Ohranite dober računovodski nadzor v QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 ponuja tehnike nadzora, ki jih lastnik podjetja ali vodja podjetja lahko uporabi za zmanjšanje nenamernih napak in možnosti kraje, ki se pojavi, ko ima dostop več uporabnikov. Tukaj je nekaj odličnih idej:

• Redno primerjajte štetje fizičnega inventarja z evidenco računovodstva zalog. Zaloga se na žalost skrči. Ljudje - včasih zaposleni, pogosto pa navidezne stranke, kot so tatovi v trgovinah - kradejo inventar. Zato je ena stvar, ki jo morate storiti, da zmanjšate izgube zalog in vzdržujete točne računovodske evidence, redno primerjati fizično štetje zalog s tem, kar prikazujejo vaše računovodske evidence. Majhna priročna trgovina, na primer, bo morda želela primerjati zaloge tobaka na dnevni ravni, zalog piva in vina na tedenski ravni ter vse druge zaloge živil na mesečni ali letni ravni. Ta pristop k pogostemu štetju najdragocenejših predmetov in predmetov, ki jih je najlažje ukrasti, doseže dve stvari:
  • Krčenje zalog je hitro prepoznano.
  • Lastnik podjetja lahko zmanjša krčenje zalog tako, da opredeli vrsto zaloge, ki je najpogosteje ukradena, ali celo, kdaj je inventar najpogosteje ukraden.
• Uskladite bančne račune. Ena stvar, ki bi jo morali lastniki podjetij narediti, je po mojem mnenju uskladiti svoje bančne račune. Pogosto pride do kraje zaposlenih s strani računovodskega osebja, ko zaposleni ugotovijo, kako napisati čeke na bančni račun podjetja, ki jih lastnik ne vidi. Eden od zanesljivih načinov za iskanje fiktivne in goljufive transakcije je, da lastnik uskladi bančni izpisek. Če lastnik uskladi bančni izpisek, lahko primerja računovodstvo banke za račun z računovodskimi evidencami podjetja QuickBooks. Morebitna očitna odstopanja je mogoče popraviti, kar pomeni, da so računovodski zapisi QuickBooks natančnejši. Poleg tega postanejo vse nejasne, sumljive transakcije očitne, ko lastnik podjetja natančno pogleda čeke.
• Kjer je mogoče, ločite računovodstvo od fizičnega skrbništva.V malem podjetju je težko vedno ločiti obračunavanje neke dejavnosti od fizičnega skrbništva ali fizične odgovornosti za to dejavnost. Težko je ločiti računovodstvo zalog od fizičnega skrbništva ali dostopa do tega inventarja. Uslužbenec v trgovini, na primer, lahko zlahka ukrade cigarete in tudi prilagodi evidenco zalog s prodajo cigaret na blagajni. Kljub temu, kjer koli lahko ločite fizično skrbništvo od računovodstva, se pojavi vgrajeno preverjanje napak. Oseba, ki vodi računovodstvo, posredno preverja, ali fizični skrbnik skrbi za sredstvo. Če fizični skrbnik na primer krade škatle cigaret, se to dejstvo pokaže, ko računovodja primerja računovodske evidence s fizičnimi računi zalog. Podobno, nekdo, ki nima dostopa do gotovine in bančnega računa, ne more zlahka ukrasti gotovine, tudi če ima popoln dostop do evidenc gotovinskega knjigovodstva. Svojega CPA lahko zaprosite za pomoč pri oblikovanju načinov za ločevanje fizične hrambe sredstev od računovodskih in knjigovodskih nalog. In res bi to morali storiti. Na žalost so kraje zaposlenih zelo pogoste.
• Usposobite zaposlene za uporabo QuickBooks. Zaposlene bi morali usposobiti za uporabo QuickBooks, če imate podjetje katere koli velikosti iz dveh osnovnih razlogov:
  • Nekdo, ki zna uporabljati QuickBooks, je manj verjetno, da bo naredil nenamerne napake. QuickBooks ni težko uporabljati, vendar tudi ni nekaj, kar bi se lahko naučili hočeš nočeš brez pomoči. Nekatere transakcije so precej zapletene, zlasti za nekatera podjetja. Torej, če lahko, je smiselno, da zaposlenim zagotovite pomoč ali usposabljanje ali oboje. Ti viri ljudem omogočajo udobnejšo in natančnejšo uporabo funkcij QuickBooks za ustvarjanje finančnih informacij, ki vam omogočajo boljše upravljanje vašega podjetja.
  • Neurejene računovodske evidence prikrivajo kraje zaposlenih. Pogosto je ena stvar, ki jo vidite, ko se zgodi tatvina zaposlenih, res zmotane računovodske evidence. Zaradi tega se lahko znajdete v situaciji, v kateri slabo usposobljeni zaposleni ustvarijo neurejen računovodski sistem, ki omogoča krajo zaposlenih. Izobraževanje torej ne pomeni le, da boste imeli natančnejšo računovodsko evidenco, ampak tudi manj verjetno, da boste imeli okolje, ki je ugodno za kraje ali poneverbe.
• Zaprite datoteko QuickBooks. Če se udeležite tečaja Načela računovodstva, boste odkrili, da zapiranje pomeni niz knjigovodskih postopkov, ki jih nekdo izvede, da izniči račune prihodkov in odhodkov, tako da se lahko z začetkom novega leta enostavno izračunajo prihodki in odhodki. V QuickBooks, zaključekpomeni nekaj drugega. Še vedno pa želite zapreti datoteko QuickBooks, da ohranite celovitost svojih podatkov. Takole: Izberite ukaz Uredi –> Nastavitve, izberite Računovodstvo, izberite zavihek Nastavitve podjetja in nato kliknite gumb Nastavi datum/geslo zaključnega datuma. Ko vas QuickBooks pozove, določite zaključni datum in geslo. Ko posredujete te podatke, QuickBooks uporabnikom prepove ali omeji spreminjanje ali vnašanje transakcij, ki so bile pred datumom zaključka. (Samo osebe z geslom lahko spreminjajo ali vnašajo transakcije z datumi pred datumom zaključka.)
• Upravljajte svoj računovodski sistem QuickBooks. Žal mi je, da poročam, da mnogi lastniki podjetij na računovodski sistem ne gledajo kot na nič drugega kot na orodje za izdelavo računov, plačil in informacij, potrebnih za letno davčno napoved. Na žalost ta oddaljena povezava z računovodskim sistemom pomeni, da lastniki podjetij pogosto ne čutijo velike potrebe po aktivnem upravljanju dogajanja z računovodskim sistemom.

