Osnove varnostnega kopiranja podatkovne datoteke QuickBooks 2014

Zelo pomembna naloga, ki jo morate opraviti vi ali kateri koli sodelavec, je varnostna kopija podatkovne datoteke QuickBooks. Nekaj ​​elementov, shranjenih na trdem disku vašega računalnika, si zasluži tako skrb kot podatkovna datoteka QuickBooks. Podatkovna datoteka QuickBooks dobesedno opisuje finančne zadeve vašega podjetja. Vsekakor ne želite izgubiti podatkovne datoteke.

Izguba podatkovne datoteke na primer lahko pomeni, da ne veste, koliko denarja imate, ne veste, ali služite ali izgubljate denar, in ne boste mogli enostavno ali natančno pripraviti letnega vrnitev davkov.

Na srečo je varnostno kopiranje podatkovne datoteke QuickBooks precej preprosto. Izpolniti morate samo devet korakov:

1Izberite ukaz Datoteka→ Ustvari kopijo.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje, ki ponuja tri možnosti: možnost shranjevanja varnostne kopije datoteke QuickBooks, možnost ustvarjanja prenosne datoteke podjetja in možnost ustvarjanja kopije računovodje.

2Želite shraniti varnostno kopijo, zato kliknite gumb možnosti Varnostna kopija; nato kliknite Naprej za nadaljevanje.

Ko kopirate datoteko QuickBooks, lahko ustvarite popolno varnostno kopijo ali prenosno datoteko podjetja. Prenosna datoteka podjetja je manjša od datoteke varnostne kopije, zato jo je bolj priročno premikati. Prenosno datoteko podjetja lahko na primer lažje pošljete po e-pošti.

Problem s prenosnimi datotekami podjetja je naslednji: QuickBooks se mora zelo potruditi, da pomanjša prenosno datoteko podjetja. QuickBooks mora opraviti tudi več dela, da pozneje odstrani datoteko, ko želite delati z njo.

Ko kliknete Naprej, se prikaže pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje. Lahko greste neposredno v pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje, tako da izberete ukaz Datoteka→ Ustvari varnostno kopijo.

3Označite, ali želite datoteko z varnostno kopijo QuickBooks shraniti v računalnik vašega podjetja ali v podatkovni center QuickBooks zunaj mesta.

Kliknite Lokalno varnostno kopiranje, da označite, da želite shraniti varnostno kopijo datoteke na trdi disk računalnika ali kakšno izmenljivo pomnilniško napravo, kot je bliskovni pogon.

4 Kliknite gumb Možnosti, da izberete lokacijo varnostne kopije.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Varnostne možnosti.

5Določite, v katero mapo ali mesto na disku naj se varnostno kopira datoteka podjetja.

Samo vnesete ime poti neposredno v polje, ki pove, kam želite shraniti varnostne kopije.

Če ne veste, kako vnesti ime poti, kliknite gumb Prebrskaj. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Prebrskaj po mapi, s seznamom map izberite disk ali mapo, ki jo želite uporabiti za varnostne kopije QuickBooks.

6 (Izbirno) Izberite možnosti varnostnega kopiranja.

Uporabite lahko tudi pogovorno okno Možnosti varnostnega kopiranja, da določite, kdaj naj vas QuickBooks opomni na varnostno kopiranje in kako naj QuickBooks varnostno kopira:

Dodajanje časovnih žigov: Če želite imenu varnostne kopije dodati datum in uro varnostne kopije, izberite potrditveno polje Dodaj datum in čas varnostne kopije v ime datoteke.

Omejitev varnostnih kopij: če želite QuickBooksu sporočiti, naj se znebi starih varnostnih kopij, potrdite polje Omeji število varnostnih kopij v tej mapi na X in nato s sosednjim besedilnim poljem določite, koliko varnostnih kopij želite obdržati.

Nastavitev opomnikov za varnostno kopiranje: izberite potrditveno polje Opomni me, da varnostno kopiram, ko vsakih X- krat zaprem datoteko svojega podjetja in sosednje besedilno polje, da določite, da želite, da vas opomni, da varnostno kopirate datoteko QuickBooks, ko zaprete QuickBooks. Vaše intervalne možnosti vključujejo vsakič, vsak drugič, vsak tretjič itd.

Omogočanje preverjanja podatkov: uporabite gumbe za preverjanje, da QuickBooks sporočite, da mora preveriti celovitost podatkov, ko varnostno kopira vaše podatke. Izberite izbirni gumb Popolno preverjanje za najboljše in najbolj izčrpno preverjanje QuickBooks.

Če pa ste nekdo, ki nima časa za dodatnih nekaj sekund dvojnega preverjanja, ki ga potrebuje preverjanje podatkov, seveda izberite izbirni gumb Hitrejše preverjanje. Še bolje pa je, da bodite previdni – previdnost je vseeno za dojenčke – in izberite izbirni gumb Brez preverjanja.

7 Ko končate z določanjem lokacije in možnosti varnostne kopije, kliknite V redu in nato kliknite Naprej.

QuickBooks prikaže pogovorno okno (ni prikazano), ki vas vpraša, kdaj želite varnostno kopirati.

8 Določite, kdaj želite varnostno kopirati.

Običajno želite varnostno kopirati, ko izberete ukaz Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje. V tem primeru, ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje, ki postavlja vprašanje »kdaj«, kliknite gumb Shrani zdaj.

Lahko pa tudi naročite QuickBooks, da redno načrtuje varnostno kopiranje podatkovne datoteke QuickBooks po neki pametni shemi, tako da – ko QuickBooks zastavi vprašanje »kdaj« – kliknete gumba Shrani zdaj in Razporedi prihodnje varnostne kopije ali tako da kliknete Samo razporedi prihodnost Gumb za varnostne kopije.

Če QuickBooks poveste, da želite načrtovati varnostne kopije, QuickBooks prikaže nekaj pogovornih oken, ki jih uporabite za ustvarjanje novega urnika varnostnega kopiranja, tako da poimenujete urnik in nastavite dneve in ure, ko naj bodo varnostne kopije načrtovane.

9 Kliknite Dokončaj, da zaprete pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje.

Ko določite, kako naj deluje varnostno kopiranje, kliknite Dokončaj. QuickBooks varnostno kopira (ali ustvari kopijo) trenutne datoteke podjetja QuickBooks in shrani to novo kopijo datoteke na mesto varnostne kopije.