Nasveti za delo s pravili MYOB in viri banke

Ena od odličnih stvari pri MYOB AccountRight je, da lahko nastavite bančna pravila za samodejno dodeljevanje transakcij. Tukaj je nekaj nasvetov, kako ustvariti pravila, ki vedno delujejo pravilno.

• Pogoji pravil naj bodo čim bolj preprosti. Na primer, morda se nedavno plačilo vašemu mehaniku pojavi kot »EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU«. Seveda bi lahko ustvarili pravilo, ki pove MYOB-u, da dodeli katero koli transakcijo s temi natančnimi besedami stroškom motornega vozila, vendar si namesto tega vzemite trenutek in poenostavite pogoje pravila. Ustvarite na primer pravilo, ki pove, da MYOB dodeli katero koli transakcijo z besedami 'BAY AUTOMOTIVE' stroškom motornega vozila. Na ta način je bolj verjetno, da bo pravilo ostalo pravilno, če naslednjič plačate s kreditno kartico in ne EFTPOS ali če mehanik spremeni svoj trgovski objekt, tako da je besedilo bančnega izpiska prikazano drugače.

• Imena pravil naj bodo informativna in jih je enostavno prepoznati. MYOB privzeto uporablja celoten opis iz besedila na vašem bančnem izpisku kot ime pravila. V zgornjem primeru ime pravila postane 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Ne sprejmite te privzete vrednosti, temveč vedno uredite imena pravil, da boste v prihodnosti lažje našli pravila. Na primer, dobro ime pravila za to transakcijo je verjetno 'Bay Automotive Vehicle Repairs', saj to ime vključuje tako ustrezno besedilo bančnega izpiska kot tudi vrsto stroškov.

• Ko ustvarjate pravilo, vedno pojdite na Napredne možnosti in v spodnjem desnem kotu vnesite ime dobavitelja ali stranke. Čeprav izbira kartice ni obvezna, ne pozabite, da če ne izberete kartice, v prihodnosti ne boste mogli iskati vseh transakcij za to stranko ali dobavitelja. Ta odsotnost podrobne zgodovine transakcij je lahko resna bolečina, zato si vzemite dodaten trenutek in dodajte te podatke vsakič, ko ustvarite novo pravilo.

  Ko uporabljate internetno bančništvo za elektronska plačila dobaviteljem, dobro premislite, kako bo opis prikazan na vašem bančnem izpisku. Vprašajte se, ali boste na podlagi tega opisa lahko ustvarili pravilo? Odgovor na to vprašanje je odvisen tako od vaše banke kot od tega, ali je ime prejemnika plačila vedno prikazano na vašem izpisku. Eden od nasvetov je, da podatke o dobavitelju in opise plačil shranite v svojo internetno bančništvo, tako da se vsakič prikaže popolnoma isto besedilo. Na ta način lahko ustvarite pravilo na podlagi določenega besedila.

• Bodite pozorni na podvojena pravila. Občasno preglejte svoj seznam pravil in še enkrat preverite, kako ste postavili svoje pogoje. Če vidite dve pravili z enakimi pogoji, izbrišite eno od pravil ali spremenite pogoje pravila.

• Naj MYOB samodejno razdeli osebne odstotke. Za stroške, ki jih redno delite med poslovne in osebne (morda na primer vedno namenite 75 odstotkov bencina za podjetja in 25 odstotkov za osebne), uporabite napredne možnosti, da ustvarite pravilo, ki to razdeli samodejno.

• Ko ste v oknu Bančni viri, vedno postavite miško na ikono Uporabljeno pravilo, preden kliknete Odobri. Na ta način MYOB prikaže, kateremu računu bo transakcija dodeljena, in lahko preverite, ali pravilo deluje pravilno.

• Ne ustvarjajte pravila s pogojem, da se vsaka transakcija, ki vsebuje besedo 'BP', dodeli bencinu. Zakaj ne? Ker če to storite, bo vsaka transakcija BPAY, ne glede na to, ali gre za elektriko, telefon ali davek, dodeljena bencinu, preprosto zato, ker "BPAY" vsebuje črke "BP".

• Če imate veliko transakcij, razmislite o določitvi imena pravila v polju Zabeležka pri ustvarjanju pravila. Če na primer ustvarite pravilo s pogojem, da je vsaka transakcija, ki vsebuje besede 'Katoomba Au', dodeljena popravilu motornih vozil (ker Katoomba Au v tem primeru pomeni Katoomba Automotive'), je en trik, da odprete Napredne možnosti in kot opombo za to pravilo vnesite 'Transakcija, ustvarjena z uporabo Katoomba Automotive Rule'. Tako, če pregledujete transakcije ob koncu četrtletja ali ob koncu leta in ugotovite, da so bile transakcije napačno dodeljene, veste, katero pravilo je povzročilo, da so stvari šle narobe.

Pravilna uporaba bančnih pravil lahko prihrani do 90 odstotkov časa za vnos podatkov in praktično odpravi potrebo po dolgotrajnih bančnih uskladitvah.