Odpravljanje napak na računih s QuickBooks 2005

Obrazec za račun QuickBooks uporabljate za zaračunavanje blaga, ki ga prodajate. Nihče ni popoln, zato se vam ni treba mučiti zaradi napak, ki jih naredite pri vnašanju podatkov na račune. Če pa to storite, je tukaj nekaj načinov za odpravljanje pogostih napak.

Če je račun še vedno prikazan na zaslonu

Če je račun še vedno prikazan na zaslonu, lahko samo premaknete kazalec na napačno polje ali gumb in nato popravite napako. Ker je večina informacij, ki jih vnesete v okno Ustvari račune, kratkih in sladkih, lahko vsebino nekaterih polj enostavno zamenjate tako, da vnesete karkoli že tam. Če želite začeti znova, samo kliknite gumb Počisti. Če želite shraniti račun, potem ko ste naredili spremembe, kliknite Shrani in novo.

Če morate na sredino računa vstaviti vrstico, z desno tipko miške kliknite, da prikažete meni bližnjic, in v priročnem meniju, ki se prikaže, izberite Vstavi vrstico ali Izbriši vrstico.

Če račun ni prikazan na zaslonu

Če račun ni prikazan na zaslonu, vendar ga še niste natisnili, lahko uporabite gumba Naprej in Prejšnji za listanje po računih. Ko pridete do tistega z napako, preprosto popravite napako, kot je opisano v prejšnjem razdelku. Če pri popravljanju računa naredite napako, lahko kliknete gumb Razveljavi, da se vrnete na shranjeni račun. Gumb Povrni nadomesti gumb Počisti, ko si ogledujete obstoječi račun – to je račun, ki ste ga že shranili.

Če ste račun natisnili, lahko naredite tudi spremembo, opisano v prejšnjih odstavkih. Na primer, lahko listate po računih, dokler ne najdete tistega (zdaj natisnjenega), ki ima napako. In lahko spremenite napako in znova natisnete račun. Vendar pa morda ne boste želeli iti po tej poti, če ste račun že poslali. Morda boste želeli razmisliti o popravljanju računa tako, da izdate dobropis (če je izvirni račun previsoko zaračunan) ali drug račun (če je izvirni račun prenizko zaračunan). Razlog, zakaj bi morda želeli izdati dobropis ali drug račun, je ta, da postane življenje zelo neurejeno, če imate vi ali vaša stranka več kopij istega računa, ki lebdijo in povzročajo zmedo.

Brisanje računa

Račune lahko tudi izbrišete. Postopkovno je brisanje računa enostavno. Račun samo prikažete v oknu Ustvari račune in izberete Uredi –> Izbriši račun. Ko vas QuickBooks pozove, da potrdite izbris, kliknite Da. Toda najprej preberite naslednji odstavek. Računa morda ne želite izbrisati. . . .

Čeprav je brisanje računov enostavno, to ni nekaj, kar bi morali početi mimogrede ali za zabavo. Brisanje računa je v redu, če ste ga pravkar ustvarili; samo vi ste ga videli in ga še niste natisnili. V tem primeru nihče ne mora vedeti, da ste naredili napako. To je tvoja skrivnost. Preostanek časa pa – tudi če ste pozneje ustvarili račun, ki ga ne želite – obdržite kopijo računa v sistemu QuickBooks. S tem imate zapis, da je račun obstajal, kar običajno olajša kasnejše odgovore na vprašanja.

"Kako pa popravim svoje knjige, če pustim lažni račun?" vprašaš. Dobro vprašanje. Če želite popraviti svojo finančno evidenco za račun, ki ga ne želite več šteti, preprosto razveljavite račun. Račun ostane v sistemu QuickBooks, vendar ga QuickBooks ne šteje, ker izgubi podatke o količini in količini. Dobra novica – razveljavitev računa je prav tako preprosta kot brisanje računa. Samo prikažite račun v oknu Ustvari račune in nato izberite Uredi –> Razveljavi račun.