Ohranjanje dobrega računovodskega nadzora v QuickBooks 2012

Ko v svoj QuickBooks 2012 uvedete več uporabnikov računovodskega sistema, povečate potrebo po računovodskih kontrolah. Z dostopom do računovodskega sistema lahko uporabniki nehote vnesejo napake v računovodski sistem ali pa na žalost nekateri uporabniki namerno ogoljufajo podjetje.

Zaradi teh razlogov so nekatere tehnike nadzora računovodstva QuickBooks za zmanjšanje nenamernih napak in možnosti kraje:

• Redno primerjajte štetje fizičnega inventarja z evidenco računovodstva zalog. Zaloga se na žalost skrči. Ljudje - včasih zaposleni, pogosto pa psevdo-stranke, kot so tatovi v trgovinah - bodo ukradli zaloge.

  Zato je ena od stvari, ki jo morate storiti, da zmanjšate izgube zalog in vzdržujete točne računovodske evidence, redno primerjati fizično štetje zalog s tem, kar prikazujejo vaše računovodske evidence.

  Majhna priročna trgovina, na primer, bo morda želela primerjati zaloge tobaka na dnevni ravni, zalog piva in vina na tedenski ravni ter vse druge zaloge živil na mesečni ali letni ravni. Ta pristop k pogostemu štetju najdragocenejših in najlažjih za krajo predmetov doseže dve stvari:

  • Krčenje zalog je hitro prepoznano.

  • Lastnik podjetja lahko zmanjša krčenje zalog tako, da opredeli vrsto zaloge, ki je najpogosteje ukradena, ali celo, kdaj je inventar najpogosteje ukraden.

• Uskladite bančne račune. Ena stvar, ki bi jo morali lastniki podjetij narediti, je uskladiti svoje bančne račune. Pogosto pride do kraje zaposlenih s strani računovodskega osebja, ko zaposleni ugotovijo, kako napisati čeke na bančni račun podjetja, ki jih lastnik ne vidi. Eden od zanesljivih načinov za iskanje fiktivne in goljufive transakcije je, da lastnik uskladi bančni izpisek.

  Če lastnik uskladi bančni izpisek, lahko primerja računovodstvo banke za račun z računovodskimi evidencami podjetja QuickBooks. Morebitna očitna odstopanja je mogoče popraviti – kar pomeni, da so računovodski zapisi QuickBooks natančnejši. Poleg tega postanejo vse nejasne, sumljive transakcije očitne, ko lastnik podjetja natančno pogleda čeke.

• Kjer je mogoče, ločite računovodstvo od fizičnega skrbništva. V malem podjetju je težko vedno ločiti obračunavanje neke dejavnosti od fizičnega skrbništva ali fizične odgovornosti za to dejavnost. Na primer, težko je ločiti računovodstvo zalog od fizičnega skrbništva ali dostopa do tega inventarja.

  Uslužbenec v trgovini, na primer, lahko zlahka ukrade cigarete in tudi prilagodi evidenco zalog s prodajo cigaret na blagajni. Kljub temu, kjer koli lahko ločite fizično skrbništvo od računovodstva, se pojavi vgrajeno preverjanje napak.

  Svojega CPA lahko zaprosite za pomoč pri oblikovanju načinov za ločitev fizične hrambe sredstev od računovodskih in knjigovodskih nalog. In res bi to morali storiti. Žal so kraje zaposlenih zelo pogoste.

• Usposobite zaposlene za uporabo QuickBooks. Zaposlene bi morali usposobiti za uporabo QuickBooks, če imate podjetje katere koli velikosti iz dveh osnovnih razlogov:

  • Nekdo, ki zna uporabljati QuickBooks, je manj verjetno, da bo naredil nenamerne napake. Torej, če lahko, je smiselno, da nekaterim zaposlenim zagotovite pomoč ali usposabljanje ali oboje. Ti viri ljudem omogočajo udobnejšo in natančnejšo uporabo funkcij QuickBooks za ustvarjanje finančnih informacij, ki vam omogočajo boljše upravljanje vašega podjetja.

  • Neurejene računovodske evidence prikrivajo kraje zaposlenih. Pogosto je ena od stvari, ki jih vidite, ko se zgodi tatvina zaposlenih, res zmotane računovodske evidence. Tako usposabljanje ne pomeni le natančnejše računovodske evidence, ampak tudi manjša verjetnost, da boste imeli okolje, ki je ugodno za krajo ali poneverbo.

• Zaprite datoteko QuickBooks. Če se udeležite tečaja Načela računovodstva, se boste naučili, da zaprtje pomeni niz knjigovodskih postopkov, ki jih nekdo opravi, da izniči račune prihodkov in odhodkov.

  V QuickBooks zapiranje pomeni nekaj drugega. Še vedno pa želite zapreti datoteko QuickBooks, da ohranite celovitost svojih podatkov. Takole: Izberite ukaz Uredi→ Nastavitve, izberite Računovodstvo in nato zavihek Nastavitve podjetja ter kliknite gumb Nastavi datum/geslo zaključnega datuma. Ko vas QuickBooks pozove, določite »datum zaključka« in geslo.

  Ko vnesete te podatke, QuickBooks uporabnikom prepove ali omejuje spreminjanje ali vnašanje transakcij, datiranih pred datumom zaključka. (Samo osebe z geslom lahko spreminjajo ali vnašajo transakcije z datumi pred datumom zaključka.)