Kako zgostiti podatkovno datoteko QuickBooks 2014

Ukaz QuickBooks Condense ustvari trajno kopijo podatkovne datoteke QuickBooks. (Ta kopija se imenuje arhivska kopija datoteke.) Arhivska kopija datoteke podjetja je posnetek datoteke podjetja, kakršna obstaja v določenem trenutku.

Če ima kdo pozneje vprašanje - morda vaš računovodja, zvezni ali državni revizor -, lahko uporabite arhivsko kopijo podatkovne datoteke, da pokažete, kako je bila datoteka podjetja videti v določenem trenutku.

Ko razumete, kaj je arhiviranje, je postopek precej preprost. Če želite zgostiti datoteko podjetja QuickBooks, sledite tem korakom:

1Izberite ukaz File→Utilities→Condense Data.

QuickBooks prikaže prvo pogovorno okno Condense Data.

2Izberite izbirni gumb Transakcije pred določenim datumom.

Ta možnost pove QuickBooks, da želite narediti dve stvari: ustvariti arhivsko kopijo podatkovne datoteke QuickBooks in zmanjšati delovno datoteko podjetja, da ne bo tako velika. QuickBooks zmanjša velikost delovne različice podatkovne datoteke podjetja tako, da odstrani stare zaprte transakcije, če v 3. koraku izberete odstranitev transakcij.

3Določite datum odstranitve transakcij pred.

Če želite določiti datum, pred katerim je treba odstraniti zaključene transakcije, vnesite datum v polje za datum. Če želite na primer strniti datoteko tako, da odstranite transakcije 31. decembra 2010 ali pred njim, v polje datum vnesite 1/1/2011.

Upoštevajte pa, da vam ni treba biti kompulzivni pri odstranjevanju množice zaprtih transakcij. Zaprte transakcije odstranite samo, če je datoteka vašega podjetja QuickBooks prevelika. Z lahkoto lahko delate z datoteko podjetja QuickBooks, ki ima 25 MB, 50 MB ali celo 100 MB (megabajtov).

Čeprav običajno zgostite datoteko QuickBooks tako, da odstranite stare, zaprte transakcije, ukaz Condense ustvari tudi datoteke brez transakcij. Če želite ustvariti datoteko, ki vsebuje sezname in nastavitve, vendar brez transakcij, kliknite izbirni gumb Vse transakcije. Mimogrede, lahko uporabite možnost Vse transakcije, da ustvarite skoraj prazno datoteko, ki bi jo lahko ponovno uporabili (na primer za usposabljanje).

4Ko končate z določanjem, katere transakcije naj QuickBooks odstrani, kliknite Naprej.

QuickBooks prikaže drugo pogovorno okno Condense Data.

5Določite, kako naj bodo transakcije zalog strnjene, in kliknite Naprej.

Če vaša datoteka QuickBooks vključuje transakcije zalog, QuickBooks priporoča, da odstranite stare transakcije zalog. Ko QuickBooks prikaže drugo pogovorno okno za zgoščevanje podatkov, lahko QuickBooks naročite, naj naredi prav to, tako da izberete možnost Povzemi transakcije zalog. (Če ne želite odstraniti starih transakcij, izberite gumb Ohrani podrobnosti o transakcijah zalog.)

Ko kliknete Naprej, nadaljujete v tretje pogovorno okno zgoščenih podatkov (ni prikazano), ki vpraša, katere transakcije naj se štejejo za zaključene.

6 Določite, katere transakcije je treba odstraniti, in kliknite Naprej.

QuickBooks zahteva nekaj več informacij o tem, kaj natančno predstavlja zaprto ali staro transakcijo, ki jo je treba odstraniti. Potrdite polja, da označite, ali je treba transakcije pred datumom odstranitve odstraniti, tudi če so nepočiščene, označene za tiskanje, označene kot za pošiljanje itd.

Ko kliknete Naprej, se premaknete na četrto pogovorno okno Condense Data.

7Določite morebitno čiščenje seznama, ki bi se moralo zgoditi, in kliknite Naprej.

Uporabite četrto pogovorno okno Condense Data, da QuickBooks poveste, da mora poleg odstranitve starih zaprtih transakcij očistiti nekatere sezname. V pogovornem oknu za zgoščevanje podatkov lahko izberete potrditvena polja, ki QuickBooks povedo, naj odstrani neuporabljene račune, neizkoriščene stranke, neuporabljene prodajalce itd.

S čiščenjem seznama z odstranitvijo neuporabljenih elementov seznama ne samo zmanjšate velikost datoteke podjetja, temveč ljudem olajšate delo s seznamom.

Ko kliknete Naprej, QuickBooks prikaže peto stran pogovornega okna Condense Data.

8Potrdite operacijo zgoščevanja in arhiviranja.

Ko opišete, kako želite, da QuickBooks arhivira in zgosti datoteko podjetja, QuickBooks prikaže peto pogovorno okno za zgoščevanje podatkov. Pogovorno okno vam pove, da se postopek arhiviranja začne tako, da QuickBooks naredi kopijo podatkovne datoteke in da lahko postopek kondenzacije traja nekaj minut ali celo nekaj ur.

9 Kliknite Začni zgostitev.

QuickBooks začne postopek zgoščevanja podatkovne datoteke.

10 Ko ste pozvani, varnostno kopirajte podatkovno datoteko.

Na samem začetku postopka zgoščevanja vas QuickBooks pozove, da varnostno kopirate datoteko podjetja QuickBooks. Varnostno kopiranje datoteke podjetja QuickBooks kot del operacije zgoščevanja deluje enako kot varnostno kopiranje datoteke podjetja QuickBooks kadar koli drugje.

Ko varnostno kopirate datoteko podjetja QuickBooks, QuickBooks shrani arhivsko kopijo datoteke podjetja in nato po vaših navodilih počisti delovno različico datoteke podjetja. Ponovno, kot je bilo omenjeno v prejšnjih korakih, lahko postopek čiščenja traja le nekaj minut ali pa lahko traja nekaj ur, če je vaša datoteka zelo velika.