Ohranjanje zaupnosti vaših podatkov QuickBooks 2014

Računovodski podatki so pogosto zaupni podatki. Vaši podatki QuickBooks kažejo, koliko denarja imate v banki, kaj dolgujete upnikom in koliko (ali kako malo!) dobička ustvari vaše podjetje. Ker so te informacije zasebne, je vaša prva skrb pri upravljanju računovodskega sistema QuickBooks ohranjanje zaupnosti vaših podatkov.

Za zaupnost podatkov QuickBooks imate na voljo dva komplementarna načina. Prva metoda za ohranjanje zaupnosti temelji na varnostnih funkcijah, vgrajenih v Microsoft Windows. Druga metoda temelji na varnostnih funkcijah QuickBooks.

Uporaba varnosti Windows

Z varnostjo, ki jo zagotavljajo Microsoft Windows 7 ali 8, Windows Vista ali Windows XP, lahko omejite dostop do datoteke – bodisi programske ali podatkovne datoteke – določenim uporabnikom. To pomeni, da lahko uporabite varnost na ravni sistema Windows, da poveste, kdo lahko in ne more uporabljati programa QuickBooks ali dostopati do podatkovne datoteke QuickBooks.

Če že uporabljate varnost na ravni sistema Windows, vi (ali nekdo v vaši pisarni) veste, kako uporabiti to orodje za preprečevanje nepooblaščenega dostopa do (ali uporabe) programskih in podatkovnih datotek. Če želite uporabiti varnost na ravni sistema Windows za QuickBooks, lahko svoje obstoječe splošno znanje preprosto uporabite v programski datoteki QuickBooks ali podatkovni datoteki QuickBooks.

Če še ne uporabljate varnosti na ravni sistema Windows, se vam ni treba mučiti z učenjem zapletenega varnostnega sistema Windows. Uporabite lahko enostavnejšo zaščito QuickBooks.

Uporaba varnosti QuickBooks

Zaupnost svojih podatkov QuickBooks lahko zaščitite tako, da datoteki s podatki podjetja QuickBooks dodelite geslo. To lahko storite med postopkom namestitve QuickBooks.

Geslo lahko nastavite tudi tako, da izberete ukaz Podjetje→Nastavi uporabnike in gesla→Spremeni svoje geslo. Ko izberete ta ukaz, QuickBooks prikaže pogovorno okno Spremeni geslo za QuickBooks.

Če želite nastaviti geslo, preprosto vnesete isto geslo v besedilno polje Novo geslo in Potrdi novo geslo. Upoštevajte, da je vaše geslo povezano z uporabniškim imenom Admin (kar pomeni skrbnik).

Če še niste nastavili gesla, nimate starega gesla, zato ne boste videli besedilnega polja Staro geslo. Če delate s skrbniškim geslom, morate navesti tudi izzivno vprašanje in odgovor. (To vam bo omogočilo obnovitev dostopa do datoteke QuickBooks, če pozabite skrbniško geslo.)

Očitno želite svoje geslo nastaviti tako, da ga nihče (niti računalnik) ne more uganiti. To pomeni, da vaše geslo ne sme biti beseda v slovarju. Vaše geslo tudi ne sme biti številka. In vaše geslo še posebej ne bi smelo biti beseda, besedna zveza ali ime, ki bi ga lahko kakšen sodelavec zlahka ugotovil.

Najboljša gesla (z varnostnega vidika) so nesmiselne kombinacije črk in številk, na primer f34t5s ali s3df43x2.

Ko nastavite geslo, ga morate občasno spreminjati. Če želite spremeniti svoje geslo, izberete tudi ukaz Podjetje→Nastavi uporabnike in gesla→Spremeni svoje geslo. QuickBooks znova prikaže pogovorno okno Spremeni geslo za QuickBooks.

Tokrat morate v besedilno polje Spremeni geslo vnesti svoje staro geslo. Nato morate v besedilno polje Novo geslo in besedilno polje Potrdi novo geslo vnesti svoje novo geslo.

QuickBooks zahteva uporabniško ime in geslo, preden odpre datoteko s podatki podjetja. Če na primer dodelite geslo datoteki s podatki vašega podjetja, se ob vsakem zagonu QuickBooks prikaže pogovorno okno za prijavo v QuickBooks, kjer vnesete svoje uporabniško ime in geslo ter nato kliknete V redu. QuickBooks odpre podatkovno datoteko. Če ne morete vnesti gesla, QuickBooks ne odpre podatkovne datoteke.