Kako zaračunati čas s QuickBooks 2011

Če QuickBooks 2011 uporabljate za storitveno dejavnost, boste morda prodali več enot časa kot materialnih predmetov. Na primer, odvetnik lahko prodaja ure ali delne ure pravnega svetovanja. QuickBooks ponuja dve metodi za sledenje porabljenemu času, ki bo zaračunan na računu kot postavka. Uporabite lahko tedenski urnik ali pa pri obračunavanju s QuickBooks umerite ali zabeležite posamezne dejavnosti.

Uporaba tedenskega urnika

Če želite uporabiti metodo tedenskega urnika, izberite Stranke→ Vnesite čas→ Uporabi tedenski urnik. Če želite uporabiti okno Tedenski urnik, v polju Ime izberite zaposlenega ali prodajalca ali drugo osebo, ki izvaja storitev.

Če ne morete izbrati imena osebe v polju Ime, vnesite ime osebe v polje in nato, ko ste pozvani, povejte QuickBooks, na kateri seznam (uslužbenca, prodajalca ali druga imena) naj se doda. Ko dodate ime osebe, ki opravlja delo, uporabite stolpce v oknu Tedenski časovni list, da opišete stranko ali delo, za katerega je bilo delo opravljeno.

Časovno določite posamezne dejavnosti

Če želite beležiti storitvene dejavnosti, ko se pojavijo, izberite Stranke→ Vnesite čas→ Čas/Vnesite posamezno dejavnost. QuickBooks prikaže okno Time/Enter Single Activity. Izpolnite ali izberite potrebne podatke:

• Če želite časovno ali zabeležiti posamezno dejavnost, zapišite datum dejavnosti v polje Datum.

• Uporabite polje Ime za identifikacijo osebe, ki izvaja storitev.

• V polju Stranka:Delo določite stranko ali delo, za katerega se storitev izvaja.

• Na spustnem seznamu Postavka storitve izberite ustrezen element storitve.

• Na spustnem seznamu Postavka plače izberite ustrezno postavko plače.

• Če sledite razredom, uporabite spustni seznam Razred, da razvrstite dejavnost.

Preverite, ali je izbrano potrditveno polje Plačljivo. Potrditveno polje Plačljivo se prikaže v zgornjem desnem kotu okna Čas/Vnos posamezne dejavnosti. Če izberete polje Plačljivo, QuickBooks sporočite, da mora hraniti to evidenco plačljive dejavnosti za kasnejšo vključitev na račun.

Ko opišete ali zagotovite te splošne informacije o storitvi, imate na voljo dva načina za beleženje časa, porabljenega za storitev:

• Ročno beleženje časa: čas, porabljen za dejavnost, lahko ročno zabeležite tako, da uporabite polje Trajanje, da vnesete čas.

• Naj QuickBooks zabeleži čas: QuickBooks lahko zabeleži tudi čas, ki ste ga porabili za dejavnost. Preprosto kliknite gumb Začni v polju Trajanje, ko začnete dejavnost, in kliknite gumb Ustavi, ko ustavite dejavnost.

Ko opišete dejavnost, ki jo izvajate, v oknu Čas/vnos posamezne dejavnosti kliknite gumb Shrani & novo ali Shrani in zapri, da shranite informacije o dejavnosti.

Vključno z obračunskim časom na računu

Če želite računu dodati obračunski čas in stroške, ustvarite račun na običajen način. Ko prepoznate stranko in če ste spremljali čas ali stroške za stranko, vas bo QuickBooks vprašal, ali želite zaračunati kateri koli čas ali stroške. Če navedete »da«, QuickBooks prikaže pogovorno okno Izbira obračunskega časa in stroškov. Zavihek Čas v pogovornem oknu Izbira plačljivega časa in stroškov prikazuje vsak čas, ki ste ga zabeležili za stranko.