporabite lahko gumba Prejšnji in Naslednji, ki se prikažeta na vrhu okna Čas/Vnesite posamezno dejavnost, da se pomikate naprej in nazaj po svojih zapisih časovne aktivnosti. Upoštevajte tudi, da je na voljo tudi gumb za črkovanje. Kliknite gumb Črkovanje, da preverite črkovanje opisa opomb, ki ga vnesete – kar je dobra ideja, ker bodo ti podatki pozneje prikazani na računu.

Če želite računu dodati obračunski čas in stroške, ustvarite račun na običajen način. Ko identificirate stranko (in če ste vnesli čas za stranko) in če ste spremljali čas ali stroške za stranko, QuickBooks prikaže okno s sporočilom, ki vas vpraša, ali želite zaračunati kateri koli čas ali stroške. .

Če navedete »da«, QuickBooks prikaže pogovorno okno Izbira obračunskega časa in stroškov.

Zavihek Čas v pogovornem oknu Izbira plačljivega časa in stroškov prikazuje vsak čas, ki ste ga zabeležili za stranko. Če želite te čase dodati na račun, kliknite stolpec Uporabi za čas. (Stolpec Uporabi je skrajni levi stolpec, ki prikazuje kljukico.)

Ali pa, če želite izbrati vse čase, kliknite gumb Izberi vse. Nato kliknite V redu. QuickBooks doda vsak od teh plačljivih časov na račun kot ločene vrstice. Naslednja slika prikazuje, kako se informacije o obračunskem času prikažejo v oknu Ustvari račune.