Kako zgostiti podatkovno datoteko QuickBooks 2012

Ukaz QuickBooks 2012 Condense ustvari trajno kopijo, imenovano arhivska kopija, podatkovne datoteke QuickBooks. Arhivska kopija datoteke podjetja je posnetek datoteke podjetja, kakršna obstaja v določenem trenutku.

Če ima kdo pozneje vprašanje – morda vaš računovodja, zvezni ali državni revizor – lahko uporabite arhivsko kopijo podatkovne datoteke, da pokažete, kako je bila datoteka podjetja videti v določenem trenutku

Ko razumete, kaj je arhiviranje, je to precej preprosto. Če želite zgostiti datoteko podjetja QuickBooks, sledite tem korakom:

Izberite ukaz File→Utilities→Condense Data.

QuickBooks prikaže prvo pogovorno okno Condense Data, kot je prikazano na spodnji sliki.

Izberite izbirni gumb Transakcije pred določenim datumom.

Ta možnost pove QuickBooks, da želite narediti dve stvari: Ustvarite arhivsko kopijo podatkovne datoteke QuickBooks in zmanjšajte velikost delovne datoteke podjetja, da ne bo tako velika. QuickBooks zmanjša velikost delovne različice podatkovne datoteke podjetja tako, da odstrani stare zaprte transakcije, če v 3. koraku izberete odstranitev transakcij.

Določite datum Odstrani transakcije pred.

Če želite določiti datum, pred katerim je treba odstraniti zaključene transakcije, vnesite datum v predvideno polje za datum. Če želite zgostiti datoteko tako, da na primer odstranite transakcije 31. decembra 2009 ali pred njim, v polje za datum vnesite 31. 12. 2009 .

Upoštevajte pa, da vam ni treba biti kompulzivni pri odstranjevanju množice zaprtih transakcij. Zaprte transakcije odstranite samo, če je datoteka vašega podjetja QuickBooks prevelika. Z lahkoto lahko delate z datoteko podjetja QuickBooks, ki je velika 25, 50 ali celo 100 MB (megabajtov).

Kliknite Naprej, ko končate z določanjem, katere transakcije naj QuickBooks odstrani. QuickBooks prikaže drugo pogovorno okno Condense Data, kot je prikazano na naslednji sliki.

Določite, kako in ali naj QuickBooks povzame transakcije, ki jih bo odstranil.

V drugem pogovornem oknu zgoščenih podatkov navedite, kako naj QuickBooks povzame transakcije, ki jih bo odstranil. QuickBooks lahko povzemate transakcije z enim vnosom v dnevnik ali mesečno knjižico – izbira, ki jo naredite tako, da izberete ustrezen gumb za možnost.

Lahko pa izberete gumb z možnostjo Ne ustvarjaj povzetka, da označite, da ne želite, da QuickBooks ustvari povzetek v dnevniku za zamenjavo transakcij, ki jih odstrani. Ko končate, kliknite Naprej. QuickBooks prikaže tretje pogovorno okno zgoščenih podatkov (ni prikazano), ki vpraša, kako naj se zgostijo transakcije zalog.

Določite, kako naj bodo transakcije zalog zgoščene.

Če vaša datoteka QuickBooks vključuje transakcije zalog, QuickBooks priporoča, da odstranite stare transakcije zalog. Ko QuickBooks prikaže tretje pogovorno okno zgoščenih podatkov, lahko QuickBooks naročite, naj naredi prav to, tako da izberete gumb za možnost Odstrani transakcije zalog. Kliknite Naprej, da nadaljujete v četrto pogovorno okno zgoščenih podatkov (ni prikazano), ki vpraša, katere transakcije naj se štejejo za zaključene.

Določite, katere transakcije naj se štejejo za zaključene.

Ko kliknete Naprej, da se premaknete mimo pogovornega okna zgoščenih podatkov, ki sprašuje o transakcijah zalog, QuickBooks zahteva nekaj več informacij o tem, kaj natančno predstavlja »zaprto« ali »staro« transakcijo, ki jo je treba odstraniti.

Potrdite polja, da označite, ali je treba transakcije pred datumom odstranitve odstraniti, tudi če so nepočiščene, označene za tiskanje, označene kot za pošiljanje itd. Nato kliknete Naprej, da se premaknete na peto pogovorno okno zgoščenih podatkov.

Določite morebitno čiščenje seznama, ki bi se moralo zgoditi.

V četrtem pogovornem oknu Condense Data povejte QuickBooks, da mora očistiti tudi nekatere sezname. Označite lahko potrditvena polja v pogovornem oknu za zgoščevanje podatkov. S čiščenjem seznama z odstranitvijo neuporabljenih elementov seznama ne samo zmanjšate velikost datoteke podjetja, temveč tudi ljudem olajšate delo s seznamom.

Kliknite Naprej.

QuickBooks prikaže peto stran pogovornega okna Condense Data, kot je prikazano na naslednji sliki.

Potrdite operacijo zgoščevanja in arhiviranja.

Ko opišete, kako želite, da QuickBooks arhivira in zgosti datoteko podjetja, QuickBooks prikaže peto pogovorno okno za zgoščevanje podatkov. To pogovorno okno vas prosi, da potrdite svojo odločitev za arhiviranje in zgoščevanje podatkovne datoteke. S tem pogovornim oknom potrdite dejstvo, da želite arhivirati in strniti podatke.

Kliknite Začni zgostitev.

QuickBooks začne postopek zgoščevanja podatkovne datoteke.

Ko ste pozvani, varnostno kopirajte podatkovno datoteko.

Na samem začetku postopka zgoščevanja vas QuickBooks pozove, da varnostno kopirate datoteko podjetja QuickBooks. Varnostno kopiranje datoteke podjetja QuickBooks kot del operacije zgoščevanja deluje enako kot varnostno kopiranje datoteke podjetja QuickBooks kadar koli drugje.

Ko varnostno kopirate datoteko podjetja QuickBooks, QuickBooks shrani arhivsko kopijo datoteke podjetja in nato po vaših navodilih počisti delovno različico datoteke podjetja. Kot je navedeno v prejšnjih korakih, lahko postopek čiščenja traja le nekaj minut ali nekaj ur, če je vaša datoteka zelo velika.