Posamezne dejavnosti za obračunavanje časa v QuickBooks 2013

Čas ali beleženje posameznih dejavnosti je ena od dveh metod, ki ju QuickBooks 2013 ponuja za sledenje porabljenemu času, ki bo na računu zaračunan kot postavka. Če želite beležiti storitvene dejavnosti, ko se pojavijo, izberite ukaz Stranke→Vnesi čas→Čas/Vnesi posamezno dejavnost.

QuickBooks prikaže okno Time/Enter Single Activity.

Če želite časovno ali zabeležiti posamezno dejavnost, zapišite datum dejavnosti v polje Datum. Uporabite polje Ime za identifikacijo osebe, ki izvaja storitev. V polju Stranka:Delo določite stranko ali delo, za katerega se storitev izvaja.

Na spustnem seznamu Postavka storitve izberite ustrezno postavko storitve in (če sledite zaposlenemu) ustrezno postavko plačilne liste s spustnega seznama Postavka plače. Če sledite razredom, lahko predvidljivo uporabite tudi spustni seznam Razred, da razvrstite dejavnost.

Polje Opombe je treba uporabiti za zapis kratkega ustreznega opisa storitve. Ta opis je prikazan na računu, zato bodite premišljeni, kaj pišete.

Ko opišete ali zagotovite te splošne informacije o storitvi, imate na voljo dva načina za beleženje časa, porabljenega za storitev:

• Ročno beležite čas. Čas, porabljen za dejavnost, lahko ročno zabeležite z uporabo polja Trajanje, da vnesete čas. Če ste na primer porabili 10 minut, vnesite 0:10 v polje Trajanje. Če ste porabili 3 ure in 40 minut, vnesite 3:40 v polje Trajanje.

• QuickBooks naj zabeleži čas. QuickBooks lahko tudi zabeležite čas, ki ste ga porabili za dejavnost. Preprosto kliknite gumb Začni v polju Trajanje, ko začnete dejavnost, in kliknite gumb Ustavi, ko ustavite dejavnost. Če želite časovnik začasno zaustaviti (medtem, ko na primer sprejmete telefonski klic), kliknite gumb Pause.

Ko opišete dejavnost, ki jo izvajate, v oknu Čas/vnos posamezne dejavnosti kliknite gumb Shrani & novo ali Shrani in zapri, da shranite informacije o dejavnosti.

Preverite, ali je izbrano potrditveno polje Plačljivo. Potrditveno polje Plačljivo se prikaže v zgornjem desnem kotu okna Čas/Vnos posamezne dejavnosti. Če izberete polje Plačljivo, QuickBooks sporočite, da mora hraniti to evidenco plačljive dejavnosti za kasnejšo vključitev na račun.

Uporabite lahko gumba Prejšnji in Naslednji, ki se prikažeta na vrhu okna Čas/Vnesi posamezno dejavnost, da se pomikate naprej in nazaj po svojih zapisih časovne aktivnosti. Upoštevajte tudi, da je gumb za črkovanje na voljo tudi v oknu Čas/Vnos posamezne dejavnosti.

Zato lahko kliknete gumb Črkovanje, da preverite črkovanje opisa opomb, ki ga vnesete – kar je dobra ideja, ker bodo te informacije pozneje prikazane na računu.

QuickBooks omogoča tudi vašim zaposlenim, da neposredno vnesejo svoj čas. Izberite ukaz Stranke→ Vnesite čas→ Naj zaposleni vnesejo svoj čas, da dobite informacije o delovanju te spletne storitve.