Nasveti za načrtovanje proračuna s Quickbooks

Quickbooks vam lahko pomaga pri oblikovanju proračuna. Proračun je lahko zelo uporabno orodje, vendar ni nujno, da deluje za vse. Tukaj je nekaj komentarjev na to temo:

• Proračun je primer stare fraze »Načrtujte svoje delo in nato delajte svoj načrt«. Proračuni niso lisice. Proračuni niso prisilni jopiči. Proračuni so preprosto orodje za načrtovanje, ki ga uporabljate za premišljeno sprejemanje odločitev o finančnih zadevah vašega podjetja za prihodnje leto.
• Če iz procesa oblikovanja proračuna ne dobite vrednosti, tega ne bi smeli storiti. Ali pa bi morali vsaj spremeniti način, kako to počnete. Brez heca – ne načrtujte proračuna, če proces ne dobite vrednosti. Toda večina podjetij dobi vrednost. Če lahko svoje podjetje upravljate brez proračuna — ne načrtujte proračuna. Uporabljate tista orodja, ki vam prinašajo največjo vrednost pri upravljanju vašega podjetja. Za mnoge ljudi proračun omogoča prav to. Če ni za vas, preskočite delo. Čas je pogosto najbolj redek vir za lastnike podjetij in menedžerje.
• Proračuni so lahko bistveno orodje za upravljanje ljudi s finančno izmerljivimi odgovornostmi. Proračuni so slabo ocenjeni in niso popolni, a veste kaj? Če imate ljudi, ki delajo za vas, ki imajo odgovornosti, ki jih lahko finančno kvantificirate, lahko uporabite proračun za upravljanje teh ljudi.

Recimo, da imate prodajalce, ki bi morali posamezno prodati stvari v vrednosti 25.000 $ vsak mesec. Če načrtujete proračun glede na prodajalca (verjetno morate nastaviti razred za vsakega prodajalca ali račun prihodkov za vsakega prodajalca), lahko uporabite proračun za primerjavo dejanske prodaje, ki jo ustvari vsaka oseba, s predvideno prodajo, ki se pričakuje zanjo.

Če pogledate Joeja vsak mesec in vidite, da ima predvidljivo prodajo 30.000 $, lahko te podatke uporabite pri upravljanju Joeja. Verjetno Joejeva pretirana produkcija pomeni, da dobro opravlja svoje delo. Če pogledate Joejevega brata Boba in vidite, da ima vsak mesec prodajo 20.000 $, ko pričakujete, da bo prodal 25.000 $, verjetno vidite težavo in priložnost za izboljšanje. Vse to je smiselno, kajne?

• Ljudje, ki radi načrtujejo proračun, se ponavadi osredotočajo na neugodna odstopanja. Čeprav neugodna odstopanja pogosto odkrijejo težave, ki jih je treba popraviti, so ugodna odstopanja včasih bolj zanimiva in koristnejša za seciranje.

Recimo, da imate podjetje, v katerem pričakujete, da bodo prodajalci ustvarili 25.000 $ prodaje na mesec. Če Julia ustvari 75.000 $ na mesec s prodajo, je to zelo zanimivo. Julia verjetno nekaj ve ali ima veščine ali pristop, ki ga drugi prodajalci nimajo. Morda lahko z malo sreče ugotovite, zakaj se Julia tako dobro znajde – in nato s tem novim znanjem spodbudite svoje druge prodajalce k prodaji več stvari vsak mesec.

• Ključne proračunske številke, ki jih je treba gledati, so pogosto precej majhen nabor. Čeprav ima proračun glede na QuickBooks lahko na stotine številk, boste morda lahko dobro upravljali svoje podjetje, če pogledate le nekaj številk. Morda se v vašem poslu vse osredotoča na prodajo. Če prodaja res poganja vse ostalo – vaše stroške in seveda ves vaš dobiček – morda nimate veliko razloga za spremljanje zneska, ki ga vsak mesec porabite za telefonski račun ali stroške poštnine.

Če lahko svoj finančni načrt zmanjšate na nekaj številk, ki jih morate spremljati, lahko precej poenostavite načrtovanje proračuna in finančne analize. Vse, kar morate storiti, je določiti ključne finančne statistike, ki jih morate spremljati – in jih nato redno spremljati.

Finančni kazalniki so pogosto zelo uporabna orodja za spremljanje finančne uspešnosti podjetja. Mnogi lastniki podjetij uspešno upravljajo svoja podjetja brez formalnega proračuna, tako da si ogledajo dve ali tri postavke, vključno s stroški prodanega blaga in odstotki bruto marže. Nabavna vrednost prodanega blaga vključuje stroške prodanih izdelkov ali artiklov. Odstotek bruto marže je odstotek prodaje, ki ostane po plačilu stroškov prodanega blaga.