Mnenje, ki temelji na več kot 30-letnih izkušnjah dela kot CPA, je, da je ta odnos napačen. Računovodski sistem bi moral biti orodje, ki ga uporabljate za boljše upravljanje vašega podjetja. In lahko je to. Če pa bo to orodje za boljše vodenje vašega podjetja, morate upravljati sistem. Z drugimi besedami, s spoštovanjem predlagam, da prevzamete odgovornost za zagotavljanje, da so zaposleni usposobljeni za stvari, ki ščitijo vaš računovodski sistem (kot je varnostno kopiranje podatkovne datoteke) in zagotovite, da bodo opravili ustrezne računovodske postopke mesečno in letno. osnovo (kot je pošiljanje vseh računov, usklajevanje bančnih računov, čiščenje neurejenih transakcij itd.).

Ta odgovornost upravljanja ni nujno težka. Preprosto se lahko prepričate, da ljudje počnejo stvari, ki naj bi jih počeli, tako da ustvarite nekaj preprostih kontrolnih seznamov. Naslednja tabela prikazuje vzorčni mesečni seznam računovodskih opravil.

Vzorec mesečnega računovodskega seznama opravil

Ta tabela prikazuje vzorec letnega seznama računovodskih opravil. Te tabele lahko uporabite kot izhodišče za sestavljanje lastnega seznama stvari, ki jih mora računovodski referent ali vodja pisarne opraviti vsak mesec ali ob koncu vsakega leta.

Vzorec letnega računovodskega seznama opravil