Načrtujte svoj novi sistem QuickBooks 2012

Če že od samega začetka razumete nekaj pomembnih elementov – kaj počne računovodstvo in kaj računovodski sistemi –, boste ugotovili, da je postopek namestitve QuickBooks 2012 veliko bolj smiseln.

Kaj počne računovodstvo

Pomislite, kaj počne računovodstvo. Ljudje se lahko prepirajo o majhnih podrobnostih, vendar bi se večina strinjala, da računovodstvo opravlja naslednje štiri pomembne stvari:

• Meri dobičke in izgube

• Poročila o finančnem stanju podjetja (njegova sredstva, obveznosti in neto vrednost)

• Zagotavlja podrobne evidence sredstev, obveznosti in računov lastniškega kapitala

• Zagotavlja finančne informacije zainteresiranim stranem, zlasti vodstvu

Kaj počnejo računovodski sistemi

Zdaj si oglejte, kaj računovodski sistemi – ali vsaj kaj računovodski sistemi za mala podjetja – običajno počnejo:

• Pripravite računovodske izkaze, vključno z izkazi poslovnega izida, bilancami stanja in drugimi računovodskimi poročili.

• Ustvarite poslovne obrazce, vključno s čeki, plačami, računi, izjavami strank in tako naprej.

• Vodite podrobne evidence ključnih računov, vključno z gotovino, terjatvami (zneski, ki jih stranke dolgujejo podjetju), obveznosti (zneski, ki jih podjetje dolguje svojim prodajalcem), zalogami, osnovnimi sredstvi itd.

• Izvajati specializirane funkcije upravljanja informacij. Na primer, v založništvu knjižni založniki avtorjem pogosto plačujejo avtorske honorarje. Računovodstvo licenčnin je torej naloga, ki jo morajo običajno opraviti računovodski sistemi založnikov knjig.

Kaj počne QuickBooks 2012

V redu, ko razumete, kaj počne računovodstvo in kaj običajno počnejo računovodski sistemi, lahko z neke perspektive vidite, kaj počne QuickBooks:

• Izdeluje računovodske izkaze

• Ustvarja številne običajne poslovne obrazce, vključno s čeki, plačami, računi za stranke, izpiski strank, dobropisi in naročilnicami

• Vodi podrobne evidence o peščici ključnih računov: gotovina, terjatve, obveznosti in zaloge v preprostih nastavitvah

QuickBooks naredi tri od štirih stvari, ki bi jih pričakovali od računovodskega sistema. QuickBooks ne ponuja specializiranih računovodskih stvari. Na primer, QuickBooks ne obračunava licenčnin.

Česa QuickBooks 2012 ne naredi

QuickBooks torej počne tri od štirih stvari, ki jih počnejo računovodski sistemi, vendar ne naredi vsega. QuickBooks je pogosto nepopolna računovodska rešitev. Zato bodite previdni pri določanju svojih pričakovanj. Prav tako morate običajno poiskati rešitve za nekatere vaše posebne računovodske zahteve.

QuickBooks daje uporabnikom in podjetjem veliko prilagodljivosti. Če se torej vrnemo k prejšnjemu primeru, lahko založnik knjig naredi veliko tega, kar mora storiti za obračunavanje licenčnin v QuickBooks. To računovodsko delo z licenčninami preprosto zahteva določeno mero poigravanja, saj podjetje postavlja QuickBooks.

Vendar pa QuickBooks (ali vsaj najbolj priljubljene različice QuickBooks) trpijo zaradi nekaj pomembnih slabosti:

• QuickBooks Pro ne ponuja dobrega načina za ravnanje z izdelavo zalog. Vendar pa QuickBooks Premier in QuickBooks Enterprise Solutions podpirata preprosto proizvodno računovodstvo. (Te različice QuickBooks vam pomagajo upoštevati proces pretvarjanja surovin v končne izdelke.)

• Samo QuickBooks Enterprise Solutions obravnava situacijo shranjevanja zalog na več lokacijah. Z drugimi besedami, QuickBooks Pro in QuickBooks Premier preprosto pokažeta na primer, da imate 3000 pripomočkov. Ne omogoča vam, da spremljate dejstvo, da imate 1000 pripomočkov v skladišču, 500 pripomočkov v trgovini A in 1500 pripomočkov v trgovini B.

Kljub dejstvu, da je QuickBooks morda nepopolna rešitev in morda ne ravna z inventarjem tako, kot želite ali potrebujete, je QuickBooks še vedno zelo dobra rešitev. Kar počne QuickBooks, dela zelo dobro. Upoštevajte dejstvo, da bo QuickBooks prisoten še dolgo, dolgo.

Veliko bolj verjetno je, da bo na primer izdelek računovodske programske opreme s 600 uporabniki ukinjen kot izdelek, kot je QuickBooks, ki ima 4.000.000 strank.