Kako zabeležiti svoje račune s QuickBooks 2015 na način plačljivih računov

Ko prispe račun, ga najprej zabeležite v QuickBooks 2015. Račune lahko zabeležite v oknu Vnos računov ali v registru Plačljive račune. Če nameravate slediti računom po stroških in postavkah, morate uporabiti okno Vnos računov.

Če želite račun zabeležiti skozi okno Enter Bills, sledite tem korakom:

Izberite Prodajalci→ Vnesi račune.

Lahko pa kliknete ikono Vnesi račune v območju Prodajalci na domači strani. Brez dvoma opazite, da je zgornja polovica tega okna zelo videti kot ček, in to zato, ker se večina informacij, ki jih tukaj vnesete, konča na čeku, ki ga napišete za plačilo računa.

Izberite ime prodajalca, ki ga plačujete.

Če želite ta račun plačati prodajalcu, ki je že na seznamu dobaviteljev, kliknite puščico navzdol na koncu vrstice Prodajalec in izberite prodajalca. Če je ta prodajalec nov, vas QuickBooks pozove, da hitro dodate ali nastavite nekaj informacij o prodajalcu: naslov, kreditni limit, plačilni pogoji itd.

Če imate pri ponudniku, ki ga izberete, eno ali več neizpolnjenih naročil, vas QuickBooks vpraša, ali želite prejeti proti naročilu. Če se odločite za prejemanje po naročilu, QuickBooks prikaže pogovorno okno Odpri naročilnice. Navaja odprta naročila, ki ste jih zabeležili.

Če želite ustvariti naročilo, ki je zapis artiklov, ki jih naročite pri prodajalcih, izberite Prodajalci→ Ustvari naročilnice. Ko QuickBooks prikaže okno Ustvari naročilnice, opišite svoje naročilo. Mimogrede, tiskate in urejate naročilnice na enak način kot tiskate račune in dobropise.

Izberite plačilne pogoje, ki opisujejo, kdaj zapade račun.

V vrstici Pogoji odprite spustni seznam in izberite plačilne pogoje.

(Neobvezno) Vnesite referenčno številko prodajalca.

Če vnesete referenčno številko prodajalca za račun – to je verjetno samo številka računa ali številka vašega računa – se referenčna številka izpiše na bonu, ki je del natisnjenega čeka.

(Neobvezno) Vnesite beležko, da opišete račun.

V besedilno polje Beležka lahko vnesete opombo. Opomba, ki jo vnesete, se prikaže v registru A/P.

Premaknite kazalec navzdol do stolpca Račun na kartici Odhodki in vnesite ime računa stroškov.

Velika je verjetnost, da želite vnesti ime računa odhodkov, ki je že na kontnem načrtu. Če je temu tako, kliknite puščico navzdol, da si ogledate seznam vseh svojih računov. Verjetno se morate pomakniti navzdol po seznamu, da pridete do računov stroškov. Kliknite račun, ki ga predstavlja ta račun.

Če morate za ta račun ustvariti novo kategorijo računa stroškov, na vrhu seznama izberite Dodaj novo. Videli boste pogovorno okno Nov račun. Izpolnite podatke in kliknite V redu.

Kaj pa, če je denar, ki ga plačujete zaradi tega računa, mogoče razdeliti na dva, tri ali štiri račune stroškov? Preprosto kliknite pod računom, ki ste ga pravkar vnesli. Prikaže se puščica navzdol. Kliknite ga, da vnesete drug račun stroškov, in še enega, in še enega, če je potrebno.

Po potrebi se pomaknite na stolpec Znesek in spremenite številke.

Če ta račun razdelite na več računov, se prepričajte, da se številke v stolpcu Znesek prištejejo k skupnemu znesku računa.

(Neobvezno) V stolpec Memo vnesite besede razlage ali modrosti.

(Neobvezno) Dodelite stroške stranki: delo.

Če nameravate dobiti povračilo teh stroškov ali če želite samo spremljati svoje stroške po delu, vnesite stranko, ki vam bo povrnila stroške. Po potrebi vnesite znesek za vsak račun. S puščico navzdol lahko poiščete stranke in jih nato kliknete.

(Neobvezno) Dodelite stroške razredu.

Stroške lahko spremljate tudi po razredih, tako da vnesete v stolpec Razred. Opazite običajno puščico navzdol in jo kliknite, da si ogledate seznam razredov.

Če želite, da QuickBooks spremlja stroške po razredih, ga lahko nastavite tako. Če želite QuickBooks nastaviti za spremljanje stroškov, izberite Uredi → Nastavitve. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Nastavitve, kliknite ikono Računovodstvo, kliknite zavihek Nastavitve podjetja in nato potrdite polje Uporabi sledenje razreda.

Če želite, kliknite gumb Preračunaj, da seštejete stroške.

Uporabite zavihek Predmeti, da zabeležite različne postavke, ki jih predstavlja račun.

Kliknite zavihek Predmeti. Vnesite predmete, ki ste jih kupili, in cene, ki ste jih plačali zanje.

Na spustnem seznamu Prodajalec izberite ime prodajalca, ki vam je poslal račun. Na seznamu odprtih naročil kliknite v stolpcu na levi, da označite kljukico poleg naročilnice, za katero plačujete. Dovolj enostavno? Ko končate, kliknite V redu.

Premaknite se na stolpec Element in vnesite ime za predmet.

Bodite pozorni na puščico navzdol v tem stolpcu. Kliknite ga, da si ogledate seznam predmetov. Ali je predmet, ki ga plačujete, prikazan na tem seznamu? Če je tako, kliknite ta element. Če ne, na vrhu seznama izberite Dodaj novo in izpolnite okno Nov element.

Izpolnite preostale vrstice elementov na zavihku Predmeti.

Tukaj lahko vnesete vse artikle, ki jih kupujete. Prepričajte se, da zavihek Predmeti natančno prikazuje izdelke, ki jih kupujete, njihove stroške in količine. Če želite, kliknite gumb Preračunaj, da seštejete elemente.

Shranite račun.

Kliknite Shrani & Novo, da shranite svoj zapis računa in nato vnesite drug račun. Ali pa kliknite Shrani in zapri, da zabeležite svoj račun, vendar ne vnesete drugega.