Namen računovodstva za delo s QuickBooks 2012

Najpomembnejša stvar, ki jo morate razumeti pri računovodstvu, da bi kar najbolje izkoristili svoje delo v QuickBooks 2012, je, da zainteresiranim stranem zagotavlja finančne informacije. Vsako računovodsko funkcijo, ki je opisana tukaj, uspešno izvaja vsaka od različic QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier in QuickBooks Enterprise.

Zainteresirane strani so ljudje, ki poslujejo s podjetjem ali sodelujejo z njim; vključujejo menedžerje, zaposlene, vlagatelje, banke, prodajalce, vladne organe in agencije, ki lahko obdavčijo podjetje. Potrebe po informacijah teh deležnikov določajo, kaj mora računovodski sistem narediti.

Informacijske potrebe menedžerjev, investitorjev in podjetnikov

Prva kategorija deležnikov vključuje menedžerje podjetja, vlagatelje in podjetnike. Ta skupina potrebuje finančne podatke, da ugotovi, ali podjetje služi denar. Ta skupina želi tudi kakršne koli informacije, ki dajejo vpogled v to, ali podjetje raste ali se krči in kako zdravo ali bolno je.

Za izpolnjevanje svojih obveznosti in dolžnosti ta skupina pogosto potrebuje podrobne informacije. Na primer, menedžer ali podjetnik morda želi vedeti, katere stranke so še posebej dobičkonosne - ali nedonosne. Aktivni vlagatelj bo morda želel vedeti, katere linije izdelkov rastejo ali se krčijo.

Povezan niz zahtev po informacijah se nanaša na vodenje evidence sredstev in obveznosti. Sredstvo je nekaj, da je podjetje v lasti, kot so gotovina, inventar, ali opreme. Odgovornost je nekaj dolga, ali obveznost, da podjetje dolguje, kot so bančna posojila in obveznosti do dobaviteljev.

Očitno mora nekdo v podjetju – morda vodja, knjigovodja ali računovodja – imeti zelo podrobne evidence o količini gotovine, ki jo ima podjetje na svojih bančnih računih, zaloge, ki jo ima podjetje v svojem skladišču ali na policah, in opremo, ki jo ima podjetje v lasti in jo uporablja pri svojem poslovanju.

Nekdo, ki dela v podjetju, vodi podjetje ali aktivno vlaga v podjetje, potrebuje dobre splošne informacije o finančnih zadevah podjetja in v mnogih primerih zelo podrobne informacije o pomembnih sredstvih (kot je denar) in obveznostih (npr. bančna posojila).

Informacijske potrebe zunanjih upnikov

Druga kategorija deležnikov vključuje zunanja podjetja, ki posojajo denar podjetjem, in agencije za poročanje o kreditih, ki tem posojilodajalcem posredujejo informacije. Banke na primer želijo vedeti o finančnih zadevah in finančnem stanju podjetja, preden posojajo denar. Računovodski sistem mora pripraviti finančne informacije, ki jih banka potrebuje za obravnavanje zahtevka za posojilo.

Kakšne informacije želijo posojilodajalci? Posojilodajalci želijo vedeti, da je podjetje dobičkonosno in uživa pozitiven denarni tok. Dobički in pozitivni denarni tokovi podjetju omogočajo enostavno odplačevanje dolga. Banka ali drug posojilodajalec želi tudi videti sredstva, ki bi jih v najslabšem primeru lahko unovčila za plačilo posojila – in tudi druge dolgove, ki lahko predstavljajo terjatev do sredstev podjetja.

Prodajalci običajno zahtevajo tudi finančne informacije od podjetja. Prodajalec pogosto posoja denar podjetju s podaljšanjem komercialnega kredita. Pri tem je omembe vredno, da prodajalci včasih zahtevajo posebno računovodstvo.

Na primer, ena od kategorij prodajalcev, s katerimi se ukvarja podjetje, kot je Wiley Publishing, Inc., so avtorji. Da bi avtorju plačal avtorski honorar, do katerega je upravičen, Wiley vloži pošteno količino dela za izračun zneskov licenčnin na enoto, nato pa poroča in te zneske nakaže avtorjem.

Druga podjetja imajo včasih podobne zahteve za finančno poročanje za prodajalce. Prejemniki franšize (kot je moški ali ženska, ki ima v lasti in upravlja lokalni McDonald's) plačajo franšizno pristojbino na podlagi prihodkov. Trgovci na drobno lahko izvajajo posebno računovodstvo in poročanje, da bi uživali rabate in spodbude proizvajalcev izdelkov, ki jih prodajajo.

Informacijske potrebe državnih organov

Predvidljive zainteresirane strani, ki zahtevajo finančne informacije od podjetja, so zvezne in državne vladne agencije s pristojnostjo nad podjetjem. Vsako podjetje v Združenih državah mora na primer poročati o svojih prihodkih, odhodkih in dobičkih, da lahko podjetje pravilno izračuna davek od dohodka, ki ga dolguje zvezni vladi, in nato ta davek plača.

Podjetja z zaposlenimi morajo tudi poročati zvezni in državni vladi o plačah, izplačanih tem zaposlenim - in plačati davke na izplačane plače na podlagi meritev, kot so število zaposlenih, plače, izplačane zaposlenim, in nadomestila za brezposelnost, ki jih zahtevajo pretekli zaposleni.

Zagotavljanje tovrstnih finančnih informacij vladnim agencijam predstavlja ključno dolžnost računovodskega sistema podjetja.

Informacijske potrebe ustvarjanja poslovnih obrazcev

Poleg računovodskega poročanja, opisanega v prejšnjih odstavkih, računovodski sistemi običajno opravljajo še eno ključno nalogo za podjetja: izdelavo poslovnih obrazcev. Računovodski sistem na primer skoraj vedno proizvaja čeke, potrebne za plačilo prodajalcem.

Poleg tega računovodski sistem pripravlja račune in preglede plač. Bolj izpopolnjeni računovodski sistemi, kot so tisti, ki jih uporabljajo velika podjetja, pripravljajo številne druge poslovne obrazce, vključno z naročilnicami, mesečnimi izpiski strank, dobropisi za stranke, potrdili o prodaji itd.