Kako zagnati čarovnika za namestitev QuickBooks

Ko namestite program QuickBooks 2021, lahko namestitveni program samodejno zažene QuickBooks in nato zažene QuickBooks Setup. QuickBooks Setup lahko zaženete tudi tako, da zaženete program QuickBooks na enak način kot kateri koli program in nato izberete Datoteka→ Novo podjetje.

Velika dobrodošlica

Postavimo vaše podjetje! Ko izberete Datoteka→ Novo podjetje, se prikaže zaslon QuickBooks Setup (glejte sliko). Zaslon vam pomaga pri zagotavljanju nekaterih splošnih informacij o ustanovitvi novega podjetja v QuickBooks. Verjetno želite prebrati informacije o tem zaslonu. Ko ste pripravljeni začeti, kliknite gumb Express Start ali gumb Podroben začetek.

Okno QuickBooks Setup, ki prikazuje pozdravno sporočilo

Metoda Express Start

QuickBooks ponuja pospešeno različico namestitvenega postopka QuickBooks, ki ga lahko uporabite, ko nastavitve ne želite prilagajati. Če kliknete gumb Express Start, QuickBooks zbere nekaj informacij o vašem podjetju in na podlagi teh informacij nastavi datoteko podjetja, ki bi morala delovati za podjetje, kot je vaše.

Ko kliknete Express Start, da ustvarite datoteko podjetja, vas QuickBooks pozove, da opišete ljudi (stranke, prodajalce in zaposlene), s katerimi poslujete, predmete, ki jih prodajate, in vaš bančni račun. Te opise zagotovite tako, da stopite skozi vrsto zaslonov in izpolnite zaslonska polja in delovne liste.

Metoda podrobnega začetka

Če kliknete gumb Detailed Start, se začne pogovor EasyStep, ki vas vodi skozi kopico zaslonov, polnih informacij, ki vam omogočajo precej natančno določiti, kako naj izgleda datoteka podjetja, ki jo nastavi QuickBooks.

Če se želite premakniti na naslednji zaslon v intervjuju EasyStep, kliknite gumb Naprej. Če se želite premakniti na prejšnji zaslon, kliknite gumb Nazaj. Če ste malodušni in želite obupati, kliknite gumb Zapusti. Toda poskusite se ne razočarati.

Podatki o dobavitelju

Prvih nekaj zaslonov EasyStep Interview zbira več pomembnih splošnih informacij o vašem podjetju, vključno z imenom vašega podjetja in pravnim imenom podjetja, naslovom vašega podjetja, panogo, v kateri delujete, vašo zvezno davčno številko, prvim mesecem fiskalno leto (običajno januar), vrsto davčnega obrazca, ki ga vaše podjetje uporablja za poročanje IRS, in panogo ali vrsto podjetja, ki ga upravljate (maloprodaja, storitve itd.). Prikaže se prvi zaslon intervjuja EasyStep.

Prvi zaslon intervjuja EasyStep zbira splošne informacije o podjetju.

QuickBooks ni zelo pameten glede pravil davčnega računovodstva za družbe z omejeno odgovornostjo (LLC). LLC se lahko obravnava kot samostojni podjetnik, če ima enega lastnika, in kot partnerstvo, če ima več lastnikov. Toda LLC se lahko odločijo tudi za obravnavanje kot družbe S ali C. Če ste tako izvolili za svoje LLC, ne pozabite navesti, da je LLC korporacija S ali C.

Po zbiranju teh splošnih informacij o podjetju QuickBooks ustvari datoteko s podatki o podjetju, v kateri so shranjeni finančni podatki vašega podjetja. QuickBooks predlaga privzeto ime ali podatkovno datoteko QuickBooks na podlagi imena podjetja. Vse kar morate storiti je, da sprejmete predlagano ime in predlagano lokacijo mape (razen če želite shraniti podatkovno datoteko v mapo Dokumenti, kar ni slaba ideja).

Pogovorno okno Ime datoteke za novo podjetje

Prilagajanje QuickBooks

Ko QuickBooks zbere splošne podatke o podjetju, omenjene v prejšnjih odstavkih, vam EasyStep Interview postavi nekaj zelo specifičnih vprašanj o tem, kako vodite svoje podjetje, da lahko nastavi nastavitve QuickBooks. Nastavitve dejansko vklopijo ali izklopijo različne računovodske funkcije QuickBooks, s čimer nadzorujejo, kako program deluje in izgleda. Tu so vrste vprašanj, ki jih vpraša EasyStep Interview za nastavitev nastavitev QuickBooks:

• Ali vaše podjetje vzdržuje zaloge?
• Ali želite slediti zalogi, ki jo kupujete in prodajate?
• Ali pobirate prometni davek od svojih strank?
• Ali želite uporabiti prodajna naročila za sledenje naročilom strank in povratnim naročilom?
• Ali želite uporabljati QuickBooks za pomoč pri plačilni listi zaposlenih?
• Ali morate v QuickBooks slediti več valutam, ker imate posla s strankami in prodajalci v drugih državah, in ali imajo ti ljudje redno drznost, da vam plačajo ali izdajo račune v valuti, ki se razlikuje od tiste, ki jo uporablja vaša država?
• Ali želite spremljati čas, ki ga vi ali vaši zaposleni porabite za delovna mesta ali projekte za stranke?
• Kako želite ravnati z računi in plačili (čeke vnesite neposredno ali najprej vnesite račune in pozneje plačila)?

Kako nastaviti svoj začetni datum

Morda je ključna odločitev, ki jo sprejmete pri vzpostavitvi katerega koli računovodskega sistema, dan, ko začnete uporabljati svoj novi sistem. Ta dan se imenuje datum konverzije. Običajno želite začeti uporabljati računovodski sistem prvi dan v letu ali prvi dan novega meseca. V skladu s tem se vam zastavi še eno veliko vprašanje glede datuma konverzije. V prikazanem pogovornem oknu boste pozvani, da določite začetni datum.

Pogovorno okno EasyStep Interview, ki vam omogoča izbiro datuma začetka

Najlažji čas za začetek uporabe novega računovodskega sistema je začetek leta. Razlog? Vnesete lahko preprostejše preizkusno stanje. Na začetku leta na primer vnesete samo stanje sredstev, obveznosti in lastniškega kapitala.

Kadar koli vnesete tudi stanje prihodkov in odhodkov od leta do datuma. Običajno imate podatke o prihodkih in odhodkih za leto do datuma na voljo šele na začetku meseca. Zaradi tega je edini izvedljiv začetni datum, ki ga lahko izberete, začetek meseca.

V tem primeru prejmete zneske prihodkov od leta do datuma do konca prejšnjega meseca iz vašega prejšnjega računovodskega sistema. Če ste na primer uporabljali računovodstvo Sage 50, pridobite zneske prihodkov in odhodkov od leta do datuma od Sage.

Ko ste navedli začetni datum, navedli osnovne podatke o podjetju, opredelili večino svojih računovodskih preferenc in določili datum, ko želite začeti uporabljati QuickBooks, ste skoraj končali.

Če kliknete gumb Zapusti, vas QuickBooks pusti v programu QuickBooks in ste pripravljeni na delo. Postopek intervjuja EasyStep pa ni za vedno izgubljen. Če se želite vrniti na razgovor, samo odprite datoteko, ki ste jo pripravljali. Ko to storite, se EasyStep Interview znova zažene.

Preglejte predlagani kontni načrt

Na samem koncu intervjuja EasyStep na podlagi informacij, ki jih posredujete o vaši vrsti panoge, in obrazca za davčno napoved, ki ga vložite pri IRS, QuickBooks predlaga začetni niz računov, ki ga računovodje imenujejo kontni načrt . Ti računi so kategorije, ki jih uporabljate za spremljanje svojih prihodkov, odhodkov, sredstev, obveznosti in lastniškega kapitala. Ta slika prikazuje zaslon, ki ga prikaže EasyStep Interview za prikaz teh računov.

Zaslon EasyStep Interview prikazuje priporočene račune prihodkov in odhodkov.

Računi, ki jih QuickBooks označi s čekom, kot je razloženo na zaslonu, so priporočeni računi. Če ne storite ničesar drugega, so ti preverjeni računi tisti, ki jih boste uporabljali (vsaj za začetek) v QuickBooks. Predlagani račun lahko odstranite tako, da kliknete kljukico. QuickBooks odstrani kljukico, kar pomeni, da račun ne bo del končnega kontnega načrta. Prav tako lahko kliknete račun, da dodate kljukico in da se račun vključi v začetni kontni načrt.

Lahko kliknete gumb Obnovi priporočila na dnu seznama, da se vrnete na začetni priporočeni kontni načrt (če ste naredili spremembe, za katere se pozneje odločite, da jih ne želite).

Ko se vam predlagani kontni načrt zdi v redu, kliknite Naprej. V redu je, da sprejmete, kar predlaga QuickBooks, ker lahko pozneje spremenite kontni načrt.

Dodajte svoje podatke v datoteko podjetja

Ne glede na to, ali uporabljate metodo Express Start za ustvarjanje datoteke podjetja ali metodo Detailed Start/EasyStep Interview, potem, ko vi in ​​QuickBooks nastavite datoteko podjetja, vas QuickBooks pozove, da vnesete svoje podatke v datoteko podjetja.

Zaslon QuickBooks Setup, ki vas pozove, da vnesete svoje podatke v datoteko podjetja

Stranke, prodajalci in zaposleni

Če želite opisati stranke, prodajalce in zaposlene, kliknite prvi gumb Dodaj. QuickBooks vpraša, ali je mogoče te podatke dobiti od kje drugje, kot je e-poštni program ali e-poštna storitev (Outlook, Gmail in tako naprej), ali želite podatke vnesti ročno v delovni list. Podatke boste verjetno vnesli ročno, zato kliknite ustrezen gumb in nato kliknite Nadaljuj. Ko QuickBooks prikaže okno delovnega lista (glejte naslednjo sliko), vnesite vsako stranko, prodajalca ali zaposlenega v lastno vrstico in ne pozabite vključiti tako imena kot naslova. Ko končate, kliknite Nadaljuj (ni prikazano). Nato QuickBooks vpraša (z uporabo zaslona, ​​ki ga tukaj ne prikazujem), ali želite vnesti začetna stanja – zneske, ki jih dolgujete ali ste dolžni – za stranke in prodajalce.

Zaslon QuickBooks Setup zbira informacije o ljudeh, s katerimi poslujete.

Storitve in zaloge, ki jih prodajate

Če želite opisati stvari, ki jih prodajate, kliknite drugi gumb Dodaj. QuickBooks sprašuje o stvareh, ki jih prodajate – ali prodajate storitve, ali prodajate predmete inventarja in ali želite na primer slediti tem predmetom zaloge, ki jih prodajate. Odgovorite na ta vprašanja tako, da kliknete gumb možnosti, ki ustreza vaši situaciji, in nato kliknite Nadaljuj.

Ko QuickBooks prikaže okno delovnega lista (ni prikazano), opišite vsak predmet, ki ga prodajate, v ločeni vrstici delovnega lista. Prav tako se prepričajte, da opišete vse predmete inventarja, ki jih imate v času, ko pretvarjate v QuickBooks. Ko končate, kliknite Nadaljuj. Če prodajate več kot eno vrsto artikla, morate ta postopek ponoviti za vsako vrsto artikla.

Poslovni bančni računi

Če želite opisati svoj poslovni bančni račun (ali bančne račune), kliknite tretji gumb Dodaj. Ko QuickBooks prikaže okno delovnega lista Dodaj svoje bančne račune (ni prikazano), navedite ime vsakega bančnega računa, številko računa in stanje na datum konverzije. Ko končate z vnosom teh podatkov, kliknite Nadaljuj.