Nasveti za upravljanje datotek QuickBooks 2019

V redu, ni vam treba skrbeti za podatkovne datoteke, v katerih QuickBooks 2019 shranjuje vaše finančne podatke. QuickBooks opravi skoraj vse umazano delo. Kljub temu morate opraviti nekaj gospodinjskih opravil.

Varnostno kopiranje QuickBooks je (ni tako) težko narediti

Vodilno pravilo je, da varnostno kopirate vsakič, ko delate na nečem, česar ne bi želeli ponoviti. Nekateri ljudje mislijo, da je tedensko delo zanemarljivo; drugi menijo, da je mesečno delo zanemarljivo.

Evo, kaj ta avtor naredi, da varnostno kopira svoje datoteke. Varnostno kopira vsak teden, potem ko vnese svoje podatke za teden. Nato disk (lahko uporabite kateri koli izmenljivi disk, na primer USB bliskovni pogon ali zapisljiv CD) zatakne v svojo aktovko, da ne bi izgubila obeh, če se zgodi kaj groznega (npr. računalnik in disk z varnostno kopijo s podatki.

Sliši se kot precej dober sistem, kajne? Pravzaprav ima ta strategija svoje težave:

• Ker varnostno kopira tedensko, bo morda morala znova vnesti podatke za teden dni, če se računalnik proti koncu tedna zruši. Če ste nekdo z velikim obsegom transakcij – če na primer pripravljate na stotine računov ali pišete na stotine čekov vsak teden – verjetno želite varnostno kopirati pogosteje, morda vsak dan.
• Druga težava z mojo strategijo je mogoča le na daljavo, vendar je vseeno vredna omembe: če se kaj slabega zgodi z datotekami QuickBooks, shranjenimi na trdem disku računalnika, in datotekami, shranjenimi na varnostnem bliskovnem pogonu, CD-R, CD-RW ali kakšno drugo odstranljivo napravo za shranjevanje podatkov, bi bila po pregovornem potoku brez vesla. (Izmenljivi disk je veliko bolj verjetno, da bo odpovedal kot trdi disk in ga je lažje izgubiti.) Če se ta najslabši scenarij dejansko zgodi, bo morala od začetka leta začeti iz nič.

Nekateri ljudje, ki so versko previdni, razpošljejo tri komplete diskov z varnostnimi kopijami, da zmanjšajo možnost, da bi prišlo do te nesreče. Prav tako redno premikajo eno kopijo izven kraja, na primer v sef. V tem scenariju vsakič, ko varnostno kopirate svoje podatke, prepišete najstarejši niz diskov za varnostno kopiranje.

Recimo, da varnostno kopirate svoje podatke vsak teden, in vaš trdi disk se ne samo zruši, ampak tudi plane v kroglo, ki se dviga visoko v noč. Za obnovitev datotek uporabite najnovejši nabor varnostnih kopij – star največ en teden. Če je s temi datotekami kaj narobe, uporabite naslednji – najnovejši niz – star dva tedna. Če je s temi datotekami kaj narobe , uporabite zadnji niz – tri tedne stare. Na ta način imate tri možnosti, da dobite komplet, ki deluje – lepo malo varnosti za stroške nekaj dodatnih diskov ali naprav za shranjevanje.

Dva zadnja komentarja, povezana s strategijami in taktiko varnostnega kopiranja:

• QuickBooks ponuja spletno orodje za varnostno kopiranje, ki ga lahko uporabite tudi za zmanjšanje tveganja izgube podatkov, če izgubite varnostno kopijo. Če ste res zaskrbljeni zaradi varnosti podatkov in imate dodatnih 100 do 200 $ na leto, boste morda želeli redno (dnevno?) uporabljati spletno storitev za varnostno kopiranje QuickBooks.
• Morda boste lahko združili varnostno kopijo podatkov QuickBooks z drugo metodo varnostnega kopiranja. Ta metoda je lahko še ena ročna možnost, pri kateri kopirate datoteke na izmenljivo pomnilniško napravo, kot je tista, ki jo uporablja. Ali pa boste morda lahko uporabili drug spletni sistem za varnostno kopiranje, kot je Carbonite , ki uporablja samodejni sistem za zaščito vseh vaših podatkov.

Varnostno kopiranje na hiter in umazan način

Ti si zaposlen. Nimaš časa za norcanje. Želite le uspešno opraviti varnostno kopiranje in ste se odločili, kako pogosto nameravate to narediti. Se sliši kot vaša situacija? Nato sledite tem korakom:

1. Vstavite prazen disk v ustrezen pogon ali priključite pomnilniško napravo USB.

Varnostno kopirate lahko na kateri koli izmenljivi disk, vključno z bliskovnimi pomnilniškimi napravami, prenosnimi trdimi diski in zapisljivimi CD-ji. Upoštevajte pa, da Intuit (proizvajalec QuickBooks) priporoča, da ne uporabite ukaza za varnostno kopiranje QuickBooks za premikanje datoteke varnostne kopije na CD. Namesto tega priporoča, da varnostno kopirate datoteko na trdi disk in nato uporabite ukaz za kopiranje datoteke Windows, da datoteko zapišete na disk. Ta zaokrožitveni pristop ponavadi reši nekatere težave pri zapisovanju CD-jev, s katerimi se ljudje soočajo, ko varnostno kopirajo neposredno na CD iz QuickBooks.

Hudiča, morala bi priznati, da lahko varnostno kopirate na kateri koli fiksni disk, kot je trdi disk ali omrežni disk, vendar je prednost izmenljivega diska, da ga lahko shranite na drugo mesto. Kot kompromis lahko uporabite omrežni disk. Običajno ne želite uporabljati svojega trdega diska (čeprav je bolje kot nič), ker je ena od katastrof, ki bi lahko prizadela vaše podatke QuickBooks, okvara trdega diska.

Datoteke QuickBooks lahko tudi varnostno kopirate v spletno mesto za shranjevanje.

2. Če shranjujete podatke za več kot eno podjetje, se prepričajte, da je podjetje, katerega podatke želite varnostno kopirati, aktivno podjetje.

Želite varnostno kopirati pravo podjetje. Če želite izvedeti, ali je pravo podjetje aktivno, poglejte v naslovno vrstico okna aplikacije QuickBooks, ki poimenuje aktivno podjetje. (Če se ne spomnite nastavitve več datotek, ne skrbite. Verjetno imate samo eno datoteko – v običajnem primeru.)

Če uporabljate QuickBooks v večuporabniškem načinu, morate pred varnostnim kopiranjem datoteke preklopiti v način za enega uporabnika. To storite tako, da izberete Datoteka→ Preklopi v enouporabniški način.

3. Izberite Datoteka → Podjetje za varnostno kopiranje → Ustvari lokalno varnostno kopijo, da začnete postopek varnostnega kopiranja.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Ustvari varnostno kopijo.

Pogovorno okno Ustvari varnostno kopijo.

4. Povejte QuickBooks, kje želite varnostno kopirati podatkovno datoteko QuickBooks.

Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Ustvari varnostno kopijo – prikazano – določite lokacijo varnostne kopije z izbiro izbirnega gumba Spletno varnostno kopiranje ali Lokalno varnostno kopiranje.

Če želite lokalno varnostno kopirati datoteko QuickBooks, izberite možnost Lokalno varnostno kopiranje.

5. Opišite, kako naj QuickBooks varnostno kopira vašo podatkovno datoteko .

Pogovorno okno Možnosti varnostnega kopiranja.

Ko je prvo pogovorno okno Ustvari varnostno kopijo še vedno prikazano, kliknite gumb Možnosti. QuickBooks prikaže pogovorno okno Možnosti varnostnega kopiranja, kjer določite, kako in kdaj QuickBooks varnostno kopira vašo podatkovno datoteko:

• Izberite privzeto lokacijo. Določite, kje naj se nahaja varnostna kopija. To lahko storite tako, da vnesete ime poti do mape varnostne kopije v polje Povejte nam, kam naj shranimo svoje varnostne kopije (na težji način) ali tako, da kliknete gumb Prebrskaj in nato uporabite pogovorno okno Prebrskaj za mapo, ki ga prikaže Windows, da izberete privzeta lokacija varnostne kopije.
• Natančno prilagodite operacijo varnostnega kopiranja. Pogovorno okno Možnosti varnostnega kopiranja ponuja nekaj potrditvenih polj, ki jih lahko uporabite za natančno nastavitev starega delovanja varnostnega kopiranja QuickBooks. Potrditveno polje z naslovom Dodaj datum in čas varnostne kopije v ime datoteke, če je izbrano, naredi točno to, kar piše. Potrditveno polje z naslovom Omeji število varnostnih kopij v tej mapi na [X] pove QuickBooks, naj omeji število varnostnih kopij vaše datoteke QuickBooks, ki jo shrani v mapo z varnostno kopijo. Privzeto število varnostnih kopij pri roki je tri, kar bi moralo biti v redu.
• Določite pravilo opomnika za varnostno kopiranje. Označite lahko potrditveno polje z naslovom Opomni me, da varnostno kopiram, ko zaprem datoteko svojega podjetja vsakih [X] -krat, da QuickBooks sporoči, naj vas vsake toliko opomni, da morate varnostno kopirati. QuickBooks vas privzeto opomni vsakič, ko zaprete podatkovno datoteko, vendar lahko zamenjate vrednost v besedilnem polju, da določite drugo pogostost varnostnega kopiranja.
• Izberite možnost preverjanja podatkov. QuickBooks ponuja tri možnosti preverjanja podatkov: popolno preverjanje (varno, a počasno), hitrejše preverjanje (hitro, vendar ne tako temeljito) in brez preverjanja (prihrani nekaj časa, ker obstaja nevarnost poznejših težav). Možnost Popolno preverjanje je tisto, kar priporočava QuickBooks in jaz.

Ko končate s pogovornim oknom Možnosti varnostnega kopiranja, kliknite V redu in nato kliknite Naprej. QuickBooks prikaže drugo pogovorno okno Ustvari varnostno kopijo.

Drugo pogovorno okno Ustvari varnostno kopijo.

6. Določite, kdaj naj QuickBooks varnostno kopira vašo podatkovno datoteko.

Drugo pogovorno okno čarovnika za varnostno kopiranje ponuja gumbe z možnostmi, ki jih uporabite za načrtovanje, ko želite varnostno kopirati. Če želite označiti, da želite varnostno kopirati na kraju samem, izberite izbirni gumb Shrani zdaj.

Opomba: Zelo, in mislim, da je zelo, ko prvič varnostno kopiranje QuickBooks datoteko z uporabo Ustvarjanje Backup ukaz, QuickBooks ne vas prosim, če bi bilo to varnostno kopijo podatkovne datoteke. Samo varnostno kopira podatkovno datoteko, pri čemer ta korak preskoči.

7. Potrdite lokacijo in ime varnostne kopije.

Ko se prikaže drugo pogovorno okno čarovnika za varnostno kopiranje, kliknite Naprej. QuickBooks prikaže pogovorno okno Shrani varnostno kopijo. Če ste uspešno zaključili 5. korak, ste že določili ustrezno lokacijo mape za varnostno kopijo. Da bi bili na varni strani, preverite, ali sta ime datoteke in lokacija mape, prikazana v pogovornem oknu Shrani varnostno kopijo, pravilna. Če lokacija mape ni pravilna, izberite novo lokacijo mape v spustnem meniju Shrani v. Če ime datoteke ni pravilno, uredite ime, prikazano v besedilnem polju Ime datoteke.

Pogovorno okno Shrani varnostno kopijo.

8. Kliknite Shrani.

QuickBooks varnostno kopira vašo podatkovno datoteko in prikaže sporočilo s sporočilom, da je varnostno kopiral vašo datoteko. Sporočilo vsebuje tudi ime datoteke varnostne kopije in lokacijo mape.

Varnostno kopiranje datotek QuickBook na spletu

Svoje podatke lahko hitro in enostavno varnostno kopirate na spletu. Če to storite, se vam ni več treba spomniti narediti varnostnih kopij in jih odnesti izven mesta. Če želite izvedeti več o spletnem varnostnem kopiranju, izberite Datoteka→ Ustvari varnostno kopijo in kliknite povezavo Več o spletni varnostni kopiji QuickBooks.

Storitev Online Backup je zelo dobra ideja, če imate hitro internetno povezavo, vendar storitev stane nekaj denarja. Odvisno od ravni storitve plačate najmanj 100 do 200 $ na leto, vendar lahko storitev nastavite tako, da QuickBooks redno samodejno varnostno kopira vaše podatke in celo druge pomembne datoteke.

Dve zadnji točki o uporabi možnosti spletnega varnostnega kopiranja QuickBooks:

• Samo za zapis, morate skrbeti za varnost. (Več o varnostnih ukrepih lahko preberete na spletnem mestu QuickBooks, vendar so vaši podatki tako varni na spletu kot v vaši pisarni.)
• Večina ljudi bi morala uporabljati storitev Online varnostno kopiranje zunaj mesta po cenah, ki jih ponuja Intuit, se zdi res odlična ponudba za vsako podjetje, v katerem so podatkovne datoteke QuickBooks pomembne.

Vrnitev podatkov QuickBooks, ki ste jih varnostno kopirali

Kaj se zgodi, če izgubite vse podatke QuickBooks? Najprej vas spodbujam, da se počutite samozadovoljno. Vzemi skodelico kave. Naslonite se nazaj na stol. Slavite nekaj minut. Ti, prijatelj, nimaš težav. Sledili ste navodilom.

V redu, morda imate eno ali dve težavi, vendar lahko zanje verjetno krivite računalniške gremline. Če je nesreča, zaradi katere ste izgubili podatke, uničila tudi druge dele vašega računalnika, boste morda morali znova namestiti QuickBooks. Morda boste morali znova namestiti tudi vso drugo programsko opremo.

Ko se dovolj veselite (in znova sestavite računalnik, če je bil vzrok za katastrofo), previdno naredite naslednje, da obnovite svoje podatke QuickBooks:

1. Pridobite varnostne kopije datotek.

Poiščite varnostno kopijo, ki ste jo ustvarili, in jo naložite v ustrezen pogon (za disk) ali vrata USB (za palični pogon ali zunanji vir). Če delate z zunanjim diskom, naredite kaj posebnega za dostop do te naprave, na primer vklopite napajanje zunanjega diska.

2. Zaženite QuickBooks in izberite Datoteka→ Odpri ali Obnovi podjetje.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Odpri ali Obnovi podjetje.

Pogovorno okno Odpri ali obnovi podjetje.

3. Označite, da želite obnoviti varnostno kopijo podatkovne datoteke QuickBooks; nato kliknite Naprej.

Kako vam to uspe, je očitno, kajne? Izberite izbirni gumb Obnovi varnostno kopijo.

4. Povejte QuickBooks, ali ste varnostno kopirali lokalno ali na spletu; nato kliknite Naprej.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Odpri ali Obnovi podjetje (ni prikazano).

5. Izberite gumb možnosti Lokalno varnostno kopiranje, da označite, da ste naredili lokalno varnostno kopijo, in kliknite Naprej.

6. Določite datoteko varnostne kopije, ki jo želite uporabiti; nato kliknite Odpri.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Odpri varnostno kopiranje. Če poznate ime datoteke in lokacijo podjetja, lahko te podatke vnesete v predvidena polja. Če teh informacij ne poznate, uporabite spustni meni Poišči v, da določite pogon, ki vsebuje datoteko, ki jo želite varnostno kopirati; nato izberite datoteko varnostne kopije, ki jo želite obnoviti, in kliknite Odpri. QuickBooks prikaže pogovorno okno Odpri ali Obnovi podjetje (ni prikazano), ki vam pove, da je naslednji korak (kjer določite lokacijo obnovitve) zelo pomemben.

Pogovorno okno Odpri varnostno kopijo.

7. Določite, kje se bo nahajala obnovljena datoteka; nato znova kliknite Naprej.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Shrani datoteko podjetja kot. Tukaj uporabite besedilno polje Ime datoteke in spustni meni Shrani v, da določite datoteko, ki jo želite zamenjati.

Pogovorno okno Shrani datoteko podjetja kot.

Če poznate ime datoteke in lokacijo podjetja, lahko te podatke vnesete v zagotovljena besedilna polja. Če teh informacij ne poznate, uporabite spustni meni Shrani v in se prepričajte, da ste obnovljeno datoteko postavili v pravilno mapo na pravem pogonu.

8. Kliknite Shrani.

Če datoteka, ki jo poskušate obnoviti, že obstaja, se prikaže sporočilo, ki vam to sporoča.

9. Kliknite Da, da prepišete in zamenjate datoteko s tisto, ki je shranjena na disku z varnostno kopijo, ali kliknite Ne, da obdržite izvirno kopijo.

QuickBooks vas lahko prosi za geslo, da preveri, ali imate skrbniško dovoljenje za obnovitev datoteke. Potem, če gre vse v redu, vidite okno s sporočilom, ki tako pravi. Vdihnite si globoko olajšanje in se zahvalite.

Ko obnovite datoteko, zamenjate trenutno različico datoteke z različico varnostne kopije, shranjeno na mediju za varnostno kopiranje. Ne obnavljajte datoteke za zabavo. Obnovite datoteko samo, če je trenutna različica v smeti in želite začeti znova z uporabo različice, shranjene na disku z varnostno kopijo.

Ponovno morate vnesti vse, kar ste vnesli, odkar ste naredili varnostno kopijo. Ti si jezen. S srečo ni minilo tako dolgo, odkar ste naredili varnostno kopijo.

Uporaba izvoda računovodje

Medtem ko sem pri temi stvari za čiščenje hiše, ki jih lahko naredite s svojimi datotekami QuickBooks, bom omenil funkcijo Računovodjevo kopiranje.

Naj najprej povem, da mi ta funkcija res ni všeč. Po mojih izkušnjah – in moje podjetje služi na stotine malih podjetij, ki uporabljajo QuickBooks – Računovodjeva kopija v praksi ne deluje tako dobro. Morda pa boste vseeno želeli poskusiti.

Računovodjeva kopija omogoča vašemu računovodju, da opravi prilagoditve v posebni kopiji vaše podatkovne datoteke QuickBooks, medtem ko še naprej vnašate svoje dnevne transakcije v glavno datoteko. Ko vaš računovodja vrne posodobljeno datoteko, lahko spremembe združite nazaj v glavno datoteko.

Če želite uporabiti računovodsko funkcijo kopiranja, izberite Datoteka→ Ustvari kopijo. Izberite možnost Računovodjevo kopiranje in sledite navodilom na zaslonu. Spremembe računovodje lahko uvozite pozneje. Če potrebujete pomoč pri tej funkciji, se pogovorite s svojim računovodjo.

Nikoli ne nadgradite na novejšo različico QuickBooks, medtem ko vaš računovodja še vedno dela z izvodom računovodje. Vsaj tega ne bi smeli storiti, če nameravate uporabiti računovodske spremembe. Če je v uporabi aktiven izvod računovodje, bo na vašem zaslonu to dejstvo navedeno na samem vrhu, poleg imena podjetja.

Delo s prenosnimi datotekami

QuickBooks vključuje funkcijo prenosnih datotek. Prenosni datoteka je manjša, zgoščena različica podatkovne datoteke QuickBooks. Prenosna datoteka je pravzaprav dovolj majhna, da jo lahko verjetno po e-pošti pošljete svojemu računovodji, svoji sestri v Portlandu ali meni.

Če želite ustvariti prenosno datoteko, izberite Datoteka → Ustvari kopijo. Ko QuickBooks prikaže prvo pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje, izberite možnost Prenosna datoteka podjetja, kliknite Naprej in sledite navodilom na zaslonu. Mimogrede, postopek je podoben postopku varnostnega kopiranja. Zdi se mi, da je datoteko zelo enostavno shraniti na namizje. Nato ga lahko preprosto priložite svojemu e-poštnemu sporočilu in ga pošljete ven. Ko druga oseba prejme datoteko, lahko svojo kopijo povlečete v koš. Vaša prava datoteka ostane nedotaknjena. (Za prenos prek večine e-poštnih storitev mora biti prenosna datoteka običajno velika 10 MB ali manj.)

Če želite odpreti prenosno datoteko, mora oseba (to je lahko vaš računovodja, vaša sestra v Portlandu ali jaz) izbrati File→ Open or Restore Company. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Odpri ali Obnovi podjetje, ta druga oseba samo določi datoteko, ki jo želi odpreti kot prenosno datoteko, in nato sledi navodilom na zaslonu.

Uporaba revizijske sledi

Iz neznanega razloga, v svetu računovodstva po Bernieju Madoffu ljudi veliko bolj zanima funkcija revizijske sledi QuickBooks. Zaradi tega ponovnega zanimanja naj vam delim tri stvari, ki jih morate vedeti o uporabi funkcije QuickBooks Audit Trail:

• Revizijska sled je preprosto seznam sprememb. Revizijska sled QuickBooks – ki je preprosto poročilo, ki navaja spremembe v podatkovni datoteki QuickBooks – vam omogoča, da vidite, kdo je kaj spremenil.
• Funkcije revizijske sledi ne morete izklopiti v zadnjih različicah QuickBooks. V skladu s tem se zabeleži vsaka sprememba, ki jo naredite (ali jo naredi nekdo drug v vaši pisarni) v QuickBooks.
• Poročilo o revizijski poti lahko natisnete tako, da izberete Poročila → Računovodja in davki → Revizijska sled.

Uporaba gesla za zapiranje

QuickBooks od vas ne zahteva – ali vam celo dovoli – »zapreti« mesece in leta, kot so to počeli stari ročni računovodski sistemi. (Ko ste »zaprli« staro obračunsko obdobje, ste dejansko izničili račune prihodkov in odhodkov in nato neto znesek prenesli na račune lastniškega kapitala.)

QuickBooks pa vam omogoča uporabo zaključnega datuma in gesla. Datum zaključka nekako preprečuje, da bi nekdo vnesel transakcije pred navedenim datumom. Če na primer nastavite zaključno geslo, mora nekdo to geslo navesti pred vnosom transakcije ali spremembo transakcije, ki je datum pred datumom zapiranja. Če ne nastavite zaključnega gesla, je nekdo, ki poskuša vnesti ali spremeniti transakcijo, ki je datum pred datumom zaključka, opozorjen, vendar lahko ta oseba še vedno ustvari ali spremeni vnos.

Če želite nastaviti datum zaključka, izberite Uredi→ Nastavitve, kliknite ikono Računovodstvo, kliknite zavihek Nastavitve podjetja in nato kliknite gumb Nastavi datum/geslo, tako da QuickBooks prikaže pogovorno okno Nastavi datum zaključka in geslo. V besedilno polje Datum zaključka vnesete datum zaključka (verjetno konec zadnjega zaključenega leta) in nato vnesete geslo (dvakrat): v besedilno polje Geslo za datum zaključka in v besedilno polje Potrdi geslo. Opomba: potrdite polje z naslovom Izključi ocene, prodajna naročila in naročilnice iz omejitev za datum zaključka, da ne boste izgubili dostopa do teh transakcij kot del zaključka.

Pogovorno okno Nastavi datum zaključka in geslo.

Ne nastavite zaključnega datuma in gesla za datoteko QuickBooks, ki jo želite poslati svojemu računovodji, da bo lahko pripravil vašo davčno napoved. Vaš davčni računovodja bo verjetno moral spremeniti vašo datoteko QuickBooks, da bo sinhroniziral stvari med vašimi evidencami in vašo davčno napovedjo. Prejšnje leto želite »zakleniti« šele po zaključku davčnega obračuna